客户案例

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让外勤筋斗云,变得更好!
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优贝克自动化股份有限公司(Ulvac Automation Taiwan Inc.)由日商优贝克集团(ULVAC)、永嘉国际开发股份有限公司、日本REJ株式会社及日真制御株式会社所合资,于2006年4月起营运。母公司优贝克集团是全球知名真空设备商之一,也是唯一横跨所有显示器领域之设备商,举凡液晶平面显示TFT-LCD、低温多晶硅(LTPS)、电浆电视(PDP)、有机发光二极体(OLED)、FED等都有涉猎,且主要机台皆有50%以上的市佔率,近年在新世代TFT-LCD单一製程机种,甚至有高达90%以上的市佔率,在显示器产业方面居领先地位。

日本ULVAC株式会社拥有优秀的经营团队与完整之技术服务,秉持着『高品质、低成本』的服务精神来满足客户的需求,并以『永续经营』的经营理念,来台设立优贝克自动化股份有限公司,製作优贝克集团及关係企业所需之机械用自动控制驱动设备,并提供台湾国内各种产业机械厂商自动化电控设备,期许以卓越的品质,优良的性能,完善的售后服务,良好的信誉,获得广大客户的信赖。

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作业困扰

派工难题:工作纪录複杂,不易追踪进度,资料分类规整耗时
优贝克自动化的技术团队的主要负责项目有:维修作业、现场勘查、规格讨论、机内配线、厂内试车、现地復原、厂外试车等,工作内容相当多元且複杂,然而过去的派工作业流程,大多是由业务与客户确认各项事宜后,直接将案子派发给技术部门,由工程师外出进行后续接洽。主管往往是在收到人员出勤后所填写工作表单,才得以了解各项安排,工作纪录也需要花费额外的人力及时间做彙整及分类,以管理者的角度来说,不易掌握团队各自的工作行程,更不易即时了解工作进度。

审批难题:日报、出差申请费用送审批,人工审查较费工
优贝克自动化有相当多的工作环节需要经过主管的审批审阅,不管是每日的工作日报、出差申请书等等,都有不同的审批流程,尤其是国外的出差申请书,还会根据不同的层级案件,对应不同的审批流程。种种程序下来,需要耗费相当的时间与精力,对于在外出差的人员而言较为不便。

考勤难题:人员在外出勤,无法明确记录外勤员工考勤资讯
技术团队因为外勤的工作性质,每天的工作行程都是至客户端作业,并无法如同内勤人员在定点以打卡钟纪录考勤时间,因此,过去优贝克自动化皆以照片上传LINE的方式来做考勤管理上的事宜,然而,LINE上的资讯容易混杂,常造成后续统整考勤报表上的困难。

导入效益

数字化派工管理

进度实时跟进,纪录资料云端储存、分类确实!
将派工流程数位化后,团队的工作进程全面透明化,工程师能随时透过手机回报工作处理状态、沟通作业事宜,主管也能透过外勤筋斗云后台检阅团队工作进度。

外勤筋斗云在资料的统整上相当有一套,不仅能为任务做分类处理,将多元的派工项目分门别类,更拥有三种不同的任务资料统整模式,方便主管依需求查看报表:

  • 任务仪表板:拥有视觉化图表模式,能即时整合整体任务状态,让主管能最快速地了解团队进度。
  • 任务统计报表:不管是「依客户」、「依外勤人员」、「依任务分类」或是「依公司群组」,系统都能快速统计任务数及完成比例,主管只须拉取时间区间,就能了解当季度的派工完成度。举例来说,优贝克自动化将派工任务分为维修作业、现场勘查、规格讨论、机内配线、厂内试车、现地復原、厂外试车及入门安全教育训练,也就能以「依任务分类」的方式查看每个分类的完成度,藉以督促负责人员。
  • 任务列表:可依搜寻栏位的条件,快速查找任务纪录,不管任务内容、回报沟通纪录,又或者是相关的表单、签单,都能一览无疑,完整储存在云端。

