【今周刊|趋势报导】善用外勤筋斗云 激活企业内的「互联网思维」

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【今周刊|趋势报导】

建构智能管理DNA 迈向企业4.0新思维

 

互联网时代的企业讲求活用信息分析和云端储存来提升决策效率,因此,如何让企业内建「智能管理DNA」搜集信息?并反馈给管理核心阶层用「互联网思维」做出执行策略?是相当重要的课题。三商电脑「外勤筋斗云」云端平台,不只能加速提升外勤管理的质量,更能精准回馈第一线的客户信息和服务感受信息,透过实时分析,让企业的智能管理迅速升级。

「小王,你银行客户请款搞定了没?前几天传的核销凭据照片能不能重传一次给会计同仁?在群组上面找不到是哪张?」

身为管理部门主管,不晓得您有没这样困扰:服务严谨的公部门或大企业客户,除了专业服务外,行政管理的流程一丝不苟,第一线人力忙不过来,讯息传来传去,常常找不到验收单据或请款凭证,因此拖延了结案进度。

 

摆脱繁琐的外勤管理App自主管理帮您「以小胜大」

无论中小型、微型企业,人力是最珍贵的资源,面对庞大多元的客户项目,要能「以小胜大」,往往靠得是人才的专业与创意,也因此多数小规模企业组织,在出勤纪录、外勤管理、表单统整、信息分析上,往往为了弹性,缺乏系统化制度规范,只能靠手机、社群通讯软件与传统网络云端表单来管理,人力时间都花在行政统计,而非创意发想和策略执行。 三商电脑推出的「外勤筋斗云」,正是为此而生的云端服务平台,让企业主可使用APP及云端管理,完成外勤人员排班、工作派遣、信息分析、任务决策等事务,而外勤人员也不需要花费多余时间回公司打卡、传递表单文件、或是另外花时间制作工作日报表。

 

大和室内装修:实时沟通马上储存 E化信息归档提升效能与质量

大和室内装修设计有限公司在今年夏天有计划性的导入「外勤筋斗云」,就是为了解决组织规模化的管理问题,除了希望有效率的管理北、中、南三地的工务人员,更希望满足项目维护管理、工作日报表产出、外勤打卡、客户验收信息云端化等功能,并藉此衍生出「外勤筋斗云」更多元的运用情境。

 

大和室内装修设计有限公司创立于民国九十六年,原以专业「室内装修」为主要服务,逐步转型为室内设计及规划装修的统包工程业者。设计总监陈俞仲表示,每当统包工程服务项目启动后,管理部门会直接派任公司自有的设计师与工程项目管理人员到场服务,过去都是用Google表单让工务人员自己排班、撰写工务日志、填写当日出工人数与材料统计,但因业务不断成长,这样的手动报表已经不敷需求;加上客户经常有叫修维护的需求,如何实时联系内外勤人员,也是一大困扰。

陈俞仲说:「过去我们在通讯软件上开了好多个群组,方便内外勤同仁传信息、整合工程进度,但因传输的照片太多太杂乱,没有系统化的整理又常常过期不能下载,档案归档、请款、写结案报告的工时大增。」

陈俞仲表示,导入「外勤筋斗云」后,目前只需为每一个项目工程开设专属任务,整合工务、会计与采购部门在同一个平台上实时互通讯息,就算是人事异动,接手的团队成员,也能从云端平台上掌握过去的工程进度与状况,达到无缝接轨的效益。

图说二:大和室内装修设计总监陈俞仲(外勤筋斗云提供)

 

「外勤筋斗云」成为企业扩编与服务升级的互联网+引擎
陈俞仲指出,采用「外勤筋斗云」有助于公司的扩编与服务质量提升,因为,大和室内装修有限公司的主力客群为国内知名的大型金控业者、其次为厂房、商办与住家,而大型金控公司在装修设计门市时,往往要求提供完整的修缮前、中、后的照片作为验收信息,也需要撰写结案报告才能请款,「外勤筋斗云」让服务金控公司的每项工程,都有完整的表单管理和照片档案归档,项目团队人员可以在每个会话上传或取用相关信息,节省时间成本。

 

陈俞仲认为,对工务人员来说,使用「外勤筋斗云」可以同时管理多个施工任务,有效安排行程,面对临时出勤服务的状况时,只需在现场搜寻云端上的信息库,就可以明白过去的施工纪录,以供客户参考,他说:「客户很喜欢我们的工务人员在现场就可以马上说明过去的经验与纪录,对我们的服务满意度大为提升。」

陈俞仲表示,未来考虑再善用外勤筋斗云进行信息分析,把每一项工程与发包单位的施工时间做出有效评比,以作为日后采购、派工与报价的参考,相信将能有效协助公司走出台湾,拓展中国大陆与东盟市场的机会。

 

建强科技:掌握客户服务轨迹 电子签收超科技
成立于民国八十六年的建强科技,多年来提供CAD / CAM软硬件整合技术服务,在模具产业及多轴复合加工应用领域深获好评,服务客户与科技产业超过300家。

建强科技总经理沈定杰很清楚自家销售优势在于系统整合和售后服务质量,白手起家的他从早期的软件代理销售迈向自行开发智能化系统,面对25年的创业历程,看着自己服务的产业从石器时代走进工业4.0,他笑笑的表示,自己过去虽然帮客户的厂房装置不少先进的软硬件整合系统,协助客户走向智能制造,但公司内部的管理却相当传统,仰赖的不外是电话、通讯软件与纸本工作日志。

近年工业4.0呼声不断,沈定杰认为,面对工业4.0,服务重点在于智慧机械如何让设计和制造链的信息串接,如何在串接过程中让工业生产与制作更有效率?智能化系统整合与技术服务是关键,因此,建强科技的工程师都必须到外地做服务和教育训练,才评估导入「外勤筋斗云」来做外勤管理运用。

 

沈定杰说:「我们过去是用纸本的技术服务单归档,往往一个客户就有三、五十张档案,要做后续服务时要搜寻好久,甚至还常出现一忙而忘了写,造成服务纪录有漏洞。」

沈定杰表示,透过纸笔写技术报告和差勤纪录,许多工作因此有延续性问题,不同工程师经手的项目很难相互延续进度,在导入「外勤筋斗云」后,透过系统管理能提升服务质量,对客服业务也可以立即回应,因为「外勤筋斗云」的页面与导入流程相当简单,工程师容易上手,使用后可以轻松掌握上一位同仁的服务进度,不再需要备妥纸本信息后再到客户端服务。

沈定杰指出,对工程师最方便的地方,就是现场有相片回传时,可以实时传输排除问题、完成任务,就算单据忘了带也可以马上下载,而且,这些信息都有实时工作记录可以厘清,对绩效管理考评相当有帮助。

图说三:建强科技总经理沈定杰 (外勤筋斗云提供)

 

成为客户心目中的「高科技」公司 形象提升是最大的帮助
沈定杰表示,「外勤筋斗云」提供有形管理效能和无形形象提升价值,过去他每周召开工作会议时,工程师往往忘了上周发生什么事,但有了「外勤筋斗云」后,大家只要滑滑手机,就可以一目了然客户的服务状况,对公司确认工程进度与服务质量效能大为提升。

沈定杰笑着说,「过去工程师完工后,要拿出纸和笔让客户签收,现在却是拿出手机让客户在网络上做电子签收,客户都说:『这也太先进了吧!』」他说,「外勤筋斗云」的电子签收,意外地提升公司对外形象,可说是最大的收获。

 

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外勤筋斗云产品影片:https://www.youtube.com/watch?v=0ZCQ1hrQ9N0

 

 

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