【全新功能】自动排程管理 整合内外勤及跨单位即时数据

会员评分: 5 / 5

点亮的星星点亮的星星点亮的星星点亮的星星点亮的星星
 

  传统管理模式虽有系统辅助,且多数企业使用者认为介面不够直觉、弹性设定的功能少、功能模组独立运作无法整合,时常自动汇出的栏位与使用需求相距甚远,需由excel汇整统计后才能达成资料分析的目的。外勤筋斗云系统功能涵盖广泛,从考勤打卡、任务派遣、自订表单、审批流程、设备管理、枢纽统计分析…等功能,人性化且直觉易操作的介面,能弹性串连且应用于各功能模组的「关联栏位」、「自订资料」及「排程管理」,弥补传统管理系统难以整合应用的缺点,协助企业在内外勤管理能更得心应手。

  本篇文章,将以「排程管理」为主轴,演示如何应用在企业各项常用情境:包含库存管理、资讯需求管理、客户管理、维修管理。

 

排程管理协助省去重複性动作 各式表单审批单自动化作业

 

图一 排程管理特色及运用范畴

 

  外勤筋斗云的排程管理可以进行任务、表单、审批单…等多种功能操作,并根据您设定的事件触发排程的执行,例如任务结案、表单送出、审批单完成审批…等,事件触发且符合执行条件后,系统自动执行您自订的排程特定动作。

  而自订资料则可以想像成为excel活页簿,透过「自订资料维护>设计」製作资料表的表头,并运用排程管理的设置达到不同人员在某事件触发后,自动新增或修改自订资料,比起excel的共用活页簿仍需手动修改更加便利。而且,所有新增进自订资料的内容,都可以未来关联应用于任一表单资料填写。

  排程管理搭配表单、审批单及自订资料运用,可完全省去重複性动作,一站式从审批流程、表单填写、到自定义多种执行条件动作,相比excel巨集更能弹性运用,解决企业跨单位资讯同步及沟通问题。排程管理的高弹性应用,适用于各行各业或各种情境,无论是进销存管理、跨单位的资讯需求申请、自动新增客户资料到维保管理的自动派工,均可轻鬆应用。

 

排程管理-进行库存管理应用

 

图二 审批单设置领料单及手机库存查询

 

  过去在管理库存或申请办公耗材都是以纸本纪录或excel管理,如有预算配置仓管系统多数企业便会使用ERP管理。然而外勤筋斗云的云端和弹性设置的特性,能让中小企业以低成本建置库存管理流程,同时可补足ERP较无法弹性化设置的缺点。透过自订资料、自订审批单、关联栏位及排程管理的设置,可达到领料单审批、行动装置查询异动库存,也能灵活统计耗材用量直接製成枢纽分析报表。

  我们以管理办公用品库存为例,首先在「系统管理>自订资料」製作一张办公用品库存表并包含更新日期、料号、品项、库存量。接下来便可利用自订审批单製作办公用品申请单,栏位申请单位、申请人可透过单选带入系统资料,让使用者快速点选资料。而透过表格区块元件,您可以动态新增表格栏位,并设置品项、库存量、申请数量栏位,透过关联设置变可达到手机查询即时库存的效果,当人员在填写表单时,即可一目了然。

 

图三 审批单完成自动修改库存表

 

领料审批单通过长官审核后,您只要再设定自动排程即可扣除申请数量,即时异动库存。在「系统管理>排程管理>新增>审批单>审批单审批完成」中选取资料来源名称,并在执行动作中选择相对应的自订资料表「办公用品库存表」。
以设置更新条件以品项为基准,异动更新日期为系统日期、库存量为扣除申请数量。这样一来申请人在填单完成且审批完毕后,根据排程设置自动更新库存表中的库存量及更新日期。

您也可以製作入库审批单,当办公用品补货时排程自动加上库存量,让企业在管理库存能全自动化纪录。云端库存管理结合电子审批、行动查询库存、自动异动库存,省去所有人工及手动作业除能更精准掌握库存动向,也能提升仓管工作效率。

