【工商时报|趋势报导】外勤筋斗云 助好运通食材通路公司 物流配送整合 创造双赢商机

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前线数据实时整合 一手掌握市场需求

  食材配送服务的看似学问不大,但从前端接洽到后端出货配送环环相扣,在竞争激烈的餐饮业,「物流整合」才是脱颖而出的关键!

  好运通食材通路股份有限公司是一家以供应各式火锅料食材为主的低温物流配送商,服务的客户群大都火锅餐饮店、涮涮锅、餐饮店家、复合餐厅等,低温物流车配送服务布全省北中南,这些客户大部分没有中央厨房且白天即开始营业,晚上打烊后才开始清点店内食材的须补充数量,并电话实时订货,订完货才算真正一天营业的结束,隔天开店就等食材配送收货。

  好运通食材通路的核心价值就是能减少店家采购工作的负荷,将食材于隔日配送到店,提供让店家能透过便利的下单方式得到「今日下单,明日配送到店」的便捷服务,并秉持着经营理念「好质量、好安全、好服务、好超值、好守法」,和客户建立共创双赢的合作关系,帮助客户获利。

 

好运通为专业火锅料食材为主的低温物流配送商

好运通为专业火锅料食材为主的低温物流配送商。 好运通食材通路公司/提供

 

进销存系统已不敷使用 外勤管理系统彻底解决痛点

  食材配送服务的看似学问不大,但从前端和客户接洽的业务到后端出货配送物流的整合,就隐藏很多管理层面的问题。在展开各项繁琐却环环相扣的工作细节,实际执行起来便会时常出错,只要任何一个细节出了问题,最终就会导致客诉发生。

  为满足客户隔日到店需求及提供稳定的配送服务,目前好运通食材通路已经成功导入ERP进销存模块搭配电子卷标检货系统管理物流配送。每天晚上到隔日天亮期间,接单人员及理货人员都需处理大量的订单并完成理货作业,一到早上八点司机上班后,会按车次进行对点上车并配送至各店家。然而,对于前端业务这类的外勤人员管理却摸不着头绪。

  西北食品工业股份有限公司管理部协理陈兴干指出,在「外勤服务」的管理模块,因各家服务模式不同,很少被整合在ERP的标准模块内,即使公司高层对信息设备及软件的接受度非常高,但在寻找合用的外勤服务管理工具上也摸索多年始终没有解法。早期我们曾尝试使用手持GPS设备,虽可回报GPS位置,但实际拜访内容是无法实时记录的,后来智能手机的出现及各家相关外勤APP迅速发展及掘起,我们认为云端服务或许是解答。

  好运通食材通路曾评估多套外勤服务软件APP及云端系统长达1年时间,后来找到便捷及高CP值外勤筋斗云,经过内部人员实际试用及评估,决心导入并着手开始改善现况。陈兴干谈到: 「只要能提供更好服务的软件,公司都会支持迅速导入及上线使用。外勤筋斗云的云端管理服务,省去了自架主机的管理负荷,并以手机为工具达到实时同步且无纸化管理,我们深信云端系统能减轻IT人员负担,同时协助业务单位内外勤沟通,提升资料收集统整效率提升业绩。」

 

外勤筋斗云助好运通食材通路 最适化IT人员、内勤助理、外勤业务作业

  外勤筋斗云将数据架设在云端,搭配外勤人员手机app使用,已经协助好运通食材通路解决前端业务实时打卡回报、大量数据照片纪录及同步问题,同时帮助内勤业务助理人员加速资料统计分析。

 

数据公告上云 委外管理减轻IT负担

  早期好运通食材通路内部要建置邮件服务器,除了须要会管理服务器主机的目录服务(Active Directory),也要会调校邮件主机(Exchange Server)的性能及参数设定,甚至相伴而生的防火墙及防病毒软件服务主机之管理调校。IT人员对每一细节的设定及管理都不能马虎,惟恐黑客入侵等资安问题发生,同时须具备十八般武艺样样精通才能应付公司内部的信息服务需求,管理负担很大。

  随着云端服务方便及稳定特色的窜起,陈兴干认为: 「我们公司信息政策变为:能上云就上云,能委外的就委外,把专业交给专业厂商来处理,公司要全心聚焦在内部企业资源管理系统(ERP)的维护及数据分析即可。」外勤筋斗云也是就是在上面的理念下成功导入本公司,也着实带来不少的管理效益。

  在导入外勤筋斗云服务后,因为公司重要公告及信息都会纪录在APP中,到店定位打卡后,检查由IT人员依公司需求自定义的表单「访视报表」,上面会出现拜访注意事项、提醒注意先自我检查个人服仪及精神,以及公司规定,自我点检完后再进入店家依要点拜访,这样就不容易有遗漏重点的情形,在工作的同时就将该填完的数据输入手机并提交达到实时同步。

 

