高效時間管理術 - 醫材產業解決方案

高效時間管理術 - 醫材產業解決方案

 

工作太多,時間總是不夠用? 醫材業務高效時間管理秘密武器

做過業務的您一定知道,每天帶著各種表單在不同客戶地點移動,還需填寫表單、給客戶簽名,表單填寫完成還要回公司整理成各式報告呈交長官。

經常出門在外的您,一定身受其擾!

本篇將套用醫療器材業務情境,教您如何透過外勤筋斗雲達成高效時間管理。

 

高效時間管理準則1: 任務排程、客戶資料、服務歷程一手掌握

醫材產業客戶多為醫療院所,含括公立大醫院機構、私人診所,其業務工作內容非常多樣化: 大至公立醫院相關專案、跟刀,小至診所模具送貨收款等。在傳統的作業中都是手寫或是手機簡單記錄工作行程、連絡資訊…等,沒有系統化的整理導致記錄凌亂不堪,也可能遺失。

 

外勤筋斗雲手機行事曆

 

▶依照重要程度依序安排工作任務

外勤筋斗雲的任務管理功能可協助醫材業務工作優化時間管理。較具高重要性與時間性的工作,需配合醫生時間且難以更改時間的工作,可先透過手機app安排這些任務,然後利用日程表查看剩餘的時間,安排其他重要但不急迫的工作任務,像是例行客戶拜訪等填滿時間表,也可以利用地圖檢視模式規劃工作最短路徑,將所有時間精準規劃利用並運用零碎時間達到高效率辦公。

▶客戶資訊、服務歷程

利用外勤筋斗雲後台的「客戶管理」可將所有客戶聯絡資料、類別有邏輯性的記錄且集中化管理,這樣一來業務在外跑客戶時也能輕鬆查找客戶資料。客戶電話也不必重打儲存在手機聯絡人,只要利用外勤筋斗雲APP即可連動通話功能打給客戶,更方便的是貼心的「客戶歷程查詢」功能可顯示同一客戶過往所有服務記錄,幫助業務再拜訪前查看,強化客戶滿意度。

 

客戶資訊、服務歷程


高效時間管理準則2: 打卡回報、處理狀態、遠端管理快速精準

業務總是在外工作,而且團隊成員的工作地點範圍很大難以管理,主管怎樣能知道業務人員確實抵達客戶端執行工作呢? 外勤筋斗雲透過手機打卡、多端及時同步的方式解決這個問題。

抵達客戶端時,可透過手機APP即時定位打卡告知主管已抵達,並可註明處理狀態說明甚至上傳照片。主管透過任務儀表板即可查看所有業務的工作進度。這樣一來即使業務都不在辦公室,主管不用透過電話詢問,即可立即掌握各組員的工作狀況。

 

打卡回報及處理狀態

 

高效時間管理準則3: 電子化表單資料蒐集 細節記錄無遺漏

高效時間管理的重要一環就是將所有的表單都電子化,省去大量人工抄寫難以匯整統計的時間。管理者可在後台根據不同用途自訂各式各樣的表單(客戶拜訪記錄、業務日報表等),輕輕鬆鬆以拖移的方式建立表單,達到資料蒐集全面的數位化,表單完成後僅需附件在相關任務中,業務在工作執行期間,就已經把重要數據直接e化紀錄於手機,每台終端裝置蒐集到的資料都即時同步,管理者不僅可以隨時隨地查看,還可以一鍵產出各式報表。

▶客戶拜訪記錄表 詳細記錄第一手資訊

業務到客戶端拜訪經常需要記錄醫院診所推廣產品、談論專案需求,並且和醫生討論專案細節…等,所以快速蒐集記錄非常重要。可利用外勤筋斗雲可以在客戶拜訪任務中,夾帶客戶拜訪記錄表,並自訂欄位包含拜訪目的、產品名稱、細節內容…等。除了能提醒自己所有應記錄的事項,在工作時即可填寫工作紀錄細節完成工作報告。提交後立即同步後台主管便可查看,即可再分析利用。另外,所有電子表單提交後可產生QR code或連結,讓客戶立即取得表單PDF檔。若客戶期望月底統一付款,可利用後台表單功能,拉取時間一鍵匯出該時段所有記錄,一次請款。

