系統快速導入銜接內外的重要關鍵 後台設置技巧詳解

外勤筋斗雲是一套彈性極高，且因資料庫都儲存雲端、多裝置即時同步，故可快速導入的系統。在開始使用外勤筋斗雲系統前，先了解後台設定能讓您0時差銜接公司資訊、內勤、外勤人員與系統。這一篇文章將以後勤單位的管理權限包含了營運管理單位、人力資源單位、財務會計單位等，說明外勤筋斗雲後台設定及應用方式，並特別針對考勤模組加以解說，讓企業了解多平台行動辦公及考勤所帶來的效益，不僅可以加速平時作業，還能提升企業整體核心競爭力。

公司基本資料中包含各種組織架構及人員群組、員工帳號職等設定、假別設定等，通常是由營運管理或人力資源單位來做設置。

組織架構、專案組織、人員群組: 在開始使用外勤筋斗雲之前，我們建議先從公司的組織架構設置，能夠更順利的把員工帳號整理至各個單位，讓系統運作更容易順暢。您可以根據公司的組織設計成一層層的大至小的公司單位組織，以縮排方式列表顯示，同時也能加入組織代號做更細部的分類整理。啟用人數及停用人數可讓管理者清楚地知道組織下的人數。您也可以建立專案組織或人員群組將不同單位的人員加入，方便單次或常態性的專案或工作相關人員作管理。

員工帳號及職等維護: 組織架構建立完成後，就可以新增員工帳號。員工帳號可以手動單筆新增，也可以按照格式匯入多筆資料。同時，可設置公司的職等資訊，例如：經理、主任、一般員工…等，按順序職等高至低排序，並可填入員工帳號中。員工帳號也必須賦予不同的角色權限，包含可建立更改系統所有設置的系統管理員、擁有大部分建立更改權限的管理人員、及僅能執行的外勤人員權限。另外，每一個員工資料權限也可以自定義，可選擇依照部門或專案群組，讓資訊安全能有更好的控管，客戶資料權限亦可在此設置。

客戶管理：您可以輸入個人客戶或公司客戶，也可在客戶類型中設置分類。而公司群組維護可應用於同一集團課戶有多個服務地點做設置，可針對一公司的某一門市做更細部的客戶管理，也方便在指派外勤人員任務時更精準快速。

貼心提醒：
若您僅需使用外勤任務管理功能，在設置完以上項目即可開始使用。組織、專案、群組與人員的設置，也都和表單簽核相關，設置完成後，簽核程序才不會發生錯誤。

公司基礎資料建置完成後，還有一樣重要的設置就是請假流程設置。

假別維護：在假別維護中，可自行定義請假項目名稱及說明，讓員工請假時直接點選請假原因。

請假加班單編輯：在考勤管理中的表單簽核流程，可以設置請假單或加班單的送審流程。您可以根據公司的請假加班流程，以拖移方式加入新的節點來編輯您的表單。一般來說程序都是發起人發出請假加班需求，發送至直屬主管也就是主管節點，審核同意後送去部門節點人資、財會等單位，做出勤以及薪資計算。這樣一來，請假加班簽核就能e化且自動化執行，即使不在辦公室也可以用手機申請，主管也能在外面簽核這些單據，讓請假加班申請流程即時又順暢。

貼心提醒：請假加班申請簽核單屬於簽核模組，若無購置就必須由管理者手動新增請假單或自製加班單申請表格，並手動計算請假及加班時數。

班別設置：首先，我們需要建立班別名稱，例如：早午晚、大夜班等，並加入班別顏色讓班表更容易辨識。您可以自由設定員工上下班時間及設定午休時間，而最早簽到時間可以設置在規定上班時間前幾分鐘可以讓使用者簽到打卡，最晚簽退時間亦然。您也可以根據需求選擇設製拍照回報及允許遲到早退。多元的班別設定，讓您集中且有效管理不同上下班時間的員工，加速人資單位計算上下班出勤作業。

考勤地點：我們貼心的設計讓您統一管理不同工作地點的同仁，所以您可以在考勤地點中設置多個考勤地點。同時這些考勤地點也可以選擇用經緯度或是公司wifi來判斷打卡是否有效。

考勤行事曆：考勤行事例中可以設定公司的上班與放假日，可以應用於固定班的外勤人員。定義工作日定義可以讓固定班的考勤群組，依照行事曆定義的工作日生成班表資料，而設定了節假日可讓工作日因遇到節日將不生成班表資料。反之，特殊工作日為原放假日但因補班而系統會生成班表資料。

