環境清潔工程解決方案 優化派工流程提升管理效率

環境清潔工程解決方案 優化派工流程提升管理效率

 

 

    環境清潔工程行業的服務範疇涵蓋大樓、廠房、大型活動等室內外環境的清潔消毒、石材地毯養護、水塔清理、裝潢前後清潔、災後處理...等,服務對象及服務內容非常廣泛。同時,清潔人員及施工人員性質還分為機動性的派工、定期到點服務和駐點清潔服務…等種類。因此,在外勤業務、工班、清潔人員的管理、考勤、表單資料彙整作業就變得更困難繁複。

    外勤筋斗雲整合了考勤、任務、簽核、表單、統計分析等功能,能有效針對不同性質工作及人員數位化管理,以系統輔助人員減少日常工作作業時間並提升效率,銜接內外溝通也能徹底消除紙本表單抄寫及彙整時間,並可將這些統計資料加以分析利用,協助企業將人力更有效率規劃及運用也能提升服務質量。接下來,將針對三種清潔工程行業的工作類型運用外勤筋斗雲提升管理效能。

 

專案工程與清潔需求 估價簽核及派工作業效率倍增

    針對單次專案需求的估價及派工,在傳統的作業流程都是由客戶致電公司客服後,需求會pass給業務單位,並由業務到現場了解需求並手寫估價單,表單填寫完成後需跑簽核流程,長官簽核確認後便由助理安排工班或清潔人員到場服務,完成後助理必須整理相關服務單才能結案。無形之中浪費很多填寫表單、跑簽核流程、資料彙整的時間,也難以得知外勤人員即時的進度,導致服務效率低落。

    透過外勤筋斗雲的任務派遣、自訂表單、統計分析...等功能,業務人員可利用手機填寫估價單,並設置簽核流程讓長官簽核,完成後即可派工執行任務,過程中也能透過任務儀表板查閱各項施工及清潔進度。 外勤筋斗雲協助優化團隊工作流程

圖一 外勤筋斗雲協助優化團隊工作流程

 

業務端- 報價簽核流程優化

    傳統紙本簽核作業繁複且難以追蹤簽到哪個層級長官,如對報價有疑問也必需耗時來回修改溝通,這些流程往往耽誤專案時程,也可能引起客戶抱怨甚至客戶流失。

    外勤筋斗雲的簽核功能整合了表單及簽核流程,協助企業快速完成客戶需求估價。在「簽核管理>自訂簽核表單」您可以編輯表單內容與簽核流程,我們建議在估價單中加入自輸或單多選欄位: 「客戶名稱」、「需求項目」、「需求人力估算」、「報價」、「客戶簽名」。您可將估價簽核單附件在任務中,業務執行任務期間在客戶便可立即填入報價項目及金額,並取得客戶簽名,表單送出後立即按照您自定義的簽核流程送審。
簽核單及簽核流程編輯與手機填寫畫面

圖二 簽核單及簽核流程編輯與手機填寫畫面

 

    多數的公司對於不同金額的專案會設置簽核的長官層級,若以五萬以上的案子需簽至處級主管為例,簽核節點需設置「發起人節點」、「部門節點-部級主管」、「部門節點-處級主管」,在處級主管中的進階設定中設置條件為「報價大於50000」即可。因專案報價時常無固定價格,若您簽核節點中所有人能修改部分欄位,您可以欄位設定中勾選「可編輯」。簽核過程中,您可以隨時透過簽單管理查看簽核進度跟客戶匯報,不僅改善了報價單簽核速度,也能讓客戶享受更專業的服務。

 

管理端- 簽單樞紐分析營收統計

    在「簽核管理>簽單資料查詢」中,您可以利用樞紐分析表快速得知業務專案的營收狀況。您可以拖移項目元件來製作統計表格,拖移簽單狀態、上傳人員、地點類型、需求項目、日期,即可得知業務人員在某期間內客戶專案內容及金額,其中「已完成」的簽單表示長官確認通過的營收金額、「進行中」的則可當作預期營收參考,這些數據能讓業務單位即時掌握專案進度,即時得知業績狀況也能提升對數據及市場的敏感度。

 簽核單樞紐分析統計

圖三 簽核單樞紐分析統計

 

工務端- 任務派工&統計分析優化

    傳統的外勤派工作業會有很多困難,除了很難知道人員是否確實到點工作,主管也很難得知工作進度。同時,人員每天都需填寫工作報告,紙本填寫後需帶回公司讓助理key in電腦,許多報告資料都得經過冗長的作業流程才能統整分析,不僅沒有效率人工作業還可能出錯。外勤筋斗雲的任務管理、自訂表單及統計分析功能解決派工、行程管理、表單資料分析的惱人問題。

 

▶任務派工及執行

    透過外勤筋斗雲的「任務管理」功能,主管能派工給適合或行程有空檔的的施工人員或清潔人員,透過員工行程表及任務儀表板可以查看任務狀態及工作行程,派工時可根據人員技能來指派工作任務。

    派工後外勤人員會立即收到手機推播通知,到客戶端執行工作時可GPS定位打卡回報主管,工作中利用手機填寫相關表單,結案後相關資料會立刻同步後台,也可手機掃瞄QR code給客戶PDF檔案備份。外勤筋斗雲的Web後台管理搭配手機前台協作,可協助企業內外溝通順暢、即時同步、資訊透明化,提升團隊整體工作效率。
手機日程表與任務儀表板

