設備定保派工交給系統吧!創造內外高效服務的智慧管理

設備定保派工交給系統吧!創造內外高效服務的智慧管理

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim

「定期保養」一般會佔設備維修公司一半以上的工作量,但比起叫修、裝機,定保在沒有系統的傳統維修管理下,更顯得繁雜耗時又容易出錯。我去拜訪過許多來洽詢外勤筋斗雲的設備維修公司,到現在都還記得他們內勤或管理者發自內心的抱怨,以下就和分享幾個來自他們口中說出的困擾,來看傳統管理的問題點:
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實際上只要是「人為」,就容易有發生錯誤的可能性。以上這些例子都不是將責任歸咎於內勤人員工作身上這麼簡單的層面,一旦問題產生,面臨到的就是客戶的信賴滿意度降低、甚至可能就流失到其他競業手上!

 所以,讓維修管理系統化,由數位轉型提高各階段的工作效率及精準度,才能從根本上解決問題。

如先前在「維修管理以「人」為本!數位科技提升客戶滿意度,創造經濟價值」文章有提到,外勤筋斗雲以維修情境為出發點進行開發,且推廣至今一直以來過半數的付費用戶都是維修管理情境。除了任務派工、叫修、設備的管理,現在我們也針對有合約關係的定保情境,推出合約管理模組,更符合使用需求!

合約定保情境數位化方案

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使用外勤筋斗雲,定保作業將系統化、簡單化,降低出錯率!接下來我們就來看看使用外勤筋斗雲的用戶,都是如何作定保維修管理:

定保任務的設定

1.客戶資料建立

首先,企業的管理者可在外勤筋斗雲的後台,建置客戶資料。

比如ATM裝機的銀行、印表機裝機的公司行號、咖啡機租借的店家門市…等,如圖中範例的A銀行-北區-站前分行。
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2.設備資料建立

接著於設備管理,建立該客戶底下相對應的設備,如圖,於剛才建立的A銀行-北區-站前分行,建立了設備X0001到X0003。而設備的資料的欄位,比如設備類型、機種、序號、安裝日期、設備服務等級……等,企業都可自定義,達到最符合需求的設備清單。

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3.合約建立

有了客戶及設備資料,管理者就可以到合約管理,新增合約主檔,輸入合約的編號、合約起迄、服務對象…等。而每間企業的合約規範不相同,外勤筋斗雲的合約欄位也是可以新增的,比如有的企業可能希望合約主檔能上傳照片、檔案,只要到系統中的擴充欄位添加即可。

而合約主檔的資料輸入完,即可添加本份合約底下的設備。企業可設定每筆設備的定保週期、定保首月…等,稍後於定保任務設定可進行關聯。當然,合約的設備明細也可以進行欄位擴充,讓合約資料更完整。

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4.合約定保任務設定

接著我們就可以來設定最重要的合約定保任務。每間客戶的合約定保規則都不相同,大致上可作以下區分:

合併保養任務

合約內的多台設備定保合併於同個任務中,寫一份定保單。而若合約中的設備,客戶、地址、定保週期不相同時,任務將會拆開。

舉例:A銀行總行的合約,合約內容為下10間分行各自5台設備,合併保養任務將拆成10筆任務,每筆任務都合併各分行5台設備。

個別保養任務

每台設備都有各自的任務及保養單。

指定

合約內同客戶的設備可自由進行定保任務的建立,可見立多筆指定任務模板。
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我們已經在剛才的合約設備明細有設定每台設備的保養週期&定保首月,在定保任務模板可做更詳細的設定,比如是要同定保區間,或是指定任務時間。

以下舉個例子讓大家更清楚:

舉例:
定保週期為「」、定保首月是「2」月
保養的月份為
2、5、8、11月

定保模板
任務生成的時間區間舉例

同定保需間: 2/1~4/30、5/1~7/31…

定保月份的指定日期: 2/5、5/5…

定保月份的指定區間: 2/1~2/15、5/1~5/15…
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當然,定保任務需要提早生成,才能讓管理者及維修員提早做準備、或與客戶進行確認。定期保養任務中,可設定每次的定保任務,要於保養月份的前一個月的幾號生成。

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5.合約到期通知設定

合約到期通知,可自由設定希望在合約到期日的前幾天發送Mail給相對應的人員。Mail的內容也提供一些如合約名稱、合約到期日…等參數,關聯進信件內容中。您可以設定該信件要直接發給客戶,或是發給合約的業務員、管理者,達到提醒的作用。

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定保任務的執行

1.收到定保任務

維修員將於管理者設定的日期先行收到定保任務。

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2.進行定保

於須執行任務的時間,維修員到場進行以下定保工作:

●抵達打卡:管理者可即時於後台知道是否維修員如時抵達現場。

●定保單填寫:手機直接填寫快速所需欄位,供客戶簽名。

●提供客戶定保單:讓客戶掃QRcode留存,或Line、Email…發送。

如此,即完成一次定保任務。

管理者亦可於後台進行排程設定,當任務結案後,自動發Mail將定保單寄發到客戶Email,節省人員現場掃描動作。而本次定保任務資訊、或該機器定保歷程、客戶資料等都可直接於任務中進行查看,不須電洽內勤來回確認。

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提升服務價值,突破業績新高度!

我一直認為,企業辛苦售出設備成交訂單,而接下來的維護定期保養的品質及效率,才是增加客戶留存率及推廣率的致勝關鍵!

外勤筋斗雲,已協助百間設備維修企業數位轉型,提供更靈活、智慧的方式簡化工作流程,透過數位化服務改變傳統繁雜的作業模式,提升效率、品質,穩固客群及口碑的管理,進而提升業績成長。現在註冊外勤筋斗雲,可取得5人入門版進行免費試用,而設備、合約加購模組,也提供1個月免費試用期,讓您直接進行體驗,完全了解功能是否符合需求。您更可以直接於官網聯絡導入顧問團隊,我們將提供您1對1的諮詢協助,竭誠為您服務!

Date

21 六月 2021

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