ERP系统侷限内部流程 外勤管理仍受纸本限制
面对近年来数字转型的风潮，千盛办公也採用了ERP系统来做企业的营运管理。然而，对于在外出勤的工程团队，作为内部流程管理的ERP系统却难以触及，因此在派工一事上，仍以纸本的方式进行管理及回报，在工作进度的掌握上略显不便。而维修工作必备的纪录表单，则多以纸本做维修资料上的蒐集及记录，除了维修纪录不易回查外，纸本表单的审批流程对于维修排程及进度掌握也造成极大的困扰。此外，表单之间的资料相互独立、未整合至单一平台的状况，亦容易造成记录格式的不一致或重複纪录的情形，使统整并分析数据的关联性及正确性变得更加困难。

合约资料Excel汇整建档 人工检核与跟催易遗漏
千盛办公过去採用人工的方式管理合约资料，将合约的详细讯息汇整于Excel中，并依据合约到期日期逐一通知相关人员进行处理。然而，随着业务量的增长，合约数量日益庞大，传统的管理方式显得旷日费时。人工作业流程缺乏系统性和标准化，除造成资料的录入耗费大量时间，还容易导致资料输入错误或遗漏。而后续跟催工作更是一大挑战，不同合约有着不同的特性和合约到期日，过去需依赖人工持续地追踪与更新，以便即时通知相关人员处理续约事宜，因而耗费了不少人力与时间，让千盛办公转而寻求排程自动化的解决方案。

外勤考勤记录蒐集繁琐 请假加班纸本申请不便
与内勤人员可以依赖定点打卡设备，以纸本卡片来记录出勤的情况不同，外勤的任务工作具有突发性，工程师需直接到客户端排除设备故障以争取作业时效，但由于打卡设备仅设置于办公室，无法纪录在外出勤的状况，导致出勤打卡的查核及记录变得更加複杂，降低了管理上的效率。而请假/加班的管理也是一件难事，外勤人员的请假或加班申请往往需要通过纸本请假卡来完成，但从单据的缴交，到人工审批流程的完成需要一定的工作时程，偶尔会发生工程师请假当天纸本审批流程却还没跑完的情形。此外，人事部门每年皆须定期重新核算所有员工的特休天数并製作请假卡，在考勤作业上受到纸本的许多限制，造成团队核算工时、请假等出勤资讯效率不彰或无法即时同步。

派工日程绑定设备与客户资料，历程记录轻松建立
千盛办公过去透过纸本管理工程团队的派工，除了工作项目需要人工逐一核对外，也无法即时共享资讯、追踪团队工作进度，后期团队派工纪录更是需另透过Google表单填报。纸本及线上表单的资料相互独立，让派工、客户、设备等资讯无法被有效连接，工作程序上略失流畅性，也不利于日后维修资料查询，各系统的资料汇整分析更是需要相对多的时间与人力来重複比对、检核。为了解决这些问题，千盛办公开始寻找更有效率的派工管理解决方案。

在各方面的评估后，千盛办公选择导入外勤筋斗云系统，将派工流程全面数字化，让外勤工程师透过手机就能随时回报派工进度，也利于公司管理部即时查询。当外勤筋斗云APP发出任务通知时，人员可以在手机上查看客户名称、地址、预定工作内容、截止时间等任务详情，待工程师确认待办任务后，即可根据路程和任务急迫性等因素，自行安排前往指定地点，并于客户地点以GPS定位到点打卡、以手机填报维修服务纪录。这些资讯都会同步上传至外勤筋斗云系统，供管理部实时掌握团队处理进度，不仅提升工作流程的透明度和效率，也大幅增强了团队间的协同运作，进而提升整体运营的成效。

而管理数字化带来的好处除了能透过仪表板掌握进度外，外勤筋斗云还能将派工任务与相应的设备及客户资料进行绑定，让工程团队能够更清晰地了解每项任务的相关资讯，从而更好地准备工作，提高客户满意度。此外，在外勤筋斗云后台，派工记录会自动绑定客户与设备，建立起一套客户及设备的历程记录，不仅方便查询资料，更有助于长期的追踪，作为未来参考与分析的依据。

表单资料自动带入快速填单，电子审批加速流程
Google表单是许多企业常选择作为替代纸本表单的解决方法，千盛办公过去也是如此。但是，儘管Google表单在收集资料方面稍显便利，在使用上却仍有其限制：表单之间独立且分散的状况常导致后续统整资料上的困难，也无法快速地依据内容查找资料，更难以分析其中数据的关联性，而审批流程更是Google表单所无法补足的领域。

外勤筋斗云提供了一个全面的解决方案，涵盖了前端人员的应用、后端流程的运作以及资料分析，实现了对表单数据的统一管理、整合与分析。

• 栏位格式功能弹性：创建符合需求的表单是使用上最重要的前提，外勤筋斗云的栏位元件多样，可依格式需求弹性组合，让千盛办公可以根据适应不同的工作流程和业务要求建置电子表单。同时具备套表的功能，使电子填表的内容能够整合到过往纸本表单的格式中，客户的单据资料也能轻松提供，完美衔接数字与纸本的作业流程。
  
  
• 带入资料加速填单：有别于Google表单，「自订资料」是外勤筋斗云电子表单加速填单的利器之一。「自订资料」如同企业的Excel清单，能建立起产品、设备的产品编号、品名、内码、库存、价钱等详细资料，当填表需要这些资料时，不必另行查询，只需选择列表中的品项，系统就会自动带入相关联的详细资料，让外勤工程师填单更为便利，加速填单效率。除此之外，外勤筋斗云还会将任务与表单相互绑定，把既有资讯自动填入表单中，如：时间、地点、客户资料、设备机型等等，同时也能帮助后续在分析资料时，保持任务与表单之间的关联性。
  