圖四 手機日程表與任務儀表板

 

▶表單填寫及資料分析

    外勤筋斗雲不僅能解決外勤人員管理問題,也能解決耗材管理問題。我們建議在派工任務中附件工作紀錄表讓清潔人員或施工人員填寫,表單中設置可動態新增的「區塊元件」紀錄使用耗材,表單中您可以加入地點類型、服務項目的單多選元件,耗材項目也可設置階層選項和數量,外勤人員手機填寫表單時,能更快速依照分類找到使用耗材。
Web後台表單設計與手機填寫畫面

圖五 Web後台表單設計與手機填寫畫面

 

    透過樞紐分析表您可以針對清潔及施工人員的耗材使用統計,選取工作紀錄表拉取日期區間,拖移「耗材項目」及「地點類型」項目元件,並以數量加總取整數呈現耗材用量統計。圖中您可以看到近期消毒液的使用量最高,可以提前採購消毒液並將備貨量提升。

 利用樞紐分析表統計耗材

圖六 利用樞紐分析表統計耗材

 

定期到點服務 排程管理自動派工

    傳統在管理周期性的服務項是: 清洗水塔、大理石打蠟…等。通常是紀錄在google行事曆甚至手寫至月曆上。若客戶有一定的數量之下蠻容易發生漏掉的情況。外勤筋斗雲全新功能「排程管理」能自動生成任務並派工執行定期保養任務。

    外勤筋斗雲的排程管理可以進行任務、表單、簽單…等多種功能操作,並且根據您的設定的事件觸發排程的執行,例如任務結案、表單送出、簽單完成簽核…等,事件觸發且符合執行條件後,系統自動執行您自訂的排程執行特定動作,接下來將示意在執行完成「清洗水塔(月)」任務後,系統自動排程下月的水塔清洗任務。

任務結案觸發排程示意圖

圖七 任務結案觸發排程示意圖

 

    首先,您在派工時需先將要執行排程的任務分類設置成「清洗水塔(月)」來作為排程執行條件。在「系統管理>排程管理」中點選新增,作業類型選擇任務、觸發事件選擇結案,表示該次任務執行結案後自動生成下次清洗水塔(月)任務。在執行動作中您需設置「建立任務」並根據您的需求編輯欄位值,若為下月再次執行同樣內容的任務,任務執行時間可設置成觸發排程後30日。您也可以新增多筆執行動作,例如本次任務結案後自動排程發email通知客戶下次洗水塔日期即時間,並可自行編輯email內容。排程管理還有很多應用方式,像是業務估價單送簽完成後自動派工給工務單位執行…等,我們協助企業完美解決各單位的溝通難題與人力派工,讓團隊效率倍增。

 

駐點清潔服務 考勤管理出勤時數一目了然

    環境清潔行業還有一項服務便是長期駐點清潔,但對於總公司需要管理分佈各地的清潔人員的上下班考勤資料及薪資計算便是一大難題。每個客戶大樓的上下班時間可能不同,也可能是排班制,臨時請假加班也難以審核紀錄。對於主管及人資來說很難知曉人員確實的出缺勤狀況,月底結算時考勤資料統整也耗時耗力。

 考勤排班示意圖

圖八 考勤排班示意圖

 

    外勤筋斗雲的考勤模組無論固定班、排班的人員都可以自由設置上下班打卡時間及手機打卡地點。透過「考勤管理>考勤設定」可設置考勤群組、地點、班別、行事曆、假別及簽核流程。首先,可以在考勤行事曆定義清潔人員的上班日及考勤地點,再至考勤群組設置不同考勤地點的考勤類型(固定班/排班)及班別,並設置班別的最早簽到及最晚簽退時間、午休時間…等。設置完成後,外勤人員便可根據主管自定義的考勤規定,利用手機輕鬆完成每日上下班打卡作業。您也可以設置公司假別和請假加班簽核流程,讓外勤人員透過手機申請請假加班簽核單。

    考勤資料中涵括了所有考勤班表資料、打卡異常警示與審核、請假加班紀錄...等,滿足企業所有的考勤需求。在考勤報表中,您可以即時查看任意區間的所有上班、請假、加班時數,系統化匯整所有地點及班別人員的考勤資料,加速薪資計算作業。

 

各式功能靈活運用 滿足環境清潔工程管理需求

    外勤筋斗雲整合任務、表單、簽核、考勤、排程管理,已協助多間環境清潔工程客戶解決外勤管理難題,並不斷優化各種類型外勤工作流程,同時透過樞紐分析將工作中蒐集的表單資料化作有意義的數據,輕鬆實現智慧化管理成功數位轉型。

     三商電腦身為資深系統整合商,長期對專業服務的維修、配送、營造監工、商化協銷等外勤服務有深刻觀察,不僅具有線上簽核流程設計和多語系服務,最新推出的自訂資料及排程管理功能,能協助企業由內勤、表單管理、行政簽核與跨國支援均具有最佳體驗。目前管理五人以下的企業可免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

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12 十月 2020

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