這些由第一線工作蒐集的重要資訊,並從中發掘客戶需求、商機、產品改善方向等,長期累積下來都是公司重要資產,增進團隊競爭力。

 

電子表單產生QR code或連結

 

高效時間管理準則4: 高效智慧數據分析 各式分析報表

▶銷售前- 新產品上市推廣新客戶:

接下來介紹新產品上市時如何運用外勤筋斗雲來協助推廣產品。首先,在客戶管理中的公司客戶於「客戶類型」中篩選適合的潛在客戶作推廣。假設新產品是超音波治療器,在客戶類型中可選擇復健科的客戶安排任務,做為第一階段的產品介紹拜訪。

我們建議在製作拜訪表單時,初次拜訪記錄表可加入「購買意願」欄位讓業務估測客戶對於產品需求意願,並分為三類: 目前不需要、有意願了解、有迫切需求。另外,拜訪記錄表可加入「商機階段」欄位讓業務註明該次拜訪客戶的成交進度,設定像是: 初步接洽(成交率30%)、提案報價(成交率50%)、談判協商(80%)等銷售階段。

 

拜訪表單製作

 

透過業務邊工作邊填寫的回傳表單資料,無論是業務還是主管都能針對這些資訊,掌握銷售進度及商機。舉例來說: 新產品推廣後的第一輪拜訪,回傳的「購買意願」可以針對有意願了解、有迫切需求的客戶再次拜訪追蹤。同時,也可以了解目前不需要的客戶是什麼原因,若是舊機器未過保固等原因,可以註明之後再訪。二次拜訪後,追蹤「商機階段」可以檢視看哪一些客戶推廣進度落後,可以讓業務關心該客戶狀況了解需求,加速銷售速度。同時商機階段,也是增加未來成交率的關鍵指標。在檢討過去銷售量時,您可以檢視成交率達50%確未成交來分析其中原因,並加以改善提升業績。

▶銷售後- 檢視&製作各式業績報表

業務單位經常需要製作報告,並且開會檢視績效,醫材業務也同樣如此。可自訂「訂購表」附件在任務中,讓業務在工作中就蒐集好相關資料、讓客戶簽名並及時同步後台。這樣不僅免去回公司key-in資料時間,報告也能輕鬆產出各式視覺化報表。

 

檢視&製作各式業績報表

 

以下示意利用外勤筋斗雲樞紐分析功能來檢視醫材業務團隊某月份業績操作方式。首先,訂購表可包含業務姓名、銷售項目、報價等欄位,資料蒐集回來後再利用樞紐分析表查看。點選表單管理的「表單資料查詢」,選取訂購單和資料上傳日期,在樞紐分析表中可以設定合適的資料格式。圖中拉取上傳人員、銷售項目、報價即可查看5月份單人各項產品銷售業績。點選右上深藍色按鈕保存樞紐設定,下次製作相同報表只需要按查詢即可完成,協助團隊快速檢視業績資料。

 

外勤筋斗雲協助優化時間管理 高效業務管理提升業績

對於工作時間彈性的醫材業務來說,最重要的是能有一套系統協助將時間做更好的利用。外勤筋斗雲從任務行程安排、到點回報打卡、資料蒐集統計分析著手,協助業務高效時間管理,也是提升競爭力及業績的關鍵。

外勤筋斗雲除了解決業務時間管理難題,同時也期望解決更多傳產在紙本行政審批繁複或跨境管理的困擾。三商電腦身為資深系統整合商,長期對專業服務的維修、配送、營造監工、商化協銷等外勤服務有深刻觀察,全台首創雲端外勤管理系統的「外勤筋斗雲」更是獨家搭配導入顧問,了解企業需求痛點後協助規劃套入使用情境,協助企業從產品導向變成數據導向,把「日常管理化作數據」,應用數據分析、人工智慧等新科技輔助決策來加強數位管理,藉由搜集數據並解讀趨勢來優化營運,才是最重要的關鍵。接下來,「設備管理」模組即將上線,方便經理人快速數位化指派任務與外勤人員行動化檢視及回報,輕鬆實現設備維護智慧化管理。

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Date

28 五月 2020

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