审批困扰-跨国送呈总部，纸本审批流程较为繁琐
玖毅新技的审批流程相当严谨，在请款、报价等申请上，除了有部门主管、区处长的层层把关，还须送审至总公司，并备存审批记录于财务部。然而玖毅新技的服务据点遍及亚洲，在跨国、跨部门的作业模式下，审批流程的总耗时可能较为延长。此外，在协调及追踪审批进度上，也需要不断地人工跟进，往往会额外耗费人员的时间与精力。

考勤困扰-公司据点众多，指纹打卡不易统整记录
对于服务据点众多的玖毅新技来说，员工的上班地点分散各地，要做好考勤上的管理并不是件易事。过往採用指纹打卡系统，让每个员工在自己的工作据点进行上下班打卡，然而，这意味着人资人员每个月都需要将来自不同据点的考勤资料汇整在一起，并整理请假、加班申请等考勤审批的结果，才得以进行工时、薪资上的计算与其他相关的人事管理工作，相当费工也费时。

派工困扰-洽谈、安装到维修，工作进度难以即时回报
玖毅新技拥有完善的销售服务，先由业务端洽谈客户需求、预计交机日期等细节，再由维修端提供客户设备的教育训练、安装、验收，以及后续的定期保养和维修等服务，因此，不管是业务又或是维修人员皆需要前往客户地点以进行工作，频繁地在外出勤是他们的工作常态。但在纸本作业流程中，若要统整业务所洽谈的细节和事项，会需要一些作业时间，管理人员无法获取最新资讯，也就无法即时展开督导工作；而维修派工的执行地点与时间上的不固定，也会使得管理人员难以追踪和了解每位维修人员的具体位置和工作进度，在需要安排新任务或是遇到临时性叫修的状况时，其中的协调过程往往会增加不少沟通成本。

电子审批：流程规划弹性自订，审批速度大幅提升
对于审批往来相当频繁的玖毅新技来说，在导入外勤筋斗云系统后最有感的改变，莫过于电子审批带来的便利。在过往，纸本申请在跑完各分公司的审批流程后，还需要以电子邮件的形式寄送至总公司，在这样跨国、跨部门的工作流程影响下，常导致时程的延长。然而，不论是请款、资产申购或差旅费用等申请，都必须经过审查，为玖毅新技带来了行政与时间上的双重压力，因此，玖毅新技开始寻找数字系统的解决方案。

外勤筋斗云提供了完善的电子审批服务，除了能自由地设计表单形式，在规划审批流程上也相当有弹性，还能藉由申请人员的部门去判断对应的送件单位。在外勤筋斗云导入顾问的协助下，玖毅新技顺利地将原有的纸本审批单电子化，实现线上提交、审核与批准，突破了时间地点的限制，不仅方便在外出差、出勤的人员能随时提出申请，还能快速进行跨国、跨部门审批，有效缩短整体时程，让玖毅新技的工作流程更加顺畅，同时，人员也能更加专注于核心业务，提升工作效能。

线上打卡：手机打卡简化人事，请假加班线上申请
外勤筋斗云的「考勤管理」网罗了考勤打卡、请假加班审批、考勤报表等功能，为人事部门带来了便利和效率的提升。由于玖毅新技设点众多，虽然过往有使用指纹机进行上下班打卡，但人事部门仍需人工彙整不同指纹机的内部纪录。现如今，不再需要採购多台指纹机，跨国、跨区域人员都能一体适用的外勤筋斗云系统让人员可以透过手机打卡，并由系统自动与该人员的上班时间、地点进行比对，以确保正确出勤，并将打卡纪录上传至后台。人事部门则可以即时地查看各地的打卡纪录，并由系统自动进行汇整、生成报表，简化不少人事部门计算工时的流程，同时也提高了工作效率。

此外，线上请假加班申请的操作流程，也使得外勤人员不再需要为了传递纸本申请表单而折返公司。对于管理人员来说，考勤事务的电子化更是在管理上大有裨益：

1. 年假计算：登录员工到职日期后，系统即可自动计算年假天数，清楚明瞭的显示每个人的年假状况，而员工也能随时查阅自己的剩馀年假天数。
   
   
2. 加班补休申请：在员工加班补休申请通过后，系统即会纪录加班时数，并自动转为可休时数，员工通过手机APP就能申请补休，免除人工统计可能存在的疏失。
   
   
3. 自订企业福利假：玖毅新技针对长期出差的员工，有特别设置探亲假，像这样的企业福利假，外勤筋斗云一样也能实现。透过弹性的假别设置，外勤筋斗云能提供灵活的请假设置，进一步满足企业需求。

进度管理：业务洽谈、维修派工一体适用，绑定表单强化资料管理
不管是业务还是维修人员，其外勤的性质，都让管理变的相对複杂。外勤筋斗云的「任务管理」支援业务约访安排、维修派工、到点打卡、任务回报等多项功能，不仅增加玖毅新技对于人员行程的掌握度，当维修团队遇到临时叫修时，也能迅速进行安排。

而电子表单除了能将资料数据化，方便整理及分析，与任务绑定的特性更让后续的工作流程变得尤为顺畅：

• 业务端：业务人员与客户进行第一线洽谈时，表单的回报都会即时同步于外勤筋斗云后台，有便于管理人员了解相关资讯。同时，任务与业务回报纪录表相互绑定，能方便统整关键资讯，例如成交机率、预期交机日期等等，让业务能弹性地调整追踪频率，更加有效地控制任务进展。另外，派工任务资料库的设计也使得业务人员可以轻松找到过去的任务纪录，以利进行回顾、评估与分析。
  
  
• 维修端：维修人员无需携带繁琐的纸张表单，比起手写，电子设备的选填方式更是加快了填单速度。其中，所填写的使用零件，也能透过系统后台一键分析，帮助管理人员快速了解消耗状况，即时补充库存。而客户的任务历程也协助了业务与维修人员之间的交接，让维修人员能在执行任务前查看过往纪录、表单，快速了解客户，保持客户体验的一致性，有助于品牌形象的提升。

交机提醒：自动统整交机日期，排程提醒避免延迟
身为设备代理商，业务团队每月所洽谈的案件数繁多，且每个案件都有其独立的交机日期，若在维修派工管理上缺乏完善的统筹，容易导致团队行程混乱，进而对客户满意度造成不良影响。

外勤筋斗云的「定时排程通知」能很大程度的规避这样的事件发生。透过排程功能，系统不仅可以集中彙整业务回报纪录表中所填写的交机日期，让管理人员能够一次浏览整个团队的状况。同时也提供了定时排程通知的设定，在接近交机日期时，系统会提前透过邮件或app推播发送通知给相关人员，让维修人员清楚案件的交机日期，以确保人员能够及早做好人力安排、备品确认等相关准备工作，保证了交付时间的准确性，使派工任务能够顺利进行，提升了工作效率和客户满意度。