設備銷售廠商除了代理、販售設備外，還必須提供售後服務像是: 合約保固、定期檢修…等，銷售後的客戶服務及經營是增加客戶黏著度的重要一環。三商電腦擁有40年以上維修管理經驗，打造全新的設備管理模組，以全面雲端化系統協助優化維修作業流程，滿足企業設備、客戶、外勤管理的需求，提升維修團隊核心競爭力。
在過去工業設備廠商在沒有系統化管理的維修作業，會面臨很多難題。像是: 設備型號多、安裝地點、合約保固時間大不相同，資料建置困難。同時，工程師工作行程不透明，無從得知處理狀況且工作進度難以追蹤。紙本表單填寫完需等助理key in電腦，導致統計分析耗時耗力，後續查詢紀錄也不便。
表一、管理者與維修人員痛點及外勤筋斗雲解決方案
設備管理模組可全方位掌握維修管理的所有資訊，輕鬆實現設備維護智慧化管理。本篇文章將以工業設備廠商為範例，描述外勤筋斗雲設備管理模組如何應用。
靈活運用擴充欄位 設備資訊邏輯化統整
開始使用設備管理前，需先將所有設備及客戶資訊建檔。設備資料中您可以單筆新增或批次匯入設備資料，如果預設的設備資料欄位不夠詳盡，您可以從系統管理中的「擴充欄位」增加設備資料自定義欄位，也可搭配「自訂資料」將資料用關聯欄位以選填方式帶入。
圖一、外勤筋斗雲 擴充欄位設定設備資料格式
例如：工業設備維修公司可能會代理很多不同廠商、不同類型的設備。以雷射切割機為例，設備可依介質分為三種類型：CO2雷射切割機、固體(YAG)雷射切割機、光纖雷射切割機，同類別切割機的雷射管又分成金屬管與玻璃管兩大類。您可以在系統管理中的「擴充欄位」中，新增機器類別或廠商的「單選」項目元件，於一般設定中的顯示設定可方便將同一機器類別或廠商作為搜尋篩選條件，而進階設定可選擇帶入資料來源「自輸、系統欄位、關聯欄位」，以方便在設備資料建檔時快速選填。
即時掌握工作狀況 迅速指派維修任務
傳統的設備維修派工作業，都是收到客戶電話叫修，確認客戶合約、設備資料後，再指派工程師到場維修。但臨時性的叫修會遇到很多問題，像是無從得知哪位工程師有能力維修該設備機器，也無法及時確認工作進度、工作班表及請假狀況…等。
外勤筋斗雲貼心設計完整的設備叫修流程，任務模組搭配員工技能、員工行程表及班表能夠解決您的困擾。首先，在「系統管理>員工技能維護」中您可以自由設置公司職員專長，像是雷射切割機安裝、維修、產品教育訓練…等技能，並加入擁有該技能員工，方便指派工作同時讓人力管理更清晰有條理。
圖二、外勤筋斗雲 指派設備任務: 搭配班表、專業技能查找最適合人員
技能設置完成後，您可以在任務模組輕鬆指派任務，您可根據自定義的搜尋條件中迅速查找設備並建立設備任務，並搭配員工行程表、班表得知上班時間、休假與否、行程空檔…等，方便經理人迅速精準指派任務給適合的員工，提升維修團隊效率並增加客戶滿意度。
設備及維修知識庫 數位化資料手機帶著走
過去外勤維修人員大多靠經驗來維修，在外工作也很難查驗客戶機器的維修記錄。外勤筋斗雲協助整合維修管理所有資訊，像是客戶維修記錄、設備歷程、故障處理方式…等。系統可針對設備故障原因設置「設備故障代碼」，提供企業自訂設備故障表，包含設備類型、故障說明、處理方式…等。
圖三、外勤筋斗雲 手機APP日程表查看設備任務/查詢設備資訊與故障代碼清單
維修人員到點工作即可透過手機查詢設備基本資訊、歷史任務、故障代碼及處理方式，方便人員快速知曉設備資訊及歷程記錄。外勤筋斗雲協助企業建立一套設備維修知識庫，以科技輔助外勤人員執行工作，更快速而精準的執行日常維修定保作業。
