我们拥有40年以上维保管理经验,并持续和有维保管理需求的客户接触,充分了解设备管理痛点,故外勤筋斗云特别设计全新的设备管理模块协助优化维保作业流程。首先,我们来了解以往设备维保的管理困难。
工程师的工作行程不透明,主管无从得知处理状况且工作进度难以追踪,若有临时案件不知道派工给谁。
设备种类多数据难以汇整,同时需要搭配纸本表单填写再key in电脑,统整归档耗时耗力,后续查询也不便。
没有详细记录故障排除方式,往后遇到相同问题却不能马上查找数据解决,难以做到经验传承。
设备管理模块可有效解决这些问题,您可设置设备型号、设备名称、客户名称、安装地点、保固时间及所需技术等信息,并灵活搭配「任务管理」指派工作、搭配「客户管理」了解客户该设备所有历程、「表单管理」模块数据搜集分析统计,全方位掌握维保管理的所有信息,轻松实现设备维护智慧化管理。
优势一: 高弹性自定数据及扩充字段 协助快速建置设备数据库
1. 自定义资料: 关联字段 快速选取
开始使用设备管理前,我们建议先维护自定义数据,您可自行编辑定义所需数据,像是商品明细、零件列表、机型表等,方便人员在任意表单中快速选填并关联带入相关信息,省去逐笔填写耗时困扰,像是商品明细、零件列表、机型表等。
在「系统管理>自定义数据维护」中点选新增可新增数据名称及设计数据结构,利用拖移方式建立您希望的数据格式,例如厂商机型表,您可以设计机器类别、机型。点选数据的绿色方框即可单笔新增或批次汇入厂商机型资料。这样一来在「扩充字段」设计「设备数据」时,便可将两个字段数据关联自动填入,让您快速建置设备管理的基础数据。
图一、自定义数据维护及新增
2. 字段扩充: 灵活弹性 自定义所需
扩充字段中可自行依需求设定「设备数据」与「设备故障代码」所需字段,如:设备型号、名称、图片、客户名称、保固时间、装置地点、维护技术等。其中,单选功能的关联便于让您快速填入数据,单选功能的进阶设定中,可以选择选项列表的关联字段,于关联规则中可设定源数据、选项阶层、显示字段。丰富且弹性的设置,自定义最符合需求的设备表单,便可开始建立专属您公司的设备数据。
优势二: 精准派工、实时追踪、行动查询 信息串连整合公司内外
设备管理搭配设备任务功能便可以针对设备进行人员派工,不仅能快速查询相关设备信息、过往定期保养及故障维保等记录,还能维护员工技能,快速精准了解设备历史记录并指派最适合的维修人员处理,协助企业填补维保派工流程上的不足。
1. 派工最适化
启用设备管理模块后,在任务模块中可选择新增设备任务,系统会根据您自定义的设备查询条件显示查找设备的方式。我们特别在指派外勤人员中设置了「专业技能」字段,让主管迅速找到符合该设备维修技能的人员进行派工。(备注: 需在系统管理>员工技能维护先设置) 同时,若有临时任务需要安排,您也可以搭配并搭配员工行程表、员工班表知道哪些员工有空档、哪些员工上班或休假,即可快速且精确的安插与指派临时叫修任务。
图二、设备任务派工示意图
2. 实时追踪
除了任务仪表板可查询所有任务状态,有购置设备管理功能的客户,主管可针对「设备任务」查询及分析,在任务查询条件中的下方的设备查询,可自定义显示的查询条件(扩充字段>字段属性设置中可勾选),协助您快速查找所有设备数据,举例来说选取时间条件+设备名称,可查询到特定时间中该设备的每一笔任务,方便追踪即分析。我们也提供多元化的分析方式,故设置「设备地图检视」,方便您利用地理位置检视各设备的详细信息。
3. 设备知识库
除了设备数据记载设备细节信息,针对设备故障原因,我们设置了「设备故障代码」,提供企业自定义各设备专属的故障问题表,可自定义故障代码对应的设备类型、故障说明、处理方式…等,建立完整的设备与故障处理知识库。
而维修人员在外工作期间,利用手机就可以查询所有的设备基本信息、设备历史任务、故障代码及处理方式,方便人员在工作前了解设备的所有信息记录,并快速而精准的完成工作,同时也能提升客户满意度。
图三、手机设备信息及故障代码列表
优势三:E化表单快速填写立即统计分析 数字管理提升团队竞争力
设备任务也能加入自定义表单,将设备管理、任务模块、自定义表单、数据统计分析完美整合。接下来利用关联字段制作表单,再利用透视分析统计机器故障原因、所需修复时间、人员绩效。
1. 表单设计: 关联字段应用
外勤筋斗云全新的「自定义数据」功能,能利用「关联字段」设定灵活运用在各式表单。若想将设备故障代码及故障代码说明以关联及下拉连动方式显示,首先您需在维修单中建立单选功能。「故障代码」的单选设定中选取关联字段,源数据选取设备故障代码,「故障原因」的单选设定中同项选取设备故障代码,下拉连动设定「故障代码=故障代码」,显示字段选取故障代码说明,方便人员在工作时可立即完成选填动作。
图四、自定义表单及关联字段示意图
2. 透视统计: 分析各设备的故障原因
外勤人员将资料搜集回来后,便可利用「表单数据查询」制作透视报表分析设备故障原因。假设想知道今年Q2的故障分析表,首先选取维修单,设置4~6月的时间,在数据透视表拉取类别、设备名称、及故障代码即可显示这段期间的设备故障原因及数量。此表单也可分析人员绩效,拉取人员即可了解人员在这段期间维修的机器数量。外勤筋斗云的设备管理、关联字段、表单分析功能,协助企业活化数据分析,协助您多维度检视日常管理及优化维保作业。
图五、设备任务中表单数据的枢纽分析示意图
优化维保作业流程 数字管理提升团队竞争力
设备管理协助贯穿了整个维保作业流程,并强化外勤管理、数据分析,可灵活搭配任务模块、表单工具、统计分析功能,方便外勤人员行动化表单数据搜集回报,协助经理人快速检视资料并及时分析,轻松实现设备维护智慧化管理建立高效维保团队,成为企业维保管理的最佳辅助工具提升服务质量及竞争力。
三商电脑身为资深系统整合商,长期对专业服务的维保、配送、营造监工、商化协销等外勤服务有深刻观察,全台首创云端外勤管理系统的「外勤筋斗云」更是独家搭配导入顾问,了解企业需求痛点后协助规划套入使用情境,协助企业从产品导向变成数据导向,把「日常管理化作数据」,应用数据分析、人工智能等新科技辅助决策来加强数字管理,藉由搜集数据并解读趋势来优化营运,才是最重要的关键。了解更多请上外勤筋斗云官网。