遠端工作怎麼管理? 外勤筋斗雲輕鬆打造高效異地業務團隊

遠端工作怎麼管理? 外勤筋斗雲輕鬆打造高效異地業務團隊

 

  面對整體大環境改變,許多企業已經開始著手啟動遠端辦公,全球包括台灣企業都必須面對異地辦公或在家辦公(Work from home)所帶來的考驗,對管理者來說如何有效管理「看不見」的員工是一頭疼難題。

  苦惱的企業主們在實施在家工作制度,第一秒浮現的想法都是「員工到底有沒有在工作?」、「工作效率一定很差!」。打破以往的辦公制度,也可能伴隨著勞資之間互不信任感,這時必須透過一套完善的軟體來協助搭建主管及員工兩端的溝通橋梁。先來看看遠距辦公主管們會有的管理困難:

 

  • 重要資訊如何佈達、查詢及同步?

  • 如何遠端打卡、能否規定工時?

  • 工作進度怎麼追蹤? 完成與否?

  • 大量資料回傳怎麼統整、統計?

  • 員工稽核怎麼執行? 有無達標?

 

  外勤筋斗雲致力於打造一以雲端為基礎的訊息數據平台,用主動回報方式建立員工「向上管理」的工作模式來達成勞資雙方信任的行動辦公室,利用手機即可完成外勤工作的每日例行作業。外勤筋斗雲不僅能運用在外勤管理,我們也設計了一套遠端辦公的解決方案,解決您建立遠端工作團隊所需做的準備。接下來,將以業務情境來套用遠端辦公模式,只要掌握五大原則,即使在大環境艱困時刻業務推廣也不會停擺。

 

外勤筋斗雲五原則 輕鬆打造高效異地業務團隊

外勤筋斗雲五原則

 

  1. 資料雲端儲存 異地多裝置協作

      遠端工作必須以資訊雲端化基礎,公司所有作業及資訊才能順利查詢及進行。外勤筋斗雲的資訊都儲存雲端,利用Web後台或手機App皆可完成公司人事、行政、外勤管理、資料統計分析等作業。

     

  • 訊息公告、互動式問卷: 為保公司公告有效佈達,我們的訊息公告特別設計成可查詢員工是否已閱讀。除了單向式的資訊傳達,也支援互動式問卷可作員工意見調查,及時獲得投票統計數據。

  • 自訂表單資料、線上簽核: 遠端工作期間,公司的行政作業也不能停擺。所有的表單都可以e化例如: 費用申請單、IT需求單…等,只要利用自訂表單即可製成並讓同仁手機填寫,這類的表單也經常需要長官簽核,搭配流程設定便可完成簽核單做線上簽核,讓公司行政流程順暢運作。

  • 客戶資訊集中管理、服務歷程查詢: 對於業務單位來說,最重要的客戶資訊也能設置查看權限並集中儲存雲端共享,每一次的服務歷程也同步紀錄在系統中,做為下次服務客戶查詢依據。

 

  1. 考勤人事作業

  • 異地遠端打卡: 外勤筋斗雲的遠端考勤打卡也能讓您的團隊有規律的上下班時間,這也是建立勞資雙方信賴的重要方式之一。只要將考勤群組加入需要遠端打卡的人員,考勤地點留空白即可,人員利用手機打卡表示開始/結束工作。主管可利用Web考勤紀錄查看組內員工每日考勤狀況,也可針對異常打卡審核,所有遠端出勤狀況一目了然。

     

    異地遠端打卡

 

  • 請假加班申請: 線上簽核功能也包含請假加班簽核流程申請,讓有需求的員工填寫請假加班單。

 

  1. 工作進度回報

  • 任務回報&執行: 業務類型工作在家遠端上班,一樣可進行客戶電話拜訪或會議。主管利用web後台指派或由業務自行排定電訪任務,日程表中可得知今日任務,主管可即時查看各客戶電訪進度,這樣的工作模式在非常時期業務推廣也不會間斷,同時可以精準掌握團隊工作進度。

     

    任務回報&執行

 

