数字物业管理(商办篇)－设备维保、合同管理、租客服务、报表分析 一站管理大小事

纸本请款单像雪片般飞来、租户报修电话此起彼落，还得催着各栋租客缴交消防申报文件……行政作业繁杂、人力疲于奔命，错误却时常发生，效率更是难以提升——这是多数物业管理企业日复一日面临的挑战。但这些流程，真的只能靠人力苦撑吗？

外勤筋斗云提出三大核心解决方案，为商办物业管理注入数字动能，让原本仰赖人工的重复流程转化为「自动跑」的高效标准作业。因为我们深知，唯有改变运作方式，才能让物业管理从「维持现况」，升级为真正的「创造价值」。

上一篇我们介绍了考勤打卡与巡检功能的应用，有兴趣的可以参考：《数字物业管理－考勤打卡、请假加班、巡检服务一指搞定》，本篇将进一步说明，如何透过外勤筋斗云模块化功能，有效整合商办日常中最耗费人力的三大流程：设备定保、预算管理与租客服务。

商办日常最基本的，就是对大楼各项设备与合同的管理，包括电梯、空调、发电、环境维护、清洁、广告等。若仍以纸本与人工方式处理，从合约建档、定期派工、回报追踪、续订提醒到报表整理，每一个流程都繁琐又耗时，信息也难以实时更新，严重影响效率与服务质量。

外勤筋斗云针对设备与合同管理的痛点，提供完整的数字化解决方案，涵盖：

• 合同管理－支持合同建档、APP查询、自动续订提醒。
• 设备定保－可设定保养周期，自动生成任务并派发通知。
• 工作执行－外勤人员透过APP完成任务回报、表单填写、拍照上传、电子审批。
• 进度追踪－云端同步更新，管理端实时掌握处理状态与历程。
• 报表分析－企业专属日/周/月报，BI报表排程Email寄送

以年度大楼机电保养为例，只需一次建置合同与设备数据，即可启动自动派工流程，并于到期前透过 Email 发出续订提醒。外勤人员只需使用APP填写保养单、上传照片并完成任务上报，所有数据实时同步至云端，后台可随时掌握进度与完整纪录。此外，BI 报表功能也支持自定义字段与格式，可快速输出包含：客户服务纪录统计、人员任务处理效率、各栋设备维保状况等，真正实现从「数据收集」到「管理决策」的一条龙数字化流程，让物业管理回归高效与专业。

※延伸阅读：合同管理全新上线！ 维修任务自动排程 打造高效数字化合同维护

预算管理是物业日常不可或缺的一环，每栋大楼皆有独立的年度预算。传统多靠Excel分栋管理，不仅表单繁多、版本混乱，还需人工汇整各项采购、清洁、维修等支出，极为耗时。纸本审批流程更让预算控管变得缓慢与不透明。

外勤筋斗云提供「自定义数据 + 流程审批 + 排程管理 + BI 报表」的整合模块，让预算控管全面数字化、自动化：

• 年度预算建置：每栋大楼的年度预算可预先输入系统，自定义字段、权限分明，各单位仅能查阅所属数据。
• 费用在线请款：物业人员可于 APP 填写费用请款，剩余预算自动带入并实时检视。主管在线审批，加速流程。
• 自动预算报表：审批完成后，系统自动从预算表中扣除该笔金额，实现实时预算更新；还可以透过 BI 报表功能，定期自动寄发各栋费用明细，一目了然。

从请款到预算更新无须再手动对帐与计算，真正做到预算透明、控管实时，帮助物业团队专注于管理重点，不再疲于行政琐事。

在处理租客服务的部分，传统作法会需跨平台的作业：从电话通报、纸本派工，到资料统整与满意度调查，不仅耗时费力，也容易出错。

外勤筋斗云透过「表单管理 + 排程管理 + 任务管理」三大模块，让服务流程全面整合、实时反应：

• 租客在线通报：租户无需登入或下载 APP，只要点击链接即可通报问题，简单又方便。
• 自动建立任务：系统接收到通报后，自动建立任务并通知相关人员处理，确保不漏接、不延误。所有处理进度可由后台实时回报与同步，管理者一目了然。
• 满意度调查：问题结案后，系统可自动寄发满意度调查，持续追踪服务质量。

让租客服务从「通报 → 处理 → 回馈」，全流程自动串接，专业效率一次到位。

从考勤管理、巡检巡逻、设备定保、合同续订、预算控管、租客服务到周月报表，外勤筋斗云以灵活多模块搭配，全面满足物业管理的日常需求，打造一套真正好用的数字工作平台。

外勤筋斗云以弹性模块设计，让企业可依需求自由选择与组合功能。从考勤、任务、表单、审批、设备、合同、里程到 BI 报表，所有日常营运需求皆可整合于单一平台内完成，真正实现「一套系统，多任务运作」。目前外勤筋斗云已协助超过 9,000 家企业数字转型，服务产业包含：设备代理、物业、保险、清洁、建筑工程、冷冻空调、医疗器材等。五人以下企业可免费使用入门版，还有专业顾问一对一协助导入，快速上手、轻松启动数字化转型。想了解更多，欢迎造访外勤筋斗云官网。