自訂資料及關聯欄位應用 打造個性化表單
外勤筋斗雲全新的「自訂資料」功能，能利用「關聯欄位」靈活運用在各式表單。自訂資料模組中可設定自定義的清單資料，並可關聯應用於任一表單，工業設備情境最常運用的表單像是維修單、服務記錄單等，我們建議在自訂清單中建立廠商機型表、維修零件金額表…等作關聯應用。
機器維修更換零件通常會根據保固、合約狀態而價格不同。只要將維修單中設置關聯欄位，執行任務填寫時，便可直接代入正確零件金額，也方便主管製作報表統計金額。
圖四、外勤筋斗雲 電子表單 自訂資料及表單關聯欄位應用
另外，維修完成後若客戶需要收據留存或請款，您可增加客戶簽名欄位並使用自定義套表格式，結案後可立即讓客戶掃描QR code取得套表後的維修單附本，輕鬆完成該次維修服務。
多元數據分析 滿足各式報表需求
外勤筋斗雲系統協助將日常蒐集數據化統計分析及樞紐報表功能，是工業設備維修管理精益求精的重要關鍵！接下來舉例三個常用的分析報表如何透過外勤筋斗雲執行。
- 應用一: 人員績效報表
外勤筋斗雲的任務儀表板和任務數統計可針對多種條件檢視外勤人員的任務達成率，員工績效一目了然日常管理更簡單方便。舉例來說，下周要開季會檢視今年Q2設備維修任務的員工績效及達標率，您可以點選任務數統計中的「依外勤人員」，選取任務日期、外勤人員及任務分類點選查詢，即可知道該期間所有員工的任務達成率或逾期完成的工作件數，系統化日常作業省去excel統計的人工作業，讓報表更快速製作完成。
圖五、外勤筋斗雲 任務數統計及人員績效報表
- 應用二: 維修營收報表
而每月都必須製作的維修營收報表，也能利用外勤筋斗雲的表單功能完成。首先，在表單資料查詢中選取維修單和資料日期，再到樞紐分析表中拉取欄位: 上傳人員、設備名稱、零件名稱、保固狀態，同時再選取加總、金額，即可獲得該時間區段所有設備耗損零件所得營收。您也可以保存樞紐設定，下次按查詢可立即取得報表，加速每月固定報表產出，同時清楚了解各機台耗損及保固狀況。
圖六、外勤筋斗雲 利用維修單的樞紐分析製作維修營收報表
- 應用三: 故障原因統計
外勤人員將表單蒐集齊全後，一樣可在表單資料查詢製作故障原因統計，拉取設備名稱、故障代碼、故障原因，並選取項目個數，即可得知各設備的故障原因及某段時間內發生次數，可以用來做為未來產品改善方向。
圖七、外勤因斗雲 利用維修單的樞紐分析製作故障原因統計表
自訂清單搭配表單功能及樞紐分析的應用活化了數位管理，也能根據公司不同報表需求調整。不僅省去人工統計作業，更重要的是能從這些數據中不斷優化管理提升客戶滿意度，才是每間公司在大數據時代所需具備的核心能力。
實現設備維護智慧化管理 建立高效維修團隊
設備管理協助貫穿整個維修作業流程，並強化外勤管理、數據分析，可靈活搭配任務模組、表單工具、統計分析功能，方便外勤人員行動化表單資料蒐集回報，協助經理人快速檢視資料並即時分析，輕鬆實現設備維護智慧化管理建立高效維修團隊，成為企業維修管理的最佳輔助工具提升服務品質及競爭力。
三商電腦身為資深系統整合商，長期對專業服務的維修、配送、營造監工、商化協銷等外勤服務有深刻觀察，不僅具有線上簽核流程設計和多語系服務，由內勤、行政簽核與跨國支援均具有最佳體驗，目前管理五人以下的企業可免費使用，瞭解更多請上外勤筋斗雲官網
