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让外勤筋斗云,变得更好!
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2018年成立的鸿盛资讯,最初是由几位年轻工程师合力于2007年创立的小工作室,工程专业的背景加上持续不断地精进于资讯产业,能深切体会与了解客户需求,深得客户好评,在累积相当多的实务经验后,正式成立了鸿盛资讯有限公司来为更多的企业服务。

鸿盛资讯秉持着『服务优先,视如己任』为核心价值,结合先进国家资讯委外的概念,为中小企业解决企业资讯环境的管理需求,提供专业资讯委外服务与企业所需之各种软硬件的及专业的顾问服务。在日益蓬勃的资讯市场中,保持高度竞争优势,让客户享受最优良的品质及多样化的应用服务!有电脑,就有《鸿盛资讯》!
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作业困扰

一. 维修人员在外出勤,无法督管考勤状况
管理外勤人员最困扰的一点,莫过于查核人员的考勤状况。不像内勤人员可以使用打卡机等工具纪录出缺勤,外勤人员不但不会固定进公司,工作地点往往也会随着客户而改变。依照过往的管理方式,主要是以口头来回报出勤状况,但这却难以确认其真实性,着实令人头疼。

二. 电话及通讯软件联繫,无法记录回报资讯
过往都是以电话或通讯软件来做派工通知,然而这仅能达到「沟通」,对于当中的讨论细节,就只能依靠记忆,又或是翻找聊天纪录,在后续检视员工绩效,以及探讨客户服务优化的可能性上,还需另外整理所有资讯,以管理一个维修团队的角度上,效率还有很大的提升空间。

三. 纸本维修单填写耗时,资料蒐集相当不易
在每次的维修工作中,人员都需要携带纸本资料,并在维修完成后填写工单。对人员来说,纸本作业既携带不便,手写也耗时,甚至还需要多跑一趟公司缴交工单;而对公司来说,内勤人员需要费时费力的统整团队所有的表单资料,主管收到的团队资讯也具有一定的时间差,无法灵活地调整管理方案。

导入效益

专业外勤考勤方案 精准防止虚拟定位
因应维修人员的外勤性质,鸿盛资讯以口头回报纪录员工出勤状态,却产生了无法验证的问题,而市面上的考勤管理工具大多应用于内勤,并不适用于不固定工作地点的工作模式。

外勤筋斗云是一款专门针对外勤工作而设计的管理系统,针对外勤人员的考勤管理提供了相当完善的解决方案――将打卡分为「考勤」与「任务」两种:
  • 考勤打卡:可依客户、或不指定特定地点打卡,以规范人员上下班时间。
  • 任务打卡:人员抵达维修地点时打卡回报。
一日的维修工作有时须跑多个地点,时长也不一致,两种打卡模式的并行能方便鸿盛资讯更好的管理人员出勤状况,也能从中了解人员工作地点的分布状态,以便临时派工能就近做调动。

在打卡的防弊措施上,外勤筋斗云也不马虎,若是手机使用虚拟定位,打卡功能就会受系统阻挡,进而保障打卡的真实性。
电子审批请假加班 进度节点一清二楚
依照鸿盛资讯过往的做法,在外出勤的维修人员,若是遇到请假加班这类需要审批的项目,就需要回公司跑审批流程,然而这往往会因为回公司的时间不固定而有所拖延。而使用外勤筋斗云的电子审批则不受限于时间地点的特性,就非常适合需跑外勤的行业人员,系统还会显示目前的审批节点以及该节点的审批人员,审批进度一目了然,有任何状况都能很快被发现,解决传统审批常常延宕的问题。

此外,外勤筋斗云还能将员工到职日纪录至员工帐号中,从而自动计算特休天数,员工在填写假单时,下方会清楚显示假别剩馀天数,管理者也能随时查询员工的假期剩馀天数,方便小型团队提前错开每个人的休假安排。
日程显示员工任务 回报资讯清楚记录
鸿盛资讯过去以通讯软件来做工作沟通,常常混杂着与任务无关的讯息,难以快速的回顾重要资讯。其实如果能将「任务」与「日常沟通」分开,会是更高效的工作方式,外勤筋斗云以「任务回报」的方式,进行打卡、处理状态的回报,同时还能附上说明或附件,相当于把单一任务相关的沟通历程建立在任务底下,让维修工作进行时能专注于重要任务资讯,也方便后续检视整体工作流程,进而优化客户服务。
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表单套用原有格式 快速提供客户联单
对比过往纸本表单,电子表单在栏位的製作上非常弹性,不管是签名、照片、表格计算等功能应有尽有,优势也浅而易见:不用另外携带纸本维修单、填选的方式加速填单速度、表单填写完能立即生成QR Code或连结提供给客户,更重要的是,系统会自动蒐集统整所有表单资料,让员工不必在一日的工作完毕后,还需花时间回公司缴交资料,内勤也不需在统计表单资料上耗时耗力。

表单数字化的每个环节外勤筋斗云都提前设想过:像鸿盛资讯希望在客户的收执表单上,格式能与过往相同,外勤筋斗云提供的套表功能就能将公司既有制式表单完美还原,为使手机方便填写的直式表格,能在生成QR Code或连结提供给客户时,自动转化为制式格式,不必担心与过往纸本表单差异太大,而有衔接上的困难。

延伸应用

自动寄送客户通知 定保任务智慧派工
鸿盛资讯的工作流程中,完成维修或定保任务后,需要寄送维修检查结案通知给客户。外勤筋斗云的排程功能可以预先设定触发条件,让部分工作自动化,很好的满足这方面的需求。有了这项功能,甚至连每月的定期保养任务都可以让系统自动建置,相当省时省力!

另外,鸿盛资讯针对长期合作的客户,提供合约点数制的计费方式,让客户能提前储值购买点数,并以维修服务次数做扣点。外勤筋斗云也针对这样的收费模式,协助鸿盛资讯透过排程功能来做增减计算:运用「自订资料」功能,建立客户点数资料,当表单填写好扣除数量并发送后,排程功能就会自动计算,同时更新客户点数资料,让鸿盛资讯能掌握客户的剩馀点数。各种模组功能的弹性串联让外勤筋斗云的应用方式非常多元,如同客製系统一般契合鸿盛资讯的工作流程以及使用需求。

顾问团队专业支援 功能弹性如同客製

要评估一套管理系统,除了功能上的适用性,另一个要点就是:是否有专业成熟的顾问团队?数字转型的过程中,系统商的顾问团队将会成为企业最大的后援,外勤筋斗云在这方面就表现得非常出色,有任何管理上的需求,或是任何疑难杂症,洽询顾问都能得到令人满意的解答,也是在顾问的协助下,鸿盛资讯顺利的将工作流程数字化,找到最适合自己的应用方式。

外勤筋斗云是个相当完善的一站式管理服务平台,从基础的任务派工、电子表单、考勤管理,到维修外勤最需要的设备管理、合约管理、里程计算等,各种功能应有尽有,还能将不同模组功能相互串联,达到客製化的效果,全方面满足企业的管理需求。再加上以人数计价的价格方案,买多少用多少,还能随时加购调整,CP值相当高,企业五人以下入门版免费使用,瞭解更多请上外勤筋斗云官网

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找到无限可能

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