考勤系統全新升級 「變形工時」不再是管理痛點

考勤系統全新升級 「變形工時」不再是管理痛點

    為全面保障雇主與勞工雙方權益,更嚴謹的勞基法新制已經上路。除了固定班一例一休外,針對特定需排班的行業設置的「變型工時」排班規則更為複雜,同時對於例假日、休息日加班薪資發放規範也更明確。為了讓企業主能快速應對改制後的員工排班規範,外勤筋斗雲推出全新考勤系統,協助HR、主管們解決頭痛的線上打卡、線上排班表、薪資計算、資料留存等問題。

全新考勤系統 清楚定義不同工作類型考勤規則


    考勤管理的功能模組大至分為三類,考勤、請假、加班且都有相對應的報表可查詢統計,以下表格可讓您快速了解考勤管理的功能總覽,並將功能分為HR單位、主管、員工適用範疇。
外勤筋斗雲 考勤系統功能

圖一 考勤系統功能及應用範疇

▶考勤系統


考勤設定

1. 考勤參數設定
    開始使用前需先至「考勤設定>考勤參數設定>HR人員」設置HR人員,為往後各項考勤設定的最高權限管理者。HR人員可查看及操作所有考勤群組、排班作業及班表總表…等,而單位主管屬查看到及操作所屬的考勤群組相關資料。

2. 考勤地點設置
    在「考勤設定>考勤地點」您可設置固定班或排班人員的上下班打卡地點,像是辦公室、門市、服務據點…等。而地點類型您可以選擇以經緯度、wifi、NFC方式打卡,並輸入地址及打卡有效範圍,這些資料都可以引用至考勤群組中。

3. 班別設置
    在班別設置中您可以設定固定班員工的打卡上下班時間,也能設置排班各班別時段。每個班別中可包含三筆休息時段,該時段不會計算工時。

外勤筋斗雲 考勤系統 班別、打卡地點、規則、行事曆設定

圖二 考勤設定後台畫面

固定班設置

1. 考勤行事曆
    考勤行事曆可作為固定班員工的工作日依據,在固定班考勤群組中,系統會依據行事曆自動產生員工班表。您可以自行定義屬於您企業的工作日、休息日、例假日、國定假日、節假日、特殊工作日…等,也可以匯入外勤筋斗雲提供的年度行事曆範本加速設定。

2. 考勤規則
    您可以將辦公室固定班的上班族,歸納為一例一休的排班規則,並將勞基法規定: 週工時40小時、日工時8小時、7天內一例假日一休息日設置於系統中的連續工作、假日類型天數、工作時數檢查。

3. 考勤群組- 固定班
    接下來於考勤群組的類型選擇固定班,班表會依行事曆及班別,由系統自動生成。班表生成頻率則為每月或每年,並可設置月或年生成班表日期。再來選填考勤地點、班別、排班規則、行事曆…等資訊,並編輯「設定適用人員」及可完成固定班員工的考勤設定。

▶請假模組

1. 變形工時
    變形工時(彈性工時)是勞動基準法第30條對於雇主及員工的新制度,針對工時無固定放假的單位,可採彈性調整工作時間方式,安排符合營運型態的班表。由於調整後之工時有別於一般勞工一例一休制度,故統稱為變形工時,其中又分為二週、八週、四週,以週數為基礎將工作總工時、例假日、休假日彈性分配至週期內,並適用於不同行業,細項規定請參考下表。

外勤筋斗雲 根據勞基法整理之正常工時與變形工時規範

表一 根據勞基法整理之正常工時與變形工時規範

    接下來以四週變形工時為例,教您利用外勤筋斗雲考勤2.0設置及排班。四週變形制主要原則為兩週內有兩個例假日,對於業務分配較難掌握的服務業有更多運用的空間,適用行業主要包含綜合商品零售(如超商、超市)、醫療業、加油站、銀行業、保全業、餐飲業及公務機關等行業。

2. 排班表作業
    變形工時的設定同樣要先編輯考勤規則、考勤群組資訊,完成後便可於「考勤資料>排班作業」中執行排班。排班的方式可選擇週或月操作,週檢視模式可針對多人排班,而月檢視模式僅能針對一人排班。排班畫面中,您可以根據變形工時規範加入班別、地點、假日類型…等。您可針對單日新增單筆班別,也可以利用快速排班選取條件後一次排入。若人員班表有週期循環,可利用此批次排班來設定。多元的排班方式取代傳統在月曆上記錄,不僅快速方便還能透過系統檢核防止錯誤,讓主管快速完成組內員工排班作業。

    若一零售商店營業時間為週一~週六早上10:00~晚上10:00,您可以設置早班(10:00~16:00休息一小時)、晚班(16:00~22:00休息一小時),工時扣除休息時間一個班別為五小時,並針對勞基法四週變形工時規則排班:
(一)單日正常工時可增加為10小時
(二)四週內要有4個例假與4個休息日
(三)前2週及後2週內應各有2日例假
(四)四週正常工時不超過160小時

外勤筋斗雲 考勤系統 排班表 四週變形工時排班表範例

圖三 四週變形工時排班表範例

    假設商店促銷檔期為兩週1/4~1/17,您可以將員工四週內班表集中在一月前兩週,一月後兩週排較多空班或休息日,左方也有統計工時、假日安排統計方便排班時對照,您也可以點選排班規則檢查,讓系統自統檢查並提示修正資訊。圖中範例為在不支付加班費、不違反勞基法最高工時160小時的情況下,該活動檔期中最有效率的安排。

