纸本维保派工纪录 不利于查找及追踪客户
以纸本填写的方式来记录维保派工作业，是製造业长久以来常见的管理模式，信鋐工业过往也是如此。然而，随着业务量以及客户数的增长，这样的工作流程却逐渐无法满足管理上的需求，最为明显的侷限性就在于难以有效地查找和追踪客户的历程记录，对于内部人员来说，也存在着资讯难以交接、无法即时更新等问题，对于企业运营和客户服务都带来不利的影响。因此，信鋐工业开始寻求更高效的数字管理系统来解决这些难题。

表单资料缺乏整合 难以进行有效资讯分析
以往信鋐工业在维保派工时，人员皆会携带纸本维修表单以纪录工作时间、内容、零件的使用状况以及费用等资讯。但是，儘管拥有了大量的表单纪录，资料上的整理以及后续的分析却是一项极为需要时间与人力进行的作业。在缺乏专职负责的情况下，不仅散乱的资料容易导致团队的人为疏漏，也无法充分挖掘资料背后的价值和意义，无形中降低了企业决策的即时性和准确性，是纸本作业显而易见的限制以及弊端。

团队行程一目了然 自动绑定客户历程记录
过去，信鋐工业的工作团队在进行维保纪录时，会填写维保表单以统整工作行程，然而，这样的作业流程往往导致管理人员只能事后才能了解团队的实际行程。对于维保人员来说，纸本作业也同样带来困扰，不仅携带繁重，增加了追踪客户历程记录的难度，更无法在出勤期间即时查阅或回顾相关资料。

为了解决这些难题，导入数位管理系统是必然的趋势。透过外勤筋斗云，信鋐工业将团队流程全面透明化，视觉化的仪表板不仅能方便管理人员清晰地了解团队日程，更能即时地追踪各项派工任务的状态以及进度，造就高效的管理模式。

外勤筋斗云同时也免除了手动查找各种纪录、客户资讯的困扰。后台资料库储存了所有派工资料，强大的搜寻系统让查找资料变得迅速且轻松，也不再需要另行考量纸本资料备存的问题。每笔派工纪录都将绑定客户资讯，并自动产生客户历程记录，还能透过外勤筋斗云的云端跨平台特性，让维保人员出勤在外也能利用外勤筋斗云APP随时随地浏览相关资料，使维保作业更加精准而专业，为信鋐工业的客户服务奠定坚实的基础。

表单资料自动统整 套表无痛串接纸本作业
纸本作业固然能蒐集大量的工作资讯，但后续的一系列流程：资料缴交、登打、整理、分析却是相当繁杂的，往往需要专职专员来进行这样的事务。

外勤筋斗云很好的节省了企业的人力与时间，电子表单的功能可以让维保人员轻松透过随身携带的手机填写表单。在遇到需要回传资料给客户的状况，外勤筋斗云也能提供套表功能，快速将电子表单资料转换成纸本格式，方便客户直接扫QR code或透过网址下载，无痛衔接过往流程。

不仅如此，针对后续的资料整理及分析，外勤筋斗云也拥有完整的解决方案。云端的特性使人员在上传表单资料后能第一时间将资料回传给公司，并自动统整至资料库，无需任何人力介入即可完成资料整理的工作。同时，资料库的搜寻功能，能直接透过表单内容搜寻对应的表单，也能连结到相关联的派工任务纪录，方便内勤或管理人员快速查找和分析资讯。数字化管理系统的导入，不仅提高了工作效率，企业的决策也能基于充分的数据分析，更加即时而准确地进行，为信鋐工业带来更高效的运营。

维保合同集中管理 系统化管控展延日程
随着业务量的增长，许多拥有维保团队的企业常面临大量的合同需要管理，尤其是在合同资料、展延时程上的控管上，分散而缺乏统一的传统管理模式常导致资料的遗失或展延日程的延误，进而影响到维保工作的正常进行以及客户满意度。

外勤筋斗云整合企业管理与协作的各种功能，其中也包含着合同管理功能，能将企业的维保合同集中系统化管理：

• 汇整合同相关资料：将所有维保合同的相关资讯集中管理，包括客户资料、设备资料、合同起讫日期、负责人员等，并透过与派工任务资讯的相互绑定，完整记录合同的维修保养历程，以便于日后的查询与分析。
  
  
• 定期保养自动派工：可针对合同，排程建立定期保养任务，让系统根据保养週期、指定设备、任务模板等规则，自动建立后续需要执行的派工任务日程，不再需要为了重複性的指派浪费管理人员的时间和精力。
  
  
• 合同即期发送通知：系统提供合同的即期通知功能，提醒相关人员进行展延的申请与处理，避免人工作业所出现的遗漏或延宕，有效提升续约率。

数字合同管理有助于企业管控设备保养计画、保固以及展延等日程，协助团队提前安排人力资源，让企业进一步提升管理效率，更加强化稳固客户关係。