行程信息一目了然 方便任务指派掌握进度

  陈兴干表示: 「过去针对业务员外出拜访状况难以掌握,也花了近一年多的时间找寻适合的系统来解决,最后我们选择使用外勤筋斗云,他的任务派遣及实时回报打卡功能,可以彻底解决这方面的问题。」

  我们将店家联络信息、地址全部整合进后台,除了可以更集中化管理客户资料,重要的是我们能利用任务地图模式能轻松mapping出店家与区域业务,并以任务指派的方式给当区业务人员。任务指派后业务人员在手机就可以实时获取当日行程表来执行任务。到点后回报打卡,主管可在后台实时得知处理状况,大幅提升服务效率及质量。

 

外勤筋斗云能协助不同性质任务安排与实时调度

外勤筋斗云能协助不同性质任务安排与实时调度。

 

数据收集手机快速填写表单 电子取代纸本作业

  好运通食材通路使用外勤筋斗云服务的关键因素之一是可以让每天外出拜访火锅餐饮店的业务,进行到点回报打卡并在访视过程中能实时记录讯息及回报。陈兴干表示: 「公司高层特别要求员工每日填写的表单不能超过5分钟,若超过5 分钟就是不合格需要再改善,以旧有的作业来说很难达成这个标准。公司业务人员在拜访客户的过程中,一并要收集名片、店家地址、联系人等相关数据,回到公司后再填写于工作报表,并用line将报表拍照上传,整理起来相当耗时,且每月平均仍要耗掉纸张约500-600张以上。」

  使用外勤筋斗云后业务人员出去拜访的同时,一边将收集的信息输入手机可立即转成表单档案,任务中的拜访信息就立即提交后台,直接回传客户满意度调查并实时同步让内勤人员知道,完成这家客户的拜访及打卡回传后才算完成拜访任务,才可再往下一家客户拜访。针对特殊的客户业务也能根据「自订报单」功能,自行定义适合的表单,使用起来相当有弹性及便利。目前业务员使用外勤筋斗云的状况非常理想,早已取代过去需回公司填写手工报表纸本作业,而且上传的数据,打卡的地点全都在云端数据库内不怕遗失,全面无纸化作业协助加速日常作业,着实成为业务管理的好帮手。

 

外勤筋斗云界面示意图

外勤筋斗云界面示意图。

 

智能分析关键数据 深化客户管理挖掘商机

  过去的作业中,纸本数据照片只能作备查使用,因为整合困难进一步整理分析、稽核并不容易,也无法将数据变信息去做统计分析。陈兴干说道: 「有了外勤筋斗云方便多了,业务人员常换区拜访或有新进人员时,我们都可以根据每次收集的数据数据迅速掌握客户情况。而且每位业务人员所回传的数据,业助小姐由后台就可以轻松做成统计分析及产生管理报表,无论是后续稽查或是产出报告给主管,数据产出都非常精准快速。」

  另外,好运通食材通路也会利用任务数统计模块,根据客户的交易状况分为「全新客户」(尚未交易)、「交易中客户」及「流失客户」(超过三个月无交易),在统计业务人员利用外勤筋斗云实时回报的资料,经过定期统计分析,发现业务人员经常拜访的是交易中的客户,而对流失客户是那一群较少拜访的客户。

  陈兴干说: 「当我们统计分析发现这个趋势之后,立即提醒业务主管,应加强对流失客户的拜访,了解客户流失的原因,这才是公司要改善的重点。如果没有藉助外勤筯斗云这套便捷的APP云端服务软件,想利用上百张的手工日报表去人工统计分析,要花多少时间及人力可想而知!」在外勤筋斗云强大的表单工具、枢纽分析及报表汇整功能,好运通食材通路后端业务助理只需要利用1个小时的时间就可以搞定所有资料,内勤工作效率倍增。

  整体而言,好运通食材通路采用外勤筋斗云后,补足了ERP这一块对外勤管理的不足,无论IT、助理、外勤业务及管理者都带来极大益处,强化外勤管理、数据收集回报、表单数据整理分析,协助提升营运和管理效率外,最重要的是这些数据的应用协助了客户找出需要加强拜访的客户提升业绩,未来我们期望好运通食材通路更持续善用外勤筋斗云来优化管理,让业绩更上一层楼。

  考虑中小企业资源有限,「外勤筋斗云」采用云端服务的形式,不需要一口气负担一大笔系统建置费用,而且所有客户都可以在线试算后再决定要采用的模式,不必一次支付上百万元就能拥抱新科技。「外勤筋斗云」的在线签核流程设计和多语系支持,让数字表单服务从门市巡点、外勤管理深化到内勤与行政签核,而多语系也支持跨国台商在多语言管理的最佳体验,目前管理五人以下的企业主可免费使用,了解更多请上外勤筋斗云官网: https://pse.is/MYAD2

 

外勤筋斗云多语系版本产品界面图

外勤筋斗云多语系版本产品界面图


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