考勤群組：考勤群組將同考勤方式的員工歸類至同一群組。若考勤群組為固定班，則需選擇先前設定好的班別及行事曆，設定完成後該考勤群組的人員會跟據考勤行事曆和班別自動生成班表打卡資訊。而在考勤群組選擇排班，僅需選擇班別來設置班表。在排班畫面可單筆或匯入排班資訊，自由編輯異動人員的班別，方便主管做臨時人力調派，完成之後也可以在班表總表查看本月份所有人員的完整班表。外勤筋斗雲完整的考勤模組功能有極高的彈性化設置選項，讓您靈活應用不同類型的人員上下班打卡稽核，協助後勤人資單位輕鬆的完成後台設置。

貼心提醒：一個人只能隸屬於一個考勤群組，而一個考勤群組可加入多個班別。如果選入的人員原本隸屬於另一個考勤群組，儲存後該人員會被歸到新的考勤群組。系統會依新的考勤群組生成新的出勤資料，並刪除原出勤資料。

考勤紀錄：考勤紀錄中顯示所有員工的每日上下班打卡資訊，在這邊主管可以針對異常狀況做審核，點選待審核的打卡紀錄可調整或刪除考勤打卡紀錄，或是針對遲到、早退等等狀況選擇同意或駁回。您也可以針對缺卡的資料做補登作業，所有的打卡審批都可以在考勤紀錄一次完成。

考勤報表：考勤報表可幫助人資和財會單位做每個月考勤及薪資計算最方便的一向功能。以往傳統考勤作業，大部分是用excel計算，並且需使用多個不同類型的系統或資料，從多單位多位同仁蒐集齊全後才能開始作業。作業時會先把紙本的打卡資料key進電腦，再查詢請假加班簽核系統紀錄請假加班時數，甚至還需要彙整臨時異動或忘記打卡的紀錄再用excel計算，每個月重複彙整統計其實會耗費非常多時間。導入外勤筋斗雲後，紀錄全部雲端且行動化，每日員工只需利用手機就能在指定地點、指定班別時間上下班打卡，請假加班紀錄搭配電子簽核功能，讓全部的作業都行動智慧化，這樣一來考勤報表就能一鍵產出。

考勤報表有兩種統計格式讓您可以靈活運用，考勤匯總報表可以針對人員查詢全部的應出席、實際出勤、遲到早退、請假加班統計，可迅速讓人資、會計單位內勤人員做考勤及薪資計算作業。而考勤明細報表是針對單位人員的每個出勤班別，條列出打卡時間及是否有遲到早退、請假加班狀況，這類的報表較適合針對狀況較多的人員做檢視，主管可利用此報表關心特定員工使用。

貼心提醒：考勤明細報表Web查詢結果只會顯示某日的加班、請假總時數，點擊後方可查看記錄的明細。Excel匯出結果將會將單據的明細列出來，您也可做更進階的分析使用。

接觸客戶的過程中，發現許多企業對於導入系統卻步的原因，多半是因為導入系統需要耗費大量時間成本人力，而外勤筋斗雲掌握了雲端系統導入快速的優勢，並搭配企業專屬一對一導入顧問的協助，幫企業一一排除系統資料初期建置的困難。外勤筋斗雲團隊不但可快速導入，也協助提升您團隊整體的工作效率、節省了人力時間，各式報表資料統一集中化管理，快速彙整樞紐統計報表，出來的好處可以更快的反應市場的數據，有更多時間作市場面的策略決策。省掉的這些時間，無形之中轉化成更有價值的分析決策，協助各類型企業提升品牌形象，給客戶印象大大加分。

我們已經協助多家有零售服務廠商解決考勤管理、外勤管理、資訊溝通、整合同步的問題外，因為資訊更齊全同步幫助管理者分析決策，並提升公司整體內外各單位的溝通效率。對於服務品質的講究更能提升客戶滿意度，是企業競爭力提升的重要關鍵。

最後，「外勤筋斗雲」為了服務更多的傳產在紙本行政審批繁複或跨境管理的困擾，近期也推出了線上審批流程設計和多語系支援，讓表單服務發揮到極致、跨國企業多語言管理最佳體驗，企業五人以下入門版免費使用。

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