客户案例

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让外勤筋斗云,变得更好!
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德贸股份有限公司创立于1975年7月,以代理销售CNC加工周边设备为主要业务。秉持着「诚信、品质、积极、服务」 为旨的服务中心面向国内外市场,据点遍布日本、中国大陆上海、苏州、北京等地,并拥有多年实际行销代理经验,从创办初期以代理日本知名品牌( KTC, TOP, KEIBA,TOKU,CRC,及KITAGAWA),一步步发展至今,近年更跨足酷麦铝箱收纳及Sortimo商用车安全移动解决方案,并拥有自有品牌( TORA, DEAMARK, FULLER )。

在2011年,德贸股份有限公司成立了扭力校正实验室,获得 TAF 认证,是业界校正能量最大之扭力校正实验室,并于2013年6月接受APLAC (亚太实验室联盟)的评鑑,获得极高的评价。
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作业困扰

门禁+纸本控管考勤 薪资统计耗时耗力
在考勤方面,因公司使用门禁打卡,每个月都要将门禁资料导出,再做薪资计算。然而这笔资料仍需后勤人员再做计算处理,再加上纸本假单、加班单,考勤资料的统计上非常繁杂,薪资的计算也就更加不便,每个月都需耗时于此,相当于一种人力成本的浪费。

日报填写如回忆录 难以控管工作进度
过往公司採取自由的工作模式,业务人员会在完成一日3-5家客户的约访后,自行回到公司填写业务日报。然而一天工作下来,日报填写成了考验记忆的时刻,无法准确且详尽的回报工作事项,成了业务管理上的一大隐忧。

同时,这种管理模式也无法提前了解每个人的工作安排,又因为业务日报为书面形式,后续也需耗费大量时间精力在整理所有业务人员的资料,对于公司而言,难以即时了解业务人员的状态、量化工作绩效,进而无法改善工作进程、优化营运策略。

导入效益

一、导入任务与表单管理方案

工作任务明确分工 纪录追踪一目了然
在导入外勤筋斗云后,业务人员会提前将工作建置在系统裡,并透过APP随时打卡、回报状况,行程表和任务状态都能即时同步于后台,将「实事求是」的精神贯彻在团队之中,公司也能更清楚每个人的工作分配。

另外,任务还能绑定客户及表单资料,不须像过往查找时,还要一一核对日期等资讯,从任务就能直接查看表单资料,更能从客户资料中了解该客户的历程纪录,进而掌握客户关係,巩固所有业绩!外勤筋斗云如同一个行动资料库,透过后台就能轻鬆查看所有任务纪录,绩效的管理就更加明确了。

表单资料不再零散 云端储存自动汇整
当初找上管理系统,最主要的目标就是改善业务表单的填写流程,外勤筋斗云很好的解决了我们的困扰。电子表单的形式,让业务人员每约访完一个客户,打开手机就能填写内容并暂存,不必担心忘掉任何细节,工作结束时就能直接上传填写内容,而表单资料存放在云端系统裡,好处也不少,不仅能快速汇整、查阅,更不用担心资料遗失。

统整冗杂客户资料 全面检视业务架构
为了更好的使用任务及表单功能,我们将资料转移到外勤筋斗云上,然而在这个过程中,却发现有些资料已经失效,藉此机会重新审视公司既有资讯,再加上外勤筋斗云留存的历程记录,进而统整、分析资料,对于制定公司未来的发展方向有很大的帮助。

二、导入行动考勤打卡方案

行动请假加班申请 减少人工计算疏失
免除过去导出统计门禁资料的时间,使用外勤筋斗云后,只要做好后台设定,手机就能利用GPS及WI-FI打卡签到,不用额外购置硬体,降低考勤管理上的成本。

请假加班也不用自己跑流程,打开APP随时都能填写申请单,跑到哪个审批节点都一清二楚。审批跑完,系统还会自动计入考勤资料中,考勤报表会将每个员工的工作时数、请假时数、加班时数等资料条列式整理,减少人工核对的疏失,方便后续的薪资计算。

超高弹性审批模组 流程设计如同客製
因为公司据点遍布国内外等地,在审批表单上也是分别由各个分部的主管做审阅,参照公司过往的审批制度,外勤筋斗云可以非常弹性的建置审批流程,还能加上执行条件来做审批分流,相当人性化。

三、延伸应用-自订资料功能

公务车辆出借控管 申请通过自动锁定
公务车辆管理可能是许多公司头痛的点,但随着人员的增减,传统的管理方法往往有些不尽人意。没想到在洽询外勤筋斗云的导入顾问后,也能解决这个困扰!利用自订资料功能将公务车辆资讯建置好,再加上排程管理,人员在申请公务车并通过后,系统就会自动更新借出状态,也就能有效的控管,并了解公务车的去向了!

工作流程完善透明 深化佈局业绩管道

德贸在导入外勤筋斗云后,不管是工作管理还是考勤管理上都有莫大的帮助,其中电子表单可以说是公司上下最有感的改变,业务外出时随填随写,管理者能对整个工作流程、工作状况有更精确的掌控力,更是省去后勤人员不少整理资料的时间,留存的纪录及资料也能有效的去分析利用。

而在系统导入的过程中,除了达到原先设想的管理目标,外勤筋斗云的导入顾问也在了解公司的应用情境后,藉由他们的经验,给了我们不少有用的建议。除了前面提到的公务车辆管理,因公司也有维修相关业务,顾问有对外勤筋斗云的维修管理服务进行说明,我们认为这不失一种管理应用,未来也将会是评估使用的方向之一。

外勤筋斗云初期可以试用评估后再做导入,阶段式的容量计费,更能衡量公司需要的空间大小后再做购买,从考勤到业务、维修管理通通适用,可以说是相当高CP的管理工具,云端服务的形式免除庞大的系统建置费用,更不需花费额外的人力成本去维护、更新,让中小企业轻鬆无负担就能完成数字转型,目前企业团队五人以下可免费使用入门版本,瞭解更多请上外勤筋斗云官网

在外勤筋斗云
找到无限可能

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