超瑞公司善用外勤筋斗云 超前部署自助洗事业

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肺炎疫情来袭 远程办公无人店需求增

 

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  新冠肺炎疫情蔓延,全球感染人数持续上升使得远距办公需求激增,这场疫情也显现出企业必须「超前部署」数字化和云端化,熟悉行动与网络办公作业,才有机会在灾难来临前避开危机,甚至抢得先机。

  「外勤筋斗云」是由三商电脑(2427)开发的云端管理平台,提供「一站式的信息整合」服务,让管雇双方都能善用手机、平板、电脑多管齐下做工作管理,并且完成实时工作指派和纪录。

  在外勤筋斗云APP内,管理者可自定义各种表单建立工作「任务」,再将任务指派给工作人员,工作人员可随时将作业过程中的文字、数据、照片、甚至客户签名纪录下来,每台终端装置搜集到的数据都实时同步,让管理者可以随时随地查看,一键产出各式报表,完整用云端服务解决办公、外勤、任务指派的工作检核。

 

自助洗衣业界领导品牌 超瑞公司抢先采用外勤筋斗云

  1985年成立的超瑞机器工程公司,主业为推广工商业洗衣设备并规划自助洗店、专业洗衣房为主。超瑞公司董事长陈志华表示,自助洗衣店是无人商店最成熟的店型之一,根据国外经验,自助洗衣店会随着城市发展、国民所得提升等指标才会兴盛。

 

超瑞公司董事长陈志华 以外勤筋斗云布局数字化管理

超瑞公司董事长陈志华 以外勤筋斗云布局数字管理 /三商电脑提供

 

  陈志华看准这项趋势,30年来替经营者建置800多家自助洗衣店,提供经营者从开店设备建置、维运维修、洗衣精耗材配送、收款、设备汰旧换新等一条龙服务,目前自助洗衣店已成为超瑞公司的营收主力,甚至在外岛金门、马祖、小琉球都有协助设点。

  数字化经营说来容易,实际上需要经营者的心态跟得上时代,超瑞公司在自助洗衣市场已耕耘超过30年,但要求数字改革却是不落人后。陈志华指出,因应数字化,他在业务开发上强化了数字广告布局,如透过Google关键词了解业务导入流量和接单状况,取代传统业务挨家挨户拜访,而陈志华也看好5G对无人商店的发展,选择提前用数字化思维持续布局、优化自助洗衣事业。

  有了数字化的决心后,陈志华为了更有效率管理800多家自助洗衣店维修工作,陈志华在公司内建置专业的维修工程团队,也同步替维修人员配置公务车辆,于是发现了,每天管理维修出勤或公务车使用状况,成了最大难题。陈志华说,自助洗衣店维运的管理对象,包括外勤的5名业务、10名工程人员,和10辆公务车为主,每周要巡视50-80家店不等,等于每人一周平均有5-8个外勤任务要解决。

 

自助洗衣店是无人店先驱

自助洗衣店是无人店先驱 /三商电脑提供

 

  在没有外勤筋斗云管理以前,这些同仁出勤前要填写外出簿,详实纪录出访地点、使用车辆、里程、携出零件等等,每天要写四、五本记录簿,牵涉到零件与耗材的准备更是繁复,光手写表单就相当费时没效率,而当有同仁忘了写报表时,造成的困扰又更大了。

  陈志华说,三年前偶然在广播上听到外勤筋斗云的方案,觉得可以试用看看,正式采用外勤筋斗云后,所有的记录簿全数收归云端纪录,每天早上主管不用再花一小时以上查看纸本记录簿和开会,只需15分钟就能解决前一天的工作检讨,沟通协调并分派工作随后登录在外勤筋斗云,让工作人员尽快出勤。

 

管人也管车 外勤筋斗云是人性化的科技解决方案

  陈志华指出,以往主管和同仁开完晨会后,外勤同仁要赶往桃园、新竹地区出勤,到达指定地点后根本就直接是午休时间,都要拖到下午才能作业,现在一个早上就能完成桃竹苗地区的工作,下午还能再多安排其他的工作行程,提升解决案量。

  使用外勤筋斗云若有突发状况,同仁可藉由APP直接回报,甚至可以用外勤筋斗云直接纪录待收款和应收帐款纪录,加速财会的收帐统计作业。陈志华说,超瑞公司也是少数将车辆资产视为外勤移动管理单位的公司,10辆公务车的车辆管理、保养和加油纪录,全部仰赖外勤筋斗云,只要报表一拉就清楚知道车辆的使用状态,完全不担心因为人员疏漏而掌握不到车辆状况。

  为了让外勤同仁更顺利地采用外勤筋斗云作业,陈志华指出,超瑞公司也提供使用外勤筋斗云工作的同仁包含电信补助和公务手机,让同仁感受到公司的诚意和支持之外,也藉由外勤筋斗云改善中阶主管分派任务劳逸不均的问题,因为透过外勤筋斗云纪录的报表能一目了然,所以可以发现过去看不到的误区,而积极完成工作或效率高的第一线同仁,也因此能得到合理的奖金或嘉奖。

 

超瑞公司采用外勤筋斗云解决方案提升管理效率

超瑞公司采用外勤筋斗云解决方案提升管理效率 /三商电脑提供

 

采用外勤筋斗云 单据数字化形象大加分

  陈志华指出,外勤筋斗云最大的帮助在于让人员管理变得简明、易懂,同仁能有效率的执行公司所交办的任务,若有客户执行勤务、工作内容、应收帐款有质疑时,云端纪录也易于查明和实时回报,提升公司形象和客户满意度。

  陈志华说,曾有客户大力赞赏他们的单据数字化很环保,但仍担心无副本留底口说无凭,工作人员会透过手机实时传服务表单副本档案给客户;有些客户因为不清楚工程维修,曾发生客户误认前次维修已更换相同零件,此时,工程人员可实时叫出外勤筋斗云系统,调阅客户维修记来证明本次与前次维修是不同内容且更换不同零件,客户对此都相当满意。 

 

外勤筋斗云界面示意图

外勤筋斗云接口示意图 三商电脑/提供

 

  陈志华表示,未来也将持续善用外勤筋斗云的表单功能,期待外勤任务纪录能进阶和库存系统整合,查阅零件库存数量及单价,可实时与客户报价及预约时间维修、安排任务。

  「外勤筋斗云」提供导入顾问服务,可作为企业迈入云端管理的伙伴,改善传产在纸本行政审批繁复或远程管理的困扰,含外勤任务派发、远程打卡、电子表单管理和在线签核,甚至是跨国企业多语系支持,不担心因为疫情无法办公,员工在家工作也能打卡,也便于企业主针对海外分支单位进行跨国管理,让云端管理服务发挥到极致,企业五人以下入门版免费使用。了解更多请上外勤筋斗云官网

 

 


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