考勤功能全新升級 「變形工時」不再是管理痛點

考勤功能全新升級 「變形工時」不再是管理痛點

    為全面保障雇主與勞工雙方權益,更嚴謹的勞基法新制已經上路。除了固定班一例一休外,針對特定需排班的行業設置的「變型工時」排班規則更為複雜,同時對於例假日、休息日加班薪資發放規範也更明確。為了讓企業主能快速應對改制後的員工排班規範,外勤筋斗雲推出全新考勤管理2.0功能,協助HR、主管們解決頭痛的考勤打卡、薪資計算、資料留存等問題。

全新考勤模組 清楚定義不同工作類型考勤規則

    考勤管理的功能模組大至分為三類,考勤、請假、加班且都有相對應的報表可查詢統計,以下表格可讓您快速了解考勤管理的功能總覽,並將功能分為HR單位、主管、員工適用範疇。
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圖一 考勤模組功能及應用範疇

▶考勤模組

考勤設定

1. 考勤參數設定
    開始使用前需先至「考勤設定>考勤參數設定>HR人員」設置HR人員,為往後各項考勤設定的最高權限管理者。HR人員可查看及操作所有考勤群組、排班作業及班表總表…等,而單位主管屬查看到及操作所屬的考勤群組相關資料。

2. 考勤地點設置
    在「考勤設定>考勤地點」您可設置固定班或排班人員的上下班打卡地點,像是辦公室、門市、服務據點…等。而地點類型您可以選擇以經緯度、wifi、NFC方式打卡,並輸入地址及打卡有效範圍,這些資料都可以引用至考勤群組中。

3. 班別設置
    在班別設置中您可以設定固定班員工的打卡上下班時間,也能設置排班各班別時段。每個班別中可包含三筆休息時段,該時段不會計算工時。
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圖二 考勤設定後台畫面

固定班設置

1. 考勤行事曆
    考勤行事曆可作為固定班員工的工作日依據,在固定班考勤群組中,系統會依據行事曆自動產生員工班表。您可以自行定義屬於您企業的工作日、休息日、例假日、國定假日、節假日、特殊工作日…等,也可以匯入外勤筋斗雲提供的年度行事曆範本加速設定。

2. 考勤規則
    您可以將辦公室固定班的上班族,歸納為一例一休的排班規則,並將勞基法規定: 週工時40小時、日工時8小時、7天內一例假日一休息日設置於系統中的連續工作、假日類型天數、工作時數檢查。

3. 考勤群組- 固定班
    接下來於考勤群組的類型選擇固定班,班表會依行事曆及班別,由系統自動生成。班表生成頻率則為每月或每年,並可設置月或年生成班表日期。再來選填考勤地點、班別、排班規則、行事曆…等資訊,並編輯「設定適用人員」及可完成固定班員工的考勤設定。

排班設置

1. 變形工時
    變形工時(彈性工時)是勞動基準法第30條對於雇主及員工的新制度,針對工時無固定放假的單位,可採彈性調整工作時間方式,安排符合營運型態的班表。由於調整後之工時有別於一般勞工一例一休制度,故統稱為變形工時,其中又分為二週、八週、四週,以週數為基礎將工作總工時、例假日、休假日彈性分配至週期內,並適用於不同行業,細項規定請參考下表。
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表一 根據勞基法整理之正常工時與變形工時規範

    接下來以四週變形工時為例,教您利用外勤筋斗雲考勤2.0設置及排班。四週變形制主要原則為兩週內有兩個例假日,對於業務分配較難掌握的服務業有更多運用的空間,適用行業主要包含綜合商品零售(如超商、超市)、醫療業、加油站、銀行業、保全業、餐飲業及公務機關等行業。

2. 排班作業
    變形工時的設定同樣要先編輯考勤規則、考勤群組資訊,完成後便可於「考勤資料>排班作業」中執行排班。排班的方式可選擇週或月操作,週檢視模式可針對多人排班,而月檢視模式僅能針對一人排班。排班畫面中,您可以根據變形工時規範加入班別、地點、假日類型…等。您可針對單日新增單筆班別,也可以利用快速排班選取條件後一次排入。若人員班表有週期循環,可利用此批次排班來設定。多元的排班方式取代傳統在月曆上記錄,不僅快速方便還能透過系統檢核防止錯誤,讓主管快速完成組內員工排班作業。

    若一零售商店營業時間為週一~週六早上10:00~晚上10:00,您可以設置早班(10:00~16:00休息一小時)、晚班(16:00~22:00休息一小時),工時扣除休息時間一個班別為五小時,並針對勞基法四週變形工時規則排班:
(一)單日正常工時可增加為10小時
(二)四週內要有4個例假與4個休息日
(三)前2週及後2週內應各有2日例假
(四)四週正常工時不超過160小時
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圖三 四週變形工時排班範例

    假設商店促銷檔期為兩週1/4~1/17,您可以將員工四週內班表集中在一月前兩週,一月後兩週排較多空班或休息日,左方也有統計工時、假日安排統計方便排班時對照,您也可以點選排班規則檢查,讓系統自統檢查並提示修正資訊。圖中範例為在不支付加班費、不違反勞基法最高工時160小時的情況下,該活動檔期中最有效率的安排。

