外勤筋斗云 新创团队规模化的最佳推手

会员评分: 5 / 5

点亮的星星点亮的星星点亮的星星点亮的星星点亮的星星
 

本土新创沃桥材料经验谈: 找对系统 事半功倍 

 

原文网址:

 

  新创团队的痛点在于,创业者时间和资源有限,除了要在很短的时间内从零到一,更要随着营运规模扩张改变营运策略,也因此,创意初期建构的管理制度很快会不敷使用,需要导入新的服务来解决人员、业绩规模化后的管理,沃桥材料科技有限公司,正是一个最佳示例。

  沃桥材料科技有限公司成立于西元2010年,三位创办人白手起家,从台科大创新育成中心辅导而成,创立初期短短四年就让营收从50万增加到年收入2,500万元,建立屋顶防水隔热及外墙涂装系统的深厚技术基础,随着业绩稳定成长持续研发新技术,由下而上发展出整套外壳系统,并开创「屋顶薄层绿化系统」以及「屋顶农场系统」 ,搭配符合欧盟环保要求的建筑材料,成为台湾迎上全球绿色建筑与永续生态浪潮的创新企业典范。

  沃桥材料表示,在工程行业中,使用传统纸本作业和LINE群沟通的工作方式,让管理和作业上确实存一定的难度和问题,当工案和人员少时还堪使用,但随着规模扩张,分布各地工程师管理、工程进度及帐款追踪、资讯搜集等问题越来越多,不得不思考导入系统让管理更有效率。

 

让外勤筋斗云协助有效管理 从导入顾问服务开始

  为此,沃桥材料购置了一套瑞士的物料管理系统,主要针对「耗材、工具」的分布工地、保养人员/时间进行管理,但实在因为不接地气、使用不便,导致系统使用率低,花了钱但无法解决问题。

 

舍国外系统 沃桥材料导入外勤筋斗云助管理

舍国外系统 沃桥材料导入外勤筋斗云助管理。沃桥材料/提供

 

  2018年3月,沃桥材料的管理者,偶然在网路上看到外勤筋斗云产品,可针对外勤人员做上下班打卡、派工、表单的数位云端管理,除了解决工程公司的管理问题,收费采月租/年租方式也不是很大的负担,决定先从外勤筋斗云提供的五人以下免费体验开始测试。

  对比于旧的系统无人服务导入、无法改善使用率,导入外勤筋斗云过程中,顾问人员会针对现行作业流程如:备料、派工、考勤、打卡、工单、请款单,进行专业详细的产品设定和使用建议,在测试不到一个月后,沃桥材料即全面使用。

 

三大改变:E化管理、云端回报、即时数据

  对沃桥材料来说,外勤筋斗云协助走向数字化管理,摆脱早期杂乱的LINE群和纸本作业,资讯分散杂乱且无法即时同步,现在运用外勤筋斗云能够多端作业,各工程不仅清楚显示,还省去统计整理的工作,即时掌握正确工程资讯。工程施工的「材料」是关键资源,关乎工作进度和专案成本,目前沃桥材料在各工程施工前须准备的材料资源,可以透过外勤筋斗云的讯息功能布达,主管在施作前一天就能从系统中看到各工程和人员的排程状况,再依照进度新增任务,完成后,被指派的工程师都会收到推播通知,工程师亦可从日程表中得知任务的资讯,不会被其他资讯干扰。

  现在当工程师抵达工地时都能使用外勤筋斗云在手机「回报」任务,进行上班定位打卡,所有工作人员到齐时,主管用「留言」注记人员到齐,而完成工作后,同样以「回报」进行下班打卡和填写上传工单,主管会于下班后1小时,运用Web或APP确认每人的工单回报状况并进行结案,再指派隔天任务,不只做了有效地派工、考勤管理,所有数据记录下来,利用后台的枢纽分析表,对人力和时间成本有能有更精确地掌控。

  而攸关财务管理的薪资计算,也因此大幅节省时间,纸本作业统计至少要三个工作天来核对,采用外勤筋斗云后,打卡记录、请假出勤一目了然,云端汇出数据后三小时内完成计算,相当便利。

  沃桥材料更应用外勤筋斗云的手机APP表单功能,让工程师随时随地可以填写请款申请或代垫申请单,会计即可从后台查询审核确认后,即可进行发款作业,有效掌握工程收支状况,还可以缩短人员代垫款时间,改善员工的工作体验。

  整体而言,沃桥材料采用外勤筋斗云后,除了管理者受惠,提升营运和管理效率外,因为外勤筋斗云完整融入了日常作业,沃桥材料因此改善了出缺勤纪录、派工备料、行政作业如薪酬计算和预支款申请等,第一线使用者的接受度也很高,未来将更持续善用系统来优化管理。

 

外勤筋斗云介面示意图

外勤筋斗云介面示意图。三商电脑/提供

 

  考量中小企业资源有限,「外勤筋斗云」采用云端服务的形式,不需要一口气负担一大笔系统建置费用,而且所有客户都可以线上试算后再决定要采用的模式,不必一次支付上百万元就能拥抱新科技。

  三商电脑外勤筋斗云的导入顾问王博明建议,类似沃桥材料的新创公司,因为管理结构较大型企业弹性,导入外勤筋斗云服务后,应可以再深化至行政管理层面,例如,财务核销的纸本单据,可改用「签核表单」设计电子流程,让会计确认更加便捷,减少同仁垫钱的时间,也可再利用电子请款单的数据,让同仁通过线上「枢纽分析表」,检视自己的请款项目/金额是否正确。王博明说,外勤筋斗云即将推出的设备/合约模组新功能,也可助于工程类型的使用单位,更有效掌握「耗材、工具」的分布工地、保养人员/时间进行管理等。

  「外勤筋斗云」的线上签核流程设计和多语系支援,让数位表单服务从门市巡点、外勤管理深化到内勤与行政签核,而多语系也支援跨国台商在多语言管理的最佳体验,目前管理五人以下的企业主可免费使用,了解更多请上外勤筋斗云官网:http://bit.ly/2lsjKgZ

 

 


Copyright ©:2021 www.ServiceJDC.com 三商电脑股份有限公司 版权所有