本土新创沃桥材料经验谈： 找对系统 事半功倍
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新创团队的痛点在于，创业者时间和资源有限，除了要在很短的时间内从零到一，更要随着营运规模扩张改变营运策略，也因此，创意初期建构的管理制度很快会不敷使用，需要导入新的服务来解决人员、业绩规模化后的管理，沃桥材料科技有限公司，正是一个最佳示例。
沃桥材料科技有限公司成立于西元2010年，三位创办人白手起家，从台科大创新育成中心辅导而成，创立初期短短四年就让营收从50万增加到年收入2,500万元，建立屋顶防水隔热及外墙涂装系统的深厚技术基础，随着业绩稳定成长持续研发新技术，由下而上发展出整套外壳系统，并开创「屋顶薄层绿化系统」以及「屋顶农场系统」 ，搭配符合欧盟环保要求的建筑材料，成为台湾迎上全球绿色建筑与永续生态浪潮的创新企业典范。
沃桥材料表示，在工程行业中，使用传统纸本作业和LINE群沟通的工作方式，让管理和作业上确实存一定的难度和问题，当工案和人员少时还堪使用，但随着规模扩张，分布各地工程师管理、工程进度及帐款追踪、资讯搜集等问题越来越多，不得不思考导入系统让管理更有效率。
让外勤筋斗云协助有效管理 从导入顾问服务开始
为此，沃桥材料购置了一套瑞士的物料管理系统，主要针对「耗材、工具」的分布工地、保养人员/时间进行管理，但实在因为不接地气、使用不便，导致系统使用率低，花了钱但无法解决问题。
舍国外系统 沃桥材料导入外勤筋斗云助管理。沃桥材料/提供
2018年3月，沃桥材料的管理者，偶然在网路上看到外勤筋斗云产品，可针对外勤人员做上下班打卡、派工、表单的数位云端管理，除了解决工程公司的管理问题，收费采月租/年租方式也不是很大的负担，决定先从外勤筋斗云提供的五人以下免费体验开始测试。
对比于旧的系统无人服务导入、无法改善使用率，导入外勤筋斗云过程中，顾问人员会针对现行作业流程如：备料、派工、考勤、打卡、工单、请款单，进行专业详细的产品设定和使用建议，在测试不到一个月后，沃桥材料即全面使用。
三大改变：E化管理、云端回报、即时数据
对沃桥材料来说，外勤筋斗云协助走向数字化管理，摆脱早期杂乱的LINE群和纸本作业，资讯分散杂乱且无法即时同步，现在运用外勤筋斗云能够多端作业，各工程不仅清楚显示，还省去统计整理的工作，即时掌握正确工程资讯。工程施工的「材料」是关键资源，关乎工作进度和专案成本，目前沃桥材料在各工程施工前须准备的材料资源，可以透过外勤筋斗云的讯息功能布达，主管在施作前一天就能从系统中看到各工程和人员的排程状况，再依照进度新增任务，完成后，被指派的工程师都会收到推播通知，工程师亦可从日程表中得知任务的资讯，不会被其他资讯干扰。
现在当工程师抵达工地时都能使用外勤筋斗云在手机「回报」任务，进行上班定位打卡，所有工作人员到齐时，主管用「留言」注记人员到齐，而完成工作后，同样以「回报」进行下班打卡和填写上传工单，主管会于下班后1小时，运用Web或APP确认每人的工单回报状况并进行结案，再指派隔天任务，不只做了有效地派工、考勤管理，所有数据记录下来，利用后台的枢纽分析表，对人力和时间成本有能有更精确地掌控。
而攸关财务管理的薪资计算，也因此大幅节省时间，纸本作业统计至少要三个工作天来核对，采用外勤筋斗云后，打卡记录、请假出勤一目了然，云端汇出数据后三小时内完成计算，相当便利。
沃桥材料更应用外勤筋斗云的手机APP表单功能，让工程师随时随地可以填写请款申请或代垫申请单，会计即可从后台查询审核确认后，即可进行发款作业，有效掌握工程收支状况，还可以缩短人员代垫款时间，改善员工的工作体验。
整体而言，沃桥材料采用外勤筋斗云后，除了管理者受惠，提升营运和管理效率外，因为外勤筋斗云完整融入了日常作业，沃桥材料因此改善了出缺勤纪录、派工备料、行政作业如薪酬计算和预支款申请等，第一线使用者的接受度也很高，未来将更持续善用系统来优化管理。
外勤筋斗云介面示意图。三商电脑/提供
考量中小企业资源有限，「外勤筋斗云」采用云端服务的形式，不需要一口气负担一大笔系统建置费用，而且所有客户都可以线上试算后再决定要采用的模式，不必一次支付上百万元就能拥抱新科技。
三商电脑外勤筋斗云的导入顾问王博明建议，类似沃桥材料的新创公司，因为管理结构较大型企业弹性，导入外勤筋斗云服务后，应可以再深化至行政管理层面，例如，财务核销的纸本单据，可改用「签核表单」设计电子流程，让会计确认更加便捷，减少同仁垫钱的时间，也可再利用电子请款单的数据，让同仁通过线上「枢纽分析表」，检视自己的请款项目/金额是否正确。王博明说，外勤筋斗云即将推出的设备/合约模组新功能，也可助于工程类型的使用单位，更有效掌握「耗材、工具」的分布工地、保养人员/时间进行管理等。
「外勤筋斗云」的线上签核流程设计和多语系支援，让数位表单服务从门市巡点、外勤管理深化到内勤与行政签核，而多语系也支援跨国台商在多语言管理的最佳体验，目前管理五人以下的企业主可免费使用，了解更多请上外勤筋斗云官网：http://bit.ly/2lsjKgZ