3. 班表總表
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圖四 班表總表與手機打卡畫面

    排班作業完成後發佈班表,員工變可利用外勤筋斗雲APP執行上下班考勤,可完全取代打卡鐘。而主管可透過Web後台的「考勤資料>班表總表」查看近期所有組內員工的班表。而「考勤資料>考勤記錄」中,則顯示所有員工的每日上下班打卡資訊,主管可針對異常狀況做審核,點選待審核的打卡紀錄可調整或刪除考勤打卡紀錄,或是針對遲到、早退等等狀況選擇同意或駁回。若有缺卡資料也可做補登,所有的打卡審批都可以在考勤紀錄一次完成。

▶請假模組

員工考勤資料設定

    首先,至「基本資料管理>員工帳號>員工考勤資料」設定每個員工的到職日、性別、生日…等,這些資訊會影響員工可以休的假別及天數。到職日是計算年資的基準,會對應到特休假可休天數,性別是判斷該員工是否有產假、生理假…等等的標準。若員工屬於責任制或主管,可勾選不需打卡。

考勤假別維護

    接下來,至「考勤設定>考勤假別維護」編輯假別,外勤筋斗雲系統已有預設多種假別可供您編輯,在假別設定中您可以設置請假單位以半小時/一小時/天為單位,同時也可設定每月請假上限、適用性別、給薪規則、需附證明…等。每月可請假上限如: 生理假一年給12天,每個月限制8小時或1日。另外,需附證明勾選「是」可設定請假天數超過幾天需附件,建立請假申請單會啟用「後補」按鈕,讓申請人後補證明附件。

    頁簽「給假設定」您可以設置給假模式為依照規則或事件,依規則可設定起始日、年資對應給假天數…等,依事件給假則為特定事件發生才可申請的假別,需有事件發生日,如:喪假、產假、婚假..等。

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圖五 請假模組設定畫面

員工假別可休天數

    您可以在「考勤資料>員工假別可休天數」中給假及查看所有可休假日。HR人員可以依規則、事件或手動配發假日給員工。依規則發放的假日,針對新進員工您可建立單一員工多筆假別,針對公司所有員工您也可於年底一次發放明年度的單一假別。假別類型若為依事件給假,可由HR或單位主管發放,若假別為喪假您需填入發生日,系統會按照項目帶出對應的天數,並按照假別設定、事件發生日,自動計算使用期限區間。若假別為補休,系統會自動帶出剩餘補休時數>0的加班資料,並從可用期限即將到期的補休優先扣減。

    若遇到需修改已經送出的請假單,您可以新增請假調整單。如為單純取消休假選擇撤銷即可跑簽核流程,若是前申請單key錯時間,請選取調整並新增新請假時間修正錯誤,加總請假時間需等於原請假時間。

新增.調整.撤銷請假單

    您若要新增或修改請假單,請至「我的工作台>我的考勤>請假紀錄」,請假申請分為事件假(Ex.產假)及非事件假(Ex.特休.病假),選擇假別後系統即會帶出使用期現和剩餘可休天數,申請非事件假送出表單後,將走簽核流程。

▶加班模組

    在「考勤設定>考勤規則>加班規則」中,您可以設定加班規則,包含認定規則、單位、給付方式…等。其中給付方式可選擇加班費或補休,也可設定幾日內休完、月底休完…等。申請方式則可選擇事前或事後申請,事前申請您可以填入申請期限,並選擇時數認定的方式,若為事後申請只需填入申請期限即可。在各類型加班管控中您可以設定平日加班打卡的時限,也可設置假日是否開放加班及加班時段。若想控管員工的加班時間,可以在時數檢查中設定。接下來,至「考勤參數設定>人員規則>調整加班規則」備註您設置的加班規則即可完成,員工即可在「考勤資料>加班記錄」中新增加班記錄。

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圖六 加班模組設定畫面

彈性排班、行動考勤、報表自動匯整 滿足不斷變化的需求

    外勤筋斗雲因應現行法規,深耕考勤領域推出考勤2.0服務,提供年度行事曆、考勤規則、休假預設、加班預設等基礎與自由設定,並隨時幫助企業檢核是否符合規定減輕HR負擔。同時協助員工利用手機打卡、申請休假加班簽核,主管可隨時手機查看排班、出勤狀況、打卡記錄、簽核各項申請,讓企業考勤管理變得更加容易。

    而打卡明細、請假加班記錄、異常狀況、可休天數、彙總時數統計報表等後台資料完整記錄,您可以每日即時處理員工出勤狀況,每月出缺勤時數自動計算統計一鍵匯出,輕鬆應對勞檢管理無負擔。除了全新考勤功能,外勤筋斗雲的任務派遣、表單簽單管理、設備管理及前陣子推出的排程管理,也提供多語系讓您管理跨國事業,有效輔助企業提升核心競爭力。了解更多請上外勤筋斗雲官網: https://www.servicejdc.com/

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02 三月 2021

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