數位多媒體行業應用解決方案-協助優化工作流程 跨部門協作再升級

數位多媒體行業應用解決方案-協助優化工作流程 跨部門協作再升級

    隨著5G網路興起及大眾對於互動體驗的需求,數位看板越來越普及,無論是戶外大型電視牆、商場內的互動電子看板、醫院診間叫號及報到系統、甚至是電梯數位資訊平台都是數位電子看板的應用範疇。對於數位看板廣告供應商在管理從業務端洽談客戶、工務端安裝軟硬體到售後的維修保固,若無管理系統協助優化每個環結的作業,便會面臨很多難題。

 

一站式雲端管理解決方案 協助不同角色優化工作流程

    在過去的管理上數位看板推廣會由業務人員拜訪商業、住宅等大樓開發新客戶,客戶確定簽約後業務需自行key in或謄寫合約並遵循公司流程審核用印,合約成立後才能向工務單位提出裝機需求。通常電子看板安裝步驟繁多、執行人員也可能不同,包含軟硬體安裝像是申請sim卡號、門號開通、到點施工、安裝設備…等,售後也需提供相關維修保固服務,並手寫紀錄各式服務單。

 

    沒有系統協助管理各項工作進度及表單資料下,對於業務來說難以回報客戶處理進度、工務人員整理工作報告也相當費時,資料需等助理彙整製作報告後管理者才能分析利用。這樣的作業流程不僅冗長耗時,還可能沒留意到客戶續約時間而導致客戶流失。外勤筋斗雲整合任務派工、自訂表單、簽核流程、排程管理、統計分析功能,可協助優化數位看板銷售、安裝、維修、續約的整體作業流程並提升效率。接下來,將介紹外勤筋斗雲如何協助優化業務端推廣產品及工務端安裝維保作業流程。

 

 工作流程及各角色工作內容以數位看板業態為例

圖一、工作流程及各角色工作內容以數位看板業態為例

 

業務端- 自動化功能簡化業務管理 提升數據掌握度

    過去讓業務人員最頭痛的除了業績壓力外,便是無法掌握長官簽核進度,若以紙本作業還必須等老闆在公司期間才能批准,中間的閒置時間可能會讓客戶等待時間變長延誤專案進度,甚至導致客戶抱怨。而外勤筋斗雲的線上簽核表單,整合自訂表單、簽核及套表功能,可徹底解決電子看板業者合約送簽的各式問題,還能設計排程讓合約簽核完畢自動更新客戶資料。

 

簽核&套表功能 服務合約立即完成

    我們以申裝電梯數位資訊平台為例,您可透過「簽核管理>自訂簽核表單」製作服務合約書,根據企業合約需填寫的欄位拖移相對應的欄位讓業務填寫,像是: 日期、姓名、電話、大樓名稱、地址、電梯&設備台數、連絡人、合約期間…等資料。儲存表單後點選欄位代碼便可取得代碼填入合約word檔中,並上傳至匯出格式設定。同時,在簽核流程中您可以根據表單性質、商品金額設定簽核的長官層級或指定簽核單位。

 

    業務人員填寫完服務合約書簽核單後,系統可隨時查詢表單簽核進度,若主管不在公司可透過手機審核,休假也可轉由您設置的代理人簽核。在單據跑完簽核流程後,可直接匯出pdf檔套表完成合約。電子簽核搭配套表功能,除了能協助業務人員隨時掌握簽單動向,也能直接製成合約,日常工作效率倍增也能提升服務品質,並增加客戶滿意度。

 簽單套表功能自動製成合約PDF檔

圖二 簽單套表功能自動製成合約PDF檔

 

排程管理 全自動化資料建檔

    傳統沒有系統協助作業的情況下,蒐集的客戶資料還需再建檔至客戶名單中,而透過外勤筋斗雲全新功能「排程管理」可達到全自動化建立客戶資料。排程管理的概念是設置事件觸發且符合執行條件後,系統自動執行您自訂的排程執行特定動作,例如任務結案、表單送出、簽單完成簽核…等,達成全自動化的執行特定動作。

  排程管理新增自訂資料及客戶資料

圖三 排程管理新增自訂資料及客戶資料

 

     排程管理可設置服務合約單簽核完成後,自動回填自訂表單內容及建立客戶資料。其中,自訂資料您可以想像成是excel活頁簿,透過「自訂資料維護>設計」製作資料表的表頭,並運用排程管理的設置可達到不同人員在某事件處發後,自動新增或修改自訂資料,比excel的共用活頁簿需手動修改來的更方便。更厲害的是,所有新增進自訂資料的內容往後都可以關聯應用再任何表單資料填寫。

 

    首先,您可以在「自訂資料維護」中設計業務機台總表,欄位可和服務合約書一致以方便排程設定,再至「系統管理>排程管理>新增>簽單>簽單簽核完成」設置執行條件為「設備名稱 等於 電梯數位資訊平台」,執行動作為「新增自訂資料」及「新增客戶」,並按您需求填寫資料建立規則。設定完成後便可自動回填自訂資料並將客戶資料建檔,省去業務或助理來回key in抄寫時間,也能將資料在未來填寫時關聯應用,協助提升日常資料填寫匯整的工作效率。

