雲端帶動商化管理成長,從零開始轉型!

雲端帶動商化管理成長,從零開始轉型!

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim
  商化人員是企業佈入市場的眼睛,掌握市場一線資訊最重要的媒介。為了掌握自家產品在各通路的實際銷售狀況,企業派遣商化人員到門市實地巡店,檢核貨架狀況、查看庫存銷售量、鋪貨、競品資訊蒐集、查看活動成效,甚至親自與店家進行面對面的溝通,瞭解產品的銷售反應。然而,如此繁雜的工作,往往需要投入大量人力時間及資源。

  我在外勤筋斗雲任職導入顧問的多年期間,企業用戶導入系統的使用情境主要以維修、業務管理居多。但近年接到的需求中,「商化管理」的佔比開始大幅增加,到現在,商化甚至於外勤筋斗雲的用戶情境佔比中與維修、業務管理並列,成為第三大使用情境——可見商化管理,正面臨數位轉型的趨勢。

商化巡店的企業痛點

  以往在沒有系統的幫助狀況下,企業的方式不外乎幾種模式:

「紙本作業」

  曾經接觸過一間企業在還沒導入系統前,是讓商化人員帶著一大疊的紙本表單,去不同的店家進行巡店。這種作業方式雖然對商化人員的難度門檻最低,但除了攜帶麻煩之外,回來還需要將跑點的所有單據進行大量時間的統整。舉例,若巡店的通路是連鎖超商,一天將近五十間的巡店任務,每間店的商品少說十幾項項需填寫查價資訊、庫存等,光是要整理一天的表單資料就是大工程。況且當商品做了異動,紙本表單的欄位要修改也須重新印刷,大部分還是會通知人員先手動進行修正,塗改耗時又雜亂。

「每日報告整理」

  有的企業重視的是現場的狀況及照片而非查價資訊,因此請人員到各間店拍大量的照片。曾經遇過幾間企業,商化人員在巡店時甚至會帶數位相機進行照片的拍攝,每日工作結束之後,需要立即回家將照片進行整理,有的會放到PPT、Excel或其他的報表格式後寄出,隔天一大早管理者進行查核。等於每日的工作量除了白天的巡點,晚上也須變相加班。

「LINE群組回報」

  商化人員抵達店家後開啟工作的LINE群組,直接進行定位打卡、拍現場的照片、進行簡短的文字回報。不要以為只有小公司才會使用這樣的工作方式,其實出乎意外,我在接觸滿多知名的企業時,也發現他們既有的工作模式也是這樣。先不提大家都知道LINE打卡能造假的問題,透過這樣搜集資料的方式最終苦的就會是可憐的內勤助理,LINE存放照片有時限,且無法井然有序地進行整理,助理必須將照片一張張存下來,甚至連同文字進行整理。
  不管是使用哪個方式,沒有導入系統之前,我們都可以清楚看到共同的問題——耗時、耗工、缺乏即時性。而外勤筋斗雲,數位化雲端服務產品特性,正是解決這個問題的最佳方案。以下我們將實際看看,如何用外勤筋斗雲,達到商化數位轉型!
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巡店安排即時性

  不論是自己擁有商品上架到各種通路,或是受委託賣場協銷的商化公司,安排任務的情境基本上就兩種:由管理部統一發派當月或當週的要巡的店家及任務給各商化人員,或是先將負責的區域店家劃分給商化人員,由商化人員在期限內自行安排巡店行程。當然,外勤筋斗雲兩種情境都可達到目的。
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  在外勤筋斗雲Web後台,管理者可單筆新增巡店任務進行派發、或是Excel批次匯入大量任務行程。任務派出後,商化人員手機將會立即收到推播通知,便可進行查看。相反的,若企業的情境是由商化人員自行排定,管理者可事先於後台設定每位人員負責的店點,設定完成後,商化人員即可自行在手機的日程表排定自己每日欲拜訪的店家,排定的同時,管理人員也可立即查看到人員排定的任務。若有需要,也可針對任務進行調度或調整,達到雙向即時同步。

資料搜集數位化

「數位表單格式製作」

 
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  外勤筋斗雲後台的表單管理工具有各式的元件可進行表單格式製作,管理者可依不同的需求製作符合需求的表單。比如:
  • 企業是要巡查的是自家產品,較多情況會依通路分表單。如:全聯、大潤發、屈臣氏、康是美、7-11 ⋯⋯ 等,因為自家的產品是固定的,但在不同通路可能上架不同的品項,價格、活動也不同,因此分通路統整,在資料分析上較為便利明確。