  
• 自订行动审批流程：外勤筋斗云支援电子审批功能，能针对千盛办公的需求，提供灵活设计和流程调整，让外勤工程师可以随时随地进行电子审批申请，并根据流程自动送审批，同时提高了审批的效率和透明度，显着缩短行政时间。
  
  
• 资料整合与分析：外勤筋斗云不仅仅是电子表单的创建工具，更是一个囊括客户、任务、表单等多元管理功能，集结了所有工作资讯的强大平台。如同一个高效的资料库，不仅能自动处理资料的归档及整合，方便快速查找资料，还能进行深入的数据分析，从而帮助千盛办公优化维修流程，提升客户满意度，也能更加全面地瞭解团队的营运趋势，并依此制定决策 。

设备合同系统化建档与控管，自动提醒续约工作
过去人工管理合同资料的方式随着业务量的增长而变得愈加繁重，后续跟催续约的相关事宜也变得更加困难且耗时，因此一个合适的合同管理系统是千盛办公所关注的重要考量。外勤筋斗云针对维修团队的管理需求，将客户、设备、合同与自动派工排程管理相互结合，建构出一套完整的定期维保工作流程，为千盛办公带来了显着的转变。

外勤筋斗云能将所有合同资料系统化建档与控管，不仅大幅提高资料管理的效率和准确性，同时也将整个工作流程自动化。大多的维修合同往往有着固定的保养派工频率，将合同及其相关设备资讯录入外勤筋斗云后，系统便能依据合同设定的定保週期，定期建立派工任务，减少了人工介入的需求。此外，到期续约事宜也能提前自动通知提醒，确保每份合同都能得到及时处理，避免人为延误的风险。系统化和自动化的管理方式，全面提升了千盛办公对于合同的管理效率和准确性，让合同的每个执行阶段都能被有效监控及管理。

手机打卡远端管理出勤状况，整合考勤快速算薪
记录出勤可谓外勤工作最大的管理难题，不固定的工作地点使得工程师难以透过打卡设备进行打卡，请假加班的稽核与申请更是困难重重。外勤筋斗云善用行动云端的特性，让「手机」成为打卡钟，透过GPS定位精确记录外勤工程师的打卡位置，确保出勤记录的准确性。同时，取代了过往往返公司填写纸本申请单的繁琐程序，以及纸本审批流程的耗时性，请假加班同样也能透过手机随时随地的提交申请，自动化的审批流程减轻了工程与内勤人员在行政事务上的负担，GPS打卡记录加班时间的方式也简化了稽核的管理程序。如此一来，管理人员便可以通过外勤筋斗云系统查看所有外勤工程师的出勤状况，整合记录和查核出勤状况也变得更加简单，实现远端高效的考勤管理。

更重要的是，外勤筋斗云还整合了薪资计算功能。通过与打卡、请假加班等考勤纪录的对接，系统能够快速地计算每位人员的工资。而企业自订计薪项目，如津贴、全勤奖金等等，也能透过弹性的系统设定来调整，使得薪资计算能更加符合千盛办公的政策。外勤筋斗云的导入，在确保计算的准确性的同时，也免除了人工计算薪资的繁琐过程，减少了错误的发生，更方便管理人员通过系统查看详细的薪资报告，进一步提升了企业营运的效率和透明度。

外勤筋斗云为千盛办公带来了工作与管理流程的革命性改变。透过数字化和自动化的管理系统，千盛办公不仅提高了考勤、派工和审批的行政效率，还实现了客户、设备与合同资料的系统化管理，确保各项资料交叉连动，并即时同步外勤团队的数据和资讯，进而提升整体运营的协同效率和精确度。此外，藉由强大的资料库与数据整合、分析功能，千盛办公能够更精确地掌握工作进度和营运趋势，从而做出更有利于企业发展的决策。

薪资计算的功能更是超乎了的预期，成为系统导入后的意外收穫。将打卡、请假加班等考勤纪录无缝对接，外勤筋斗云系统能够快速而准确地计算每位员工的工资，弹性的设定使得薪资计算完全符合千盛办公的政策要求。过去繁琐且容易出错的人工计算过程被自动化系统取代，节省了大量的时间与人力资源，而管理人员也能够通过系统查看详细的薪资报表，进一步提升了企业营运的控管效能。

专业的顾问团队也是千盛办公成功导入系统的一大助力，外勤筋斗云的顾问会针对原有的工作情境及流程，进行功能应用上的规划，也会基于过往的经验，提供行业相关的导入建议。例如在维修领域中，里程管理也是相当重要的一部份，尤其当外勤工程师需要走访不同工作地点时，透过外勤筋斗云，就可以轻松计算出一日行程的最佳路径及交通时间，再搭配GPS定位打卡，不仅可以确认人员是否抵达各个点位，也能做里程数上的计算，进而稽核油资开销，未来也期望藉由这项功能，增强千盛办公的管理效益。

外勤筋斗云涵盖了派工、客户、设备、合同、考勤等管理系统，并拥有电子表单审批、里程计算、薪资计算等协作功能，长期服务于机械电子设备代理、电脑及週边设备代理与製造、自动化控制设备、空调机电工程、建筑营造工程等多种维修行业。在开发团队的强力技术支持下，不断进行系统的维护与升级，以满足企业不断变化的需求，也减轻了企业买断系统和维护更新的成本。同时，经验丰富的顾问团队，能够为企业提供最专业的导入咨询，将系统管理的优势延伸至各种工作情境，帮助企业无痛数字转型，目前企业五人以下可免费使用入门版本， 瞭解更多请上外勤筋斗云官网。