 

 

排程管理-于资讯需求管理应用

 

图四 多单位审批流程设置及栏位设定

 

  在过去公司内部的多单位协作通常是透过电话或email沟通,也没有明确的制订工作流程,除了没效率、进度难以追踪外,工作一忙还可能不了了之。举例来说,部门若有新进员工通常会向资讯单位申请电脑、email帐号,并向行管单位申请桌机及公务门号,再由人资或助理协助将新员工资料建档。而透过外勤筋斗云审批管理及排程管理能协助多部门跨单位协作,需求单位填完审批单并由各节点负责人填写指定栏位,接着按流程往下一单位层级进行。再搭配排程管理自动新增自订资料,不仅能追踪各环节申请进度,同时也将各式资料完成建档。

透过「审批管理>自订审批表单」製作新进人员资讯申请单,可根据企业需求拖移对应栏位让申请单位、IT单位、行管单位填写,发起单位填写申请单位、申请人、新进员工姓名,IT单位填写帐号名称、电脑型号、安装人员、日期,行管单位填写分机号码、门号…等。您可在审批流程按需求设置2~3个不等的节点,并在进阶设定中选取该节点可编辑的栏位,这样一来节点中的人员都可各自填写特定栏位,审核同意后pass给下一节点人员填写,共同完成资讯申请需求,既有效率也方便后续追踪。

 

图五 审批单完成自动建档于自订资料

 

对于人资、财务或内勤单位需纪录人员所属的mail、电脑设备、分机号码、门号…等资料,您一样可至「系统管理>自订资料」设置员工资料表,新增对应栏位的自订资料清单,再以自动排程方式回填资料。接下来,在「系统管理>排程管理>新增>审批单>审批单审批完成」的来源资料选取新进人员资讯申请单、执行动作中的自订资料选取员工资料表,并按需求勾选重複性检查、填写建立规则。外勤筋斗云的自订审批单、流程规划、自订资料及排程管理,协助从前端申请、执行流程、到后端资料统整,以系统辅助日常作业,成为跨单位沟通的最佳桥樑。

 

 

排程管理-进行定保任务自动派工

排程管理也能针对提供维修服务厂商做自动任务派工,传统管理周期性的维修保养服务通常是纪录在google行事历、excel管理或是随手记在笔记本上,若客户量增加容易发生漏掉的情况。而外勤筋斗云的自动排程派工,能自动生成任务并指派定期保养…等任务。

以定期消防设备检测为例,您在派工时需先将要执行排程的任务分类设置成「消防检测(月)」来做为排程执行条件。在「系统管理>排程管理」中点选新增,作业类型选择任务、触发事件选择结案,表示该次任务执行结案后自动生成下次消防检测(月)任务。在执行动作中您需设置「建立任务」并根据您的需求编辑栏位值,若为下月再次执行同样内容的任务,任务执行时间可设置成触发排程后30日。您也可以新增多笔执行动作,例如本次任务结案后自动排程发email通知客户下次消防检测日期和时间,并可自行编辑email内容。

 

图六 自动建立任务及mail发送

 

 

外勤筋斗云企业智慧化、自动化管理的最佳工具

  排程管理灵活的应用方式协助横跨内外勤、各单位人员资讯沟通,自动化功能让数据分析更快速、更即时,轻鬆建立云端高效办公团队,成为企业智慧化管理的最佳工具,提升服务品质及竞争力。

  三商电脑身为资深系统整合商,长期对专业服务的维修、配送、营造监工、商化协销等外勤服务有深刻观察,不仅具有线上审批流程设计和多语系服务,由内勤、行政审批与跨国支援均具有最佳体验,目前管理五人以下的企业可免费使用,瞭解更多请上外勤筋斗云官网:https://www.servicejdc.com/cn/

 

Copyright ©:2021 www.ServiceJDC.com 三商电脑股份有限公司 版权所有