  • 若是協助客戶巡店的行銷公司,較多情況會是分廠商、廠牌,在通路進行巡店時,將分廠牌進行多張表單的填寫。這樣後續資料及照片可直接依分類進行匯出,提供給客戶時將更快速明確。

「商化人員到點任務執行」

  商化人員依照管理者或自己安排的任務及表單,到實地巡店。抵達後,
  • 第一步:直接開啟APP,點入該店點的任務進行回報打卡。
    →此資訊也將即時回傳到後台,管理者可即刻查核人員的點位是否正確。

  • 第二步:人員即可開啟任務中的表單,依照需求進行資料填寫。
    →比如各產品的庫存高低、是否有異動價格、活動櫃的位置是否顯眼及成效如何、是否又有多的競品及競品的促銷⋯⋯等。

  • 第三步:在任務中拍攝商品貨架、現場的狀況。
    →可於任務或管理者設計的表單中直接進行現場照片的拍攝。

  • 第四步:最後確定完成,離開打卡。
    →系統提醒是否有無完成的表單項目。
  以上,人員即完成一間店點的巡店工作。
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照片管理自動化

  對商化管理來說,最重要的絕對是照片蒐集。

  我拜訪過不少商化客戶,就算情境極為單純、不須進行文字回報的公司,也需要拍攝大量的照片。而協助客戶巡店的商化公司更不用說,常常與我分享他們的客戶會突然間需要哪個廠牌、某通路的所有照片,在沒有系統的狀況下,真的是非常頭疼。

  記得我們前面有提到,外勤筋斗雲可以依需求製作不同通路的表單,表單裡面可以設計不同的照片欄位。因此,只要管理者在表單中有設定好,拍攝的照片即可依照不同的廠牌或通路的表單進行搜尋、匯出。

  另外,我也看到以往許多商化人員的拍照方式都是拿一個小紙條,寫上今天的日期、店號等,與貨架一起拍攝照片,可謂人工的浮水印。現在透過外勤筋斗雲,管理者在後台設定好,拍攝的照片就可以在浮水印,可設定店家或日期。

數據分析更方便

  商化人員辛苦到每間店點,對大量的商品進行價格的核對、庫存檢核、資料蒐集,為的就是可以讓後端的管理人員進行資料分析。以往在紙本的狀況下,蒐集回來也需要助理或是商化人員本人進行登打,先不討論辛苦的問題,管理者若要立即知道結果,至少也需等一兩天。

  現在外勤筋斗雲的資料數位蒐集,商化人員填寫送出,資料立刻進到後台。管理者直接在後台拉樞紐分析工具、匯出Excel進行公式計算,立即可察看結果。

  舉例,若想知道哪些產品在哪些通路特別容易缺貨,可在表單設定相對應的欄位讓人員進行資料蒐集,回到後台,就可以如下圖這樣進行資料分析。

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  後台樞紐分析的欄位都來自於表單設計的表頭,可線上直接拉動進行分析,也可進一步變換成圖表、或是匯出Excel等。

  其他還有各式各樣的情境發想,比如:想了解各通路每種展架及櫃位的數量、商品的平均售價、或是人員跑點的數量、活動櫃商品的銷量⋯⋯等,可依需求進行表單的製作。不僅是看業務的成效,亦可提供行銷單位一線狀況的數據,可分析本次活動的效益及後續行銷活動方向。

現在就加入商化新藍海!

  外勤筋斗雲,已協助多間知名公司進行商化管理成功轉型,有效提升人員巡店執行效率、幫助管理者的決策分析。尤其是後端管理者,有不少間客戶是從原本紙本管理不善使用系統的情況開始,導入系統後,除了使用我在初期協助一起建置的表單,甚至還會再來電與我再討論需要新分析的情境,自己規劃的表單的規劃是否正確、後續的分析應用。

  很高興越來越多企業能透過外勤筋斗雲加入這片新藍海,若貴公司目前也正為商化管理困擾,歡迎到外勤筋斗雲官網註冊,立即取得5人入門版免費試用,更歡迎點擊官網聯絡我們留下資訊,我們專業的導入顧問團隊,將提供您1對1的諮詢協助,竭誠為您服務!

Date

24 三月 2021

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顧問觀點

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