自動排程管理 整合內外勤及跨單位即時數據

自動排程管理 整合內外勤及跨單位即時數據

  傳統管理模式雖有系統輔助,且多數企業使用者認為介面不夠直覺、彈性設定的功能少、功能模組獨立運作無法整合,時常自動匯出的欄位與使用需求相距甚遠,需由excel匯整統計後才能達成資料分析的目的。外勤筋斗雲系統功能涵蓋廣泛,從考勤打卡、任務派遣、自訂表單、簽核流程、設備管理、樞紐統計分析…等功能,人性化且直覺易操作的介面,能彈性串連且應用於各功能模組的「關聯欄位」、「自訂資料」及「排程管理」,彌補傳統管理系統難以整合應用的缺點,協助企業在內外勤管理能更得心應手。

  本篇文章,將以「排程管理」為主軸,演示如何應用在企業各項常用情境:包含庫存管理、資訊需求管理、客戶管理、維修管理。

排程管理協助省去重複性動作 各式表單簽單自動化作業

Image

圖一 排程管理特色及運用範疇

    外勤筋斗雲的排程管理可以進行任務、表單、簽單…等多種功能操作,並根據您設定的事件觸發排程的執行,例如任務結案、表單送出、簽單完成簽核…等,事件觸發且符合執行條件後,系統自動執行您自訂的排程特定動作。

    而自訂資料則可以想像成為excel活頁簿,透過「自訂資料維護>設計」製作資料表的表頭,並運用排程管理的設置達到不同人員在某事件觸發後,自動新增或修改自訂資料,比起excel的共用活頁簿仍需手動修改更加便利。而且,所有新增進自訂資料的內容,都可以未來關聯應用於任一表單資料填寫。

    排程管理搭配表單、簽單及自訂資料運用,可完全省去重複性動作,一站式從簽核流程、表單填寫、到自定義多種執行條件動作,相比excel巨集更能彈性運用,解決企業跨單位資訊同步及溝通問題。排程管理的高彈性應用,適用於各行各業或各種情境,無論是進銷存管理、跨單位的資訊需求申請、自動新增客戶資料到維保管理的自動派工,均可輕鬆應用。

排程管理-進行庫存管理應用

Image

圖二 簽單設置領料單及手機庫存查詢

    過去在管理庫存或申請辦公耗材都是以紙本紀錄或excel管理,如有預算配置倉管系統多數企業便會使用ERP管理。然而外勤筋斗雲的雲端和彈性設置的特性,能讓中小企業以低成本建置庫存管理流程,同時可補足ERP較無法彈性化設置的缺點。透過自訂資料、自訂簽單、關聯欄位及排程管理的設置,可達到領料單簽核、行動裝置查詢異動庫存,也能靈活統計耗材用量直接製成樞紐分析報表。

    我們以管理辦公用品庫存為例,首先在「系統管理>自訂資料」製作一張辦公用品庫存表並包含更新日期、料號、品項、庫存量。接下來便可利用自訂簽單製作辦公用品申請單,欄位申請單位、申請人可透過單選帶入系統資料,讓使用者快速點選資料。而透過表格區塊元件,您可以動態新增表格欄位,並設置品項、庫存量、申請數量欄位,透過關聯設置變可達到手機查詢即時庫存的效果,當人員在填寫表單時,即可一目了然。

Image

圖三 簽單完成自動修改庫存表

    領料簽單通過長官審核後,您只要再設定自動排程即可扣除申請數量,即時異動庫存。在「系統管理>排程管理>新增>簽單>簽單簽核完成」中選取資料來源名稱,並在執行動作中選擇相對應的自訂資料表「辦公用品庫存表」。

以設置更新條件以品項為基準,異動更新日期為系統日期、庫存量為扣除申請數量。這樣一來申請人在填單完成且簽核完畢後,根據排程設置自動更新庫存表中的庫存量及更新日期。

    您也可以製作入庫簽核單,當辦公用品補貨時排程自動加上庫存量,讓企業在管理庫存能全自動化紀錄。雲端庫存管理結合電子簽核、行動查詢庫存、自動異動庫存,省去所有人工及手動作業除能更精準掌握庫存動向,也能提升倉管工作效率。