行动送审批,审批完成自动建立派工任务!
对于出勤的工程师而言,数位化最大的优点,莫过于免除过往纸本作业以及资料传递的麻烦,用手机就能填写表单、处理工作上的行政流程。现如今,优贝克自动化的工程师们,在工作完成后只需使用外勤筋斗云APP填写作业日报表,完成送出后,系统就会自动执行审批流程,流程进行到哪一节点也都能清楚显示,不必再多费一份心力询问后续进度。对于主管,同样也能随时随地用手机做审批审批,不再局限于公司场域内办公,也就不会有因外出而导致流程停滞的状况发生。而针对多流程的审批,外勤筋斗云也能用「条件设置」做流程分支,让系统自行判断、进行后续的审批流程。

更便利的是,外勤筋斗云还拥有排程管理功能,能将常态、固定性的作业自动化。举例来说,优贝克自动化会在人员的出差申请书审批完成后,利用排程设定一套资料转换规则,让系统能依照申请书的所填写的栏位资料,诸如目标客户、出差时间等,自动建立派工任务,减少这类零碎却费时的人工作业。

考勤全面行动作业

针对客户地点打卡,符合异地工作调性!
考勤对于外出又非固定工作地点的外勤团队来说,是一项管理上的难题。外勤筋斗云针对这类异地打卡的管理需求,特别开发能以客户地点或设备地点作为考勤打卡点的弹性设定,方便业务、维修又或是商化等外勤人员轻松解决考勤纪录,而且云端系统的好处就在于,不必购买额外的打卡设备,平时随身携带的手机就能搞定!人员只需要在打卡时选择目标客户地点,系统即可自动对比GPS地址,有效帮助主管查核人员出勤状况。

而团队的考勤打卡状况也都能实时更新统计,主管不仅能透过外勤筋斗云APP随时调阅团队考勤统计,应到人数、实到人数通通清楚显示,更能透过外勤筋斗云后台查看更详细的考勤统计,无须再花费人力製作考勤报表,也加速了后续的算薪流程。

加班自动计入补休时数,免除人工计算麻烦!
线上请假加班,能让在外出勤的工程师方便操作,也能加速审批流程的效率。值得一提的是,外勤筋斗云对于台湾中小企业的考勤应用相当熟稔,「在地化」正是外勤筋斗云的优势之一,各项管理细节都能设置、调整贴合使用情境。以加班管理来说,系统能设置加班的时数检查,以遵照劳基法,避免员工超时加班;而在加班给付方式上,也能选择加班补休,让人员完成加班申请后,由系统自动将加班时数转为补休时数,免除人工计算假期的麻烦。

请假管理的部分,则能依据每个员工的到职日自动计算特休天数,不管是週年制还是历年制都适用,不仅主管能随时查询团队人员的剩馀假期天数,员工在请假的当下,系统也会提醒告知该假别的剩馀假期天数,对于个人的休假安排相当便利,也方便主管提前错开团队每个人的假期。

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数字流程将工程进度透明化,紧密连结每个工作环节

优贝克自动化过往有使用ERP系统做进销存的经验,对于数位系统的导入并不陌生,但ERP在功能上并不完全适用于管理外勤人员,外勤筋斗云则善于解决这样的窘境,一站式的管理功能环环相扣,造就了相当完善的应用情境,各种细节都展现了外勤筋斗云对于外勤工作的了解,其针对性的管理解决方案非常符合优贝克自动化的需求。

外勤筋斗云还另有设备管理功能,能以「设备」为主体,建立设备的维修任务、历程记录,集中检视设备的维修频率;维修合约的部分,也可以使用合约管理功能,统一整理企业所有合约资料、查看合约状态,并设置到期提醒,帮助人员及时处理续约事宜;里程管理功能则能追踪外勤人员的出勤路线,计算里程数,为油资补助审查多上一道保证;BI商业分析更是能将系统内的所有数据加以分析、统整製作报表,并自动寄送至企业管理者信箱。外勤筋斗云功能齐全,能补足ERP或其他管理系统在外勤管理上的不足,更支援API串接,让企业能自行将外勤筋斗云及其他系统做衔接,完美整合企业专属的管理情境。

外勤筋斗云长期于设备维修、通路商化、物流派送、零售销售、家事清洁、居家照护等外勤服务有深刻观察,加上专业的顾问团队积累的丰富导入经验,帮助企业循序渐进的数位转型,目前五人以下入门版还能免费使用,瞭解更多请上外勤筋斗云官网

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