3. 班表總表
外勤筋斗雲 班表總表與手機打卡app畫面

圖四 班表總表與手機打卡App畫面

    排班作業完成後發佈班表,員工變可利用外勤筋斗雲APP執行上下班考勤,可完全取代打卡鐘。而主管可透過Web後台的「考勤資料>班表總表」查看近期所有組內員工的班表。而「考勤資料>考勤記錄」中,則顯示所有員工的每日上下班打卡資訊,主管可針對異常狀況做審核,點選待審核的打卡紀錄可調整或刪除考勤打卡紀錄,或是針對遲到、早退等等狀況選擇同意或駁回。若有缺卡資料也可做補登,所有的打卡審批都可以在考勤紀錄一次完成。

▶請假模組


員工考勤資料設定

    首先,至「基本資料管理>員工帳號>員工考勤資料」設定每個員工的到職日、性別、生日…等,這些資訊會影響員工可以休的假別及天數。到職日是計算年資的基準,會對應到特休假可休天數,性別是判斷該員工是否有產假、生理假…等等的標準。若員工屬於責任制或主管,可勾選不需打卡。

考勤假別維護

    接下來,至「考勤設定>考勤假別維護」編輯假別,外勤筋斗雲系統已有預設多種假別可供您編輯,在假別設定中您可以設置請假單位以半小時/一小時/天為單位,同時也可設定每月請假上限、適用性別、給薪規則、需附證明…等。每月可請假上限如: 生理假一年給12天,每個月限制8小時或1日。另外,需附證明勾選「是」可設定請假天數超過幾天需附件,建立請假申請單會啟用「後補」按鈕,讓申請人後補證明附件。

    頁簽「給假設定」您可以設置給假模式為依照規則或事件,依規則可設定起始日、年資對應給假天數…等,依事件給假則為特定事件發生才可申請的假別,需有事件發生日,如:喪假、產假、婚假..等。

外勤筋斗雲 考勤系統 休假請假設定

圖五 請假模組設定畫面

員工假別可休天數

    您可以在「考勤資料>員工假別可休天數」中給假及查看所有可休假日。HR人員可以依規則、事件或手動配發假日給員工。依規則發放的假日,針對新進員工您可建立單一員工多筆假別,針對公司所有員工您也可於年底一次發放明年度的單一假別。假別類型若為依事件給假,可由HR或單位主管發放,若假別為喪假您需填入發生日,系統會按照項目帶出對應的天數,並按照假別設定、事件發生日,自動計算使用期限區間。若假別為補休,系統會自動帶出剩餘補休時數>0的加班資料,並從可用期限即將到期的補休優先扣減。

    若遇到需修改已經送出的請假單,您可以新增請假調整單。如為單純取消休假選擇撤銷即可跑簽核流程,若是前申請單key錯時間,請選取調整並新增新請假時間修正錯誤,加總請假時間需等於原請假時間。

新增.調整.撤銷請假單

    您若要新增或修改請假單,請至「我的工作台>我的考勤>請假紀錄」,請假申請分為事件假(Ex.產假)及非事件假(Ex.特休.病假),選擇假別後系統即會帶出使用期現和剩餘可休天數,申請非事件假送出表單後,將走簽核流程。

▶加班模組


    在「考勤設定>考勤規則>加班規則」中,您可以設定加班規則,包含認定規則、單位、給付方式…等。其中給付方式可選擇加班費或補休,也可設定幾日內休完、月底休完…等。申請方式則可選擇事前或事後申請,事前申請您可以填入申請期限,並選擇時數認定的方式,若為事後申請只需填入申請期限即可。在各類型加班管控中您可以設定平日加班打卡的時限,也可設置假日是否開放加班及加班時段。若想控管員工的加班時間,可以在時數檢查中設定。接下來,至「考勤參數設定>人員規則>調整加班規則」備註您設置的加班規則即可完成,員工即可在「考勤資料>加班記錄」中新增加班記錄。

外勤筋斗雲 考勤系統 加班設定

圖六 加班模組設定畫面

彈性排班、行動考勤、報表自動匯整 滿足不斷變化的需求


    外勤筋斗雲因應現行法規,深耕考勤領域推出考勤2.0服務,提供年度行事曆、考勤規則、休假預設、加班預設等基礎與自由設定,並隨時幫助企業檢核是否符合規定減輕HR負擔。同時協助員工利用手機打卡(有別於LINE打卡可作弊,外勤筋斗雲打卡功能獨家應用可防止虛擬位置假打卡或竄改手機時間)、申請休假加班簽核,主管可隨時手機查看排班、出勤狀況、打卡記錄、簽核各項申請,讓企業考勤管理變得更加容易。

    而打卡明細、請假加班記錄、異常狀況、可休天數、彙總時數統計報表等後台資料完整記錄,您可以每日即時處理員工出勤狀況,每月出缺勤時數自動計算統計一鍵匯出,輕鬆應對勞檢管理無負擔。除了全新考勤功能,外勤筋斗雲的任務派遣、表單簽單管理、設備管理及前陣子推出的排程管理,也提供多語系讓您管理跨國事業,有效輔助企業提升核心競爭力。了解更多請上外勤筋斗雲官網: https://www.servicejdc.com/

Date

2021年3月02日

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雲學院