  • 表單填寫: 遠端工作我們建議可製作電話訪問表附件在任務中,讓業務詳細紀錄電訪目的、討論產品項目、內容…等。同時,您也可以製作訂購單,客戶下單業務在家也能直接回報主管銷售狀況。若有公司內部會議需視訊進行,一樣也能透過自訂表單製作會議紀錄表紀錄會議重要資訊。所有表單資料都及時同步,不論什麼狀況都能滿足您資料蒐集、同步的需求。

     

 

  1. 資料彙整統計:

  • 樞紐分析統計、報表視覺化、一鍵匯出: 外勤筋斗雲完善的報表功能將表單蒐集的資料,以各式視覺化圖表呈現。業務主管可以透過匯出每日電訪紀錄表得知每日業務和客戶討論的項目、細節,主管在遠端也能即時得知組內業務所有狀況。針對業務的訂購單,也可直接利用樞紐分析功能,呈現成表格、折線圖、長條圖…等等實用統計圖表,視覺化呈現業務銷售量,這些資料都能匯出再做其他分析利用。

     

    樞紐分析統計、報表視覺化、一鍵匯出

 

  1. 團隊管理稽核

  • OKR制定: 過往的業務單位都是年度做KPI績效審核,在遠端工作的模式下恐不適用。要怎麼在這段期間協助員工高效率完成工作呢? 最適合的管理方式非OKR莫屬。由O目標為基礎,KR關鍵結果為量化指標,由團隊討論出一個周期內定向的大目標,接下來擬定 2至4 個關鍵結果,做為遠距團隊的溝通、回饋方式。

    下面示例業務團隊的OKR指標:

     

    公司

    業務部門

    O

    目標

    Q2遠端工作期間,提升營收3%,付費客戶達500家

    主要推廣食品類產品,提升業績

    KR

    關鍵成果

    1. 每月營收 4000萬

    2. 每項產品營收達500萬

    3. 推防疫相關產品: 視訊會議模組、電子簽核模組、考勤模組

    1. 每週電訪30家客戶

    2. 每週5間付費用戶or達10萬銷售金額

 

  • OKR檢核: 和團隊溝通好OKR目標後,接下來教您利用外勤筋斗雲如何輕鬆作每日檢視,讓團隊即使遠端工作也能高效管理。

 

關鍵成果1: 每週電訪30家客戶

  利用任務數統計,便可知道業務是否達標。您只要在建立任務時將「任務分類」註記電話拜訪,拉選「時間」、「外勤人員」就可以立即知道團隊達標情況。由下圖可知一周的30通電訪任務如期完成只有90%表是有3任務沒有完成,可以針對未完成的任務關心同遇到什麼困難。

 

 

關鍵成果2: 每週5間付費用戶or達10萬銷售金額

  而要檢視業務人員有沒有達成一週的OKR的目標,可以用平日蒐集的「訂購單」來統計。透過「表單資料查詢」選取訂購單,「上傳人員」,再利用「樞紐分析表」拉出一週日期便可得知該週期訂單金額是否達標。您可以勾選保留樞紐設定,下次查詢報表時便可一鍵產出資料。

 

表單資料分析

 

外勤筋斗雲協助勞資溝通及建立信賴感 是遠端工作的核心價值

  外勤筋斗雲的主動回報機制,正符合遠端工作自主管理的精神,透過完善的考勤管理、電子簽核、任務派遣、自訂表單、統計分析功能和員工建立更多信賴。如此一來不僅能促進勞資溝通,也能協助雙方迅速高效完成工作,同時透過數據的蒐集、報表分析統計,讓遠端工作團隊發揮最大效益,也是業績提升的關鍵。

  外勤筋斗雲除了解決遠端工作管理難題,同時也期望解決更多傳產在紙本行政審批繁複或跨境管理的困擾。三商電腦身為資深系統整合商,長期對專業服務的維修、配送、營造監工、商化協銷等外勤服務有深刻觀察,全台首創雲端外勤管理系統的「外勤筋斗雲」更是獨家搭配導入顧問,了解企業需求痛點後協助規劃套入使用情境,協助企業從產品導向變成數據導向,把「日常管理化作數據」,應用數據分析、人工智慧等新科技輔助決策來加強數位管理,藉由搜集數據並解讀趨勢來優化營運,才是最重要的關鍵。

企業五人以下入門版免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

 

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Date

23 四月 2020

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