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“企业数字转型”是当前市场有规模的中小企业最大挑战,不同于微型中小企业为了在市场上生存总是戮力筹措资金和开发通路,对已经成立一段时间、稍具规模的中小企业来说,转型升级才是最大的挑战,如何运用云端、物联网、数据分析乃至AI人工智慧这些新技术去调整既有营运或服务模式,更是重点课题。
三商电脑(2427)云端暨行动服务部副总蔡忠维观察指出,以台湾稍具规模的中小企业为例,大多成立于60-80年代,过去二三十年内,企业主多深耕产品力或保有营运服务品质,低调做事的风格,使得企业者在行销、导入新科技上相对较为薄弱,而在竞争日益激烈的现代社会,行销和导入新科技也同等重要,企业若不改变,未来将很难立足在市场上。
由三商电脑开发的“外勤筋斗云”,正是掌握传产中具备外勤管理特质的产业,长期缺乏云端管理和数据整合思维,首创云端外勤管理整合服务(SaaS),以云端串连行动APP的多屏服务模式,由后端Web管理平台提供管理者或内勤人员进行工作任务管理、地图追踪、客户管理、信息管理、表单管理以及统计分析等。
外勤筋斗云具备完整的研发和顾问团队人员。三商电脑/提供
另一方面,外勤人员可以透过前端行动装置APP,轻松检视每日工作行程、工作位置,并在第一时间收到公司内的最新任务资讯,进行到点打卡、任务回报,即时与客户联系,而所有的工作轨迹和数据记录、客户签收等,第一时间都回传至云端保存,将服务资料全面数字化。
「外勤筋斗云」 隐形冠军企业都需要的数据化管理
早在两年前就率先采用“外勤筋斗云”的致邦空调工程有限公司,是冷冻空调甲级营造厂商,默默耕耘市场二十年,建置过许多指标性工程,除了一般空调工程外,医院大型中央空调系统、工业用、食品GMP、温湿特殊空调系统、吸收式及储冰式之特殊空调系统、高端饭店空调系统等,都是他们的客户,致邦空调工程曾获金质奖等多项奖项,此项特许行业中,必须让技师人员和承揽吨位达到一定规模,才能升级,显示致邦空调工程营收和服务能力已具相当实力。
致邦空调工程总经理李江哲。三商电脑/提供
致邦空调工程总经理李江哲表示,空调工程中,维修完工后都会有施工验收、保养合约,有些工程期间最长可达2-3年,过去工作表单都是纸本处理、由助理手动开单纪录,工程人员外出时,会依照不同类型的案件,携带不同的纸本表单,如:工程进度纪录表、维修保养纪录表等,纸本表单采“三联式”,工作完成当下会请顾客签名,并留一联给对方,另两联带回公司做归档。
由于致邦空调工程服务的工地遍布全台,人员外派驻点居多,为了管理差勤和了解任务效率,决定采用“外勤筋斗云”简化任务管理。记录和派工上,维修案件会由主管负责指派任务搭配电子表单;工程案件则让工程师依照负责工地,自行建立任务,同步以电子表单搜集资料;管理上,工程师能即时在工地做打卡回报,主管每天也可透过“任务列表”,来检视工程进度及回报状况,使用外勤筋斗云的好处在于,当专案有阶段性“验收”时,也可一次汇出验收纪录,便于向客户进行请款。
致邦空调工程也将外勤筋斗云应用于营运管理,把人事行政、福委会资讯运用信息公告周知同仁,布达“聚餐、生日点心、员工旅游、打球、福委会投票”等事宜,而公司内外勤,上下班的签到、请假、加班,也都采用外勤筋斗云的考勤管理服务,会计同仁每个月底会检视“考勤报表”进行薪资运算。
致邦空调工程总经理李江哲分享数位管理。三商电脑/提供
目前近40位同仁含外勤维修工程师使用“外勤筋斗云”,为了解决同仁对个人手机安装工作用管理APP的疑虑,统一由公司发放公务手机让同仁使用,总经理指出,工作同仁从前都是写工作日志,现在是APP云端纪录任务,管理人员对于每位同仁的考勤、外勤任务服务效率有所掌握,也能将这些纪录反映在服务效能和人员考评上。
致邦空调工程总经理李江哲表示,数字化考勤和云端管理任务,对于一步一脚印的传统产业来说,已经是很大的突破,从初期的员工训练到目前的使用状况,他目前已经很满意,接下来他们更规划进一步了解长期以来纪录的资料分析和分类,了解服务过程中时常故障的问题点、零件耗材使用状况等,用数据优化服务品质和业务。
蔡忠维认为,致邦空调工程的采用与转型过程,就是中小企业老板会遇到的共通问题,包括:员工排斥、设备不足、网路不足、分析不足等,三商电脑都会从导入顾问的角度来提供教育训练、顾问服务与应用情境导入,也会建议企业主像致邦空调工程一样,统一提供员工设备和网路服务来降低新服务导入障碍和加速数字化管理。
三商电脑云端暨行动服务部副总蔡忠维剖析企业转型需求。三商电脑/提供
小成本、弹性高 「外勤筋斗云」数据化管理辅助决策
蔡忠维说,过去台湾中小企业在进行资源分配时,多半优先投注在生产端,如:优化制程、补充大量人力、提高营运效率等,早期企业主相信,只要产品品质好、CP值高、服务到位,自然能吸引顾客购买,但在现今这个数据为王的年代,产品力或服务不再是市场唯一决胜点,管理者不只要转换思维,从产品导向变成数据导向,还要懂得“把日常管理化作数据”,应用数据分析、人工智慧等新科技辅助决策来加强数字化管理,借由搜集数据并解读趋势来优化营运,才是最重要的关键。
对此,三商电脑身为资深系统集成商,长期对专业服务的维修、配送、营造监工、商化协销等外勤服务有深刻观察,“外勤筋斗云”更是独家搭配导入顾问,先了解不同企业需求、痛点及使用情境,再协助以外勤筋斗云协助规划及套入使用情境。
三商电脑外勤筋斗云的导入顾问王博明建议,未来致邦空调工程可以多加运用自订表单功能配合PDF套印,可将纸本三联单据转换为电子单,取代传统三联单凭证,达到无纸化管理;而在电子单的数据收集方面,可用“线上枢纽分析”,将设备的故障率、叫修率、耗材使用状况等统计出来,协助公司做决策性分析和业务因应。行政管理上,纸本单据如:报销单、报价单上签,可改用“签核表单”设计电子流程,让主管、高层确认更加便捷。
外勤筋斗云介面示意图。三商电脑/提供
考量中小企业资源有限,“外勤筋斗云”采用云端服务的形式,不需要一口气负担一大笔系统建置费用,而且所有客户都可以线上试算后再决定要采用的模式,不必一次支付上百万元就能拥抱新科技。“外勤筋斗云”的线上签核流程设计和多语系支援,让数位表单服务从门店巡点、外勤管理深化到内勤与行政签核,而多语系也支援跨国商人在多语言管理的最佳体验,目前管理五人以下的企业主可免费使用。
了解更多请上外勤筋斗云官网
