长照产业｜未来护理：数位化革新下的长照服务与挑战

截至112年7月底，老年人口（65岁以上）已达420万人，占总人口数17.96%，已处于高龄社会（aged society），预计2025会超过20%迈入超高龄社会（super-aged society）。因此，需要长期照护的人越来越多，长照机构和专业人员也越来越重要，但长照工作不是一件容易的事，它不只是提供照护服务，需在政府单位与医院之间往来，对于需协助的客户，同样需做到像医疗单位一样扎实的纪录服务及健康信息。 

在复杂的工作环境下，督导则是长照服务中一个关键角色，他们要负责管理照服员和居服员、人力调度、处理客户问题、打电话、教育训练、开会、核销等等，以下是日常遇到的问题情境：

原本工作就非常忙碌，再加上记录所有的纸本数据，真是让人头痛。在这样的背景下，「外勤筋斗云」创新的云端管理解决方案，来应对长照服务业所面临的工作困扰，透过科技与系统的引入，达到简化流程、提升效率，让督导、照服员、居服员都能够更专注于提升照护质量。

对于长照机构而言，居服员通常每个月只需到公司一次，如果仅依赖Line等实时通讯工具传递讯息，常常难以确定谁已读取信息，也无法轻松追踪内容或查找相关纪录，而外勤筋斗云的讯息公告功能提供了一个更有效的解决方案。

透过外勤筋斗云的讯息公告，管理员可以轻松在后台设定公告讯息，这些公告不仅能包含文字，还可以附上图片或档案。居服员只需透过手机App即可随时查看这些讯息，并且在面对重要通知时，可以标记为「重大公告」，以明显标示其重要性，更重要的是，后台提供了讯息读取状态查询，让督导能够及时提醒未读取的居服员，确保信息的确切传递。此外，外勤筋斗云还提供了交互式讯息功能，当需要居服员参与回复的情况出现，例如教育训练报名或意见调查时，就能够迅速收集居服员的意见，所有的数据都会被后台自动整理成可视化的图表，省去了繁琐的人工追问和统计工作，为长照机构提供了一个更简单、更有效的内部沟通和信息管理工具。

住宿式或小区式照服员通常固定在长照机构或照护中心上班，多数为月薪制管理情境可参考《薪資計算系統》，本篇主要针对居家照服员时薪制或拆帐制的情境来说明。

首先，居服员通常以接案为主，没有固定的上下班时间，主要以每个案件来计算。虽然不需要上下班的打卡纪录，但居服员出勤的服务时间纪录，遇到劳动检查时，雇主同样须提出书面纪录喔！所以只要透过外勤筋斗云提供App打卡，居服员可以在指定任务中回报到点打卡和结案打卡，督导或人资即可在外勤筋斗云Web后台的任务列表中，查看到统计至「时/分/秒」的开始和结束时间，以及任务处理花费的总时间(分)，当然直接再表单中自定义开始与结束时间也没问题，所有纪录都可以批次导出Excel不用再烦恼劳检出勤纪录整理的问题。

其次，请假也可以透过外勤筋斗云填写假单，督导收到推播后，可透过Web或App转派给其他居服员，并可透过人员标签分类（如：可上班时间、拥有的专业技术）快速找到能可代班的居服员并转指派任务。

最后，最麻烦的「薪资计算」，若居服员为时薪制，除了直接将任务导出EXCEL计算外，表单则可以使用「枢纽分析」直接计算出当月工时数量；而若居服员为拆帐制，同样可以透过表单枢纽功能快速拉出。只要将照顾组合表的项目汇入于自定义数据功能中，表单即可关联带出信息，例如:当居服员选择「基本-日常照顾」，就会带出代码、给付金额、基本时间(分)等信息，内容皆由公司自行定义。表单有了每个项目的给付金额，就能公式直接计算账比的金额，同样透过枢纽分析即可快速拉取出当月团队各自的薪资。枢纽分析还提供储存常用报表模板的功能，下次再进入不需要再额外拉取，只需要选取储存的模板案加载，一键获得想要的报表！

在外勤筋斗云平台上，我们引以为傲的功能之一是强大的表单管理模块，可以轻松地根据不同需求自定义各种样式的表单格式，包括长照企业中常见的服务单、基本测量表、问卷调查、以及满意度调查表等，表单全面数字化后，督导或居服员即可透过WEB后台或手机App上轻松填写。本篇主要针对居家照服员时薪制或拆帐制的情境来说明。

以「居家服务纪录审批单」为例，我们将表单设计成基本数据、健康测量、服务项目、照片附件及客户签名五大部分，居服员透过手机即可轻松填写，签单送出后即会通知督导检核确认，后续督导可以随时透过WEB后台或App中审查各个服务纪录单，加速各环节的同步性及作业效率，且所有表单数据自动统计于云端中，省去了繁琐的手工输入key in过程，更重要的是，可提高了数据的可用性，还加速团队对客户状况的确认和掌握速度，让督导可以更迅速地响应客户的需求，协助居服员更精确地了解他们的需求，并提供更好的长照服务。

如果您的长照公司提供照服员或居服员里程补助，外勤筋斗云平台也提供一个便捷的解决方案。现在，照服员或居服员无需进行额外的步骤，只需透过平时的考勤打卡或任务打卡系统，就能轻松计算出点到点的最佳路径距离，并详细的纪录在后台中，方便督导或人资检核。每个月初，人资部门可以透过外勤筋斗云后台简单统一申请里程补助，让企业能更精准掌握交通补助成本，想了解更多里程计算，可参考文章《里程管理全新登场！业务在线打卡、拜访记录、里程计算一次到位》。

外勤筋斗云提供多样化的报表功能，包括任务统计、表单枢纽分析、以及BI商业分析等多种报表选项，企业可根据实际情况进行自由选择，为企业提供了灵活的数据分析能力。长照企业可以轻松地使用这些功能来满足各种需求，无论是客户服务次数、记录服务时间，还是核销所需的整理费用申报总表等统计资料。若想实现自动化的报表，也可以全部透过BI商业分析制作成每月固定寄送的服务纪录报表，省去了手动捞取和制作报表的繁琐工作，让例行的报表核销作业更具效率。

外勤筋斗云拥有多元且灵活的管理功能，包括考勤打卡、任务指派、电子表单、流程审批、设备管理、里程计算以及BI报表分析等，这些功能能够帮助企业主们有效地串联内外勤工作的信息，实现高效率的作业管理。我们已成功协助超过9,000家的企业实现数字化转型，不仅为长照业者提供了有效解决大量纪录和出勤管理的困扰，也适用于各行各业，包括维修、业务、巡检、保险、工程和家事服务等领域。无论您是担心数字转型过程繁缛的老板还是主管，我们诚挚邀请您注册体验外勤筋斗云，我们的专属顾问将根据您的作业流程，提供最合适的解决方案。