 排程管理執行紀錄及結果

圖四 排程管理執行紀錄及結果

 

 樞紐分析 各式報告一鍵產出

    而業務單位最重視的就是每月、每季的業績,但業務性質工作人員時常不在辦公室,使得製作業績報告諸多不便,且用excel計算公式還可能寫錯。而使用外勤筋斗雲的樞紐分析功能,能全面自動化隨時產出業績報表。

 簽單樞紐分析製成業績統計報表

圖五 簽單樞紐分析製成業績統計報表

 

    透過「簽核管理>簽單資料查詢>樞紐分析表」查詢前段提到的業務合約簽單、選取「已完成」的簽單狀態、選取您想分析的時間區段,並拖移欄位元件「設備名稱、大樓名稱、業務姓名、日期」,並選取安裝設備台數來分析業務人員該期間的業績。同時,您也可以拖移「合約迄日」得知哪些大樓的設備合約快要到期,業務能提前和客戶討論續約事宜以免客戶流失。透過樞紐分析表能自訂各式表單的分析維度,協助業務人員一鍵產出業績報告,對數據的掌握度提升能更快速改善不足,也是業績提升的關鍵。

 

工務端- 各式資訊工作進度更透明 管理效率倍增

 

多單位協作 工作流程化執行

    電子看板安裝步驟繁多包含軟硬體安裝像是申請sim卡號、開通、施工、安裝設備…等,服務合約書簽訂後便要執行安裝的各項作業,外勤筋斗雲的簽核管理除了簽核功能外,可達到不同簽核人員節點填寫指定欄位的效果,共同完成專案的每個環結。

 簽核管理多單位協作示意圖

圖六 簽核管理多單位協作示意圖

 

    透過「簽核管理>自訂簽核表單」製作機台安裝簽單,可根據企業合約需填寫的欄位拖移相對應的欄位讓業務單位、工務單位填寫,像是: 業務單位發起人填寫客戶資料、大樓名稱、地址及安裝台數,工務單位填寫設備編號、門號、設定人員、日期…等。您可以在簽核流程按照需求設置2~3個不等的節點,並在進接設定中選取該節點可編輯的欄位,這樣一來節點中的人員都可各自填寫特定欄位,審核同意後pass給下一節點人員填寫,共同完成機台安裝工作,既有效率也方便後續追蹤。

 

    在這個階段,您也可以自由搭配任務派工功能,接到業務提交的簽核單時派工給外勤工程師執行安裝任務。和上一節業務的服務合約簽單一樣,您同樣可設計自動排程讓機台安裝簽單完成後,自動新增自訂資料及更新客戶資料。

 

任務管理&自訂表單 工作實時掌握並蒐集重要數據

 

任務管理及統計分析示意圖

圖七 任務管理及統計分析示意圖

 

    工務單位除了負責新機安裝,對於售後服務像是定期保養、故障維修也是非常重要的。透過外勤筋斗雲的任務管理功能,主管能指派工作任務給維修人員,維修人員手機會收到推播通知,立即得知今天的工作任務。到客戶大樓後可透過app即時定位打卡,主管能透過任務儀錶板查看整個維修team的到點狀況、打卡紀錄、處理進度…等,其中若有異常系統中也會貼心顯示遲到、打卡距離過遠…等問題。

 

    工作期間需要記錄故障原因、處理方式、更換零件及金額…等。透過「表單管理>自訂表單」即可將這些欄位設置於維修單中並附件在任務中,外勤工程師用手機即可完成所有的工作報告,任務結案後這些資料都會立即同步後台,除了節省表單資料來回傳遞、統整時間,還能直接將數據製成統計報表,方便主管分析利用。 

 表單關聯欄位應用

圖八 表單關聯欄位應用

 

    對於數位看板廠商來說,統計分析故障原因是非常重要的。舉例來說,透過長期的數據累積可以知道哪一個區域客戶總是收訊不良,可協助客戶測試收訊,並更換他家電信公司sim卡或升級5G sim卡…等,未來該區域有新機台安裝時也能避免收訊不良的狀況再次發生。

 

資訊整合及自動化功能 數位看板行業轉型關鍵

    外勤筋斗雲整合任務派遣、自訂表單、簽核流程、排程管理、自訂資料、統計分析功能,能靈活運用於各式外勤人員的管理,從業務人員推廣產品、工務人員安裝機台、維保作業都能數位化整合,協助數位看板行業升級轉型跟上潮流。

 

    三商電腦身為資深系統整合商,長期對專業服務的維修、配送、營造監工、商化協銷等外勤服務有深刻觀察,不僅具有線上簽核流程設計和多語系服務,最新推出的自訂資料及排程管理功能,能協助企業由內勤、表單管理、行政簽核與跨國支援均具有最佳體驗。目前管理五人以下的企業可免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

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16 十一月 2020

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雲學院

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