排程管理-於資訊需求管理應用

Image

圖四 多單位簽核流程設置及欄位設定

  在過去公司內部的多單位協作通常是透過電話或email溝通,也沒有明確的制訂工作流程,除了沒效率、進度難以追蹤外,工作一忙還可能不了了之。舉例來說,部門若有新進員工通常會向資訊單位申請電腦、email帳號,並向行管單位申請桌機及公務門號,再由人資或助理協助將新員工資料建檔。而透過外勤筋斗雲簽核管理及排程管理能協助多部門跨單位協作,需求單位填完簽單並由各節點負責人填寫指定欄位,接著按流程往下一單位層級進行。再搭配排程管理自動新增自訂資料,不僅能追蹤各環節申請進度,同時也將各式資料完成建檔。

    透過「簽核管理>自訂簽核表單」製作新進人員資訊申請單,可根據企業需求拖移對應欄位讓申請單位、IT單位、行管單位填寫,發起單位填寫申請單位、申請人、新進員工姓名,IT單位填寫帳號名稱、電腦型號、安裝人員、日期,行管單位填寫分機號碼、門號…等。您可在簽核流程按需求設置2~3個不等的節點,並在進階設定中選取該節點可編輯的欄位,這樣一來節點中的人員都可各自填寫特定欄位,審核同意後pass給下一節點人員填寫,共同完成資訊申請需求,既有效率也方便後續追蹤。

Image

圖五 簽單完成自動建檔於自訂資料

    對於人資、財務或內勤單位需紀錄人員所屬的mail、電腦設備、分機號碼、門號…等資料,您一樣可至「系統管理>自訂資料」設置員工資料表,新增對應欄位的自訂資料清單,再以自動排程方式回填資料。接下來,在「系統管理>排程管理>新增>簽單>簽單簽核完成」的來源資料選取新進人員資訊申請單、執行動作中的自訂資料選取員工資料表,並按需求勾選重複性檢查、填寫建立規則。外勤筋斗雲的自訂簽單、流程規劃、自訂資料及排程管理,協助從前端申請、執行流程、到後端資料統整,以系統輔助日常作業,成為跨單位溝通的最佳橋樑。

排程管理-進行定保任務自動派工

    排程管理也能針對提供維修服務廠商做自動任務派工,傳統管理周期性的維修保養服務通常是紀錄在google行事曆、excel管理或是隨手記在筆記本上,若客戶量增加容易發生漏掉的情況。而外勤筋斗雲的自動排程派工,能自動生成任務並指派定期保養…等任務。

    以定期消防設備檢測為例,您在派工時需先將要執行排程的任務分類設置成「消防檢測(月)」來做為排程執行條件。在「系統管理>排程管理」中點選新增,作業類型選擇任務、觸發事件選擇結案,表示該次任務執行結案後自動生成下次消防檢測(月)任務。在執行動作中您需設置「建立任務」並根據您的需求編輯欄位值,若為下月再次執行同樣內容的任務,任務執行時間可設置成觸發排程後30日。您也可以新增多筆執行動作,例如本次任務結案後自動排程發email通知客戶下次消防檢測日期和時間,並可自行編輯email內容。

Image

圖六 自動建立任務及mail發送

外勤筋斗雲企業智慧化、自動化管理的最佳工具

   排程管理靈活的應用方式協助橫跨內外勤、各單位人員資訊溝通,自動化功能讓數據分析更快速、更即時,輕鬆建立雲端高效辦公團隊,成為企業智慧化管理的最佳工具,提升服務品質及競爭力。

  三商電腦身為資深系統整合商,長期對專業服務的維修、配送、營造監工、商化協銷等外勤服務有深刻觀察,不僅具有線上簽核流程設計和多語系服務,由內勤、行政簽核與跨國支援均具有最佳體驗,目前管理五人以下的企業可免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網: https://www.servicejdc.com/

Date

25 二月 2021

Tags

雲學院

Copyright ©:2020 www.ServiceJDC.com 三商電腦股份有限公司 版權所有