【联合新闻网|趋势报导】外勤筋斗云让企业数字管理不断电 从考勤到业务数据全面云端化

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【联合新闻网|趋势报导】

 

企业主在面对新时代的数字转型和管理时,常因现有系统不足,或是停留在人工纸本作业根本没有系统使用,导致难以有效率管理大量外勤、内勤员工表现,许多企业主盘算,继续采用人工管理作业旷日费时又耗费人工成本,自行投入开发管理系统又担心时程过长或费用过高,面临数位转型的两难抉择。

 

 

云端数据整合平台 传产内外勤管理一手掌握

 

由三商电脑开发的「外勤筋斗云」,是云端外勤管理整合服务(SaaS),以云端串连行动APP的多萤服务模式,由后端Web管理平台提供管理者或内勤人员进行工作任务管理、地图追踪、客户管理、消息管理、表单管理以及统计分析等;另一方面,外勤人员可以透过前端行动装置APP,轻松检视每日工作行程、工作位置,并在第一时间收到公司内的最新任务信息,进行到点打卡、任务回报,实时与客户联系。

 

以SaaS平台服务为基础的「外勤筋斗云」受多个奖项肯定,2017年获得经济部工业局金漾奖,也荣获金峰奖十大杰出商品奖、云端物联网创新奖;2018获得世界信息通讯与服务业联盟环球信息及通讯科技卓越大奖-杰出行动应用奖佳作。在收费模式上也符合数字时代的精神,让企业依照使用人数和加购功能收费,不需要一口气负担一大笔系统建置费用,而且所有客户都可以在线试算后再决定要采用的模式。

 

图一:外勤筋斗云服务团队 完善协助企业导入系统

 

免费导入顾问抢攻传产心占率 让管理无痛接轨

 

「外勤筋斗云」强调多萤跨平台作业,希望透过简化流程来提升营运效率,在外勤人员工作过程中就完成所有数据搜集,并进一步分析再利用,提供系统化管理的依据,进而提高生产力、服务质量、客户满意度。

 

对此,已使用「外勤筋斗云」8个月的寰强科技有限公司业务部经理简志玮表示,外勤筋斗云除了月缴付款、付费弹性大、系统便利外,最重要的是有免费的导入顾问服务,在前期由导入顾问了解使用需求与建置管理报表后,可以立刻开始试用,简志玮说:「我们在导入顾问服务后,用了两周就回不去了,我们比较过其他系统服务,外勤筋斗云可以弹性调整表单域,数据汇入导出相当便利、平台收费透明,也让我们对数据的掌控权更大了」。

 

图二:寰强科技有限公司业务部经理简志玮谈数字化转型

 

简志玮说,寰强科技主要服务项目是打印机代理、机器买卖与售后服务,有大量的外勤人员轮替,24小时全年无休在帮客户解决耗材、检修问题,许多签约客户有严格的服务时间与检修回报规范,例如,客服收到问题回报后两小时内检修工程师要跟客户联系,4-6小时内要抵达检修。

 

简志玮指出,维运服务需要定期提供客户检修报告,过去外勤工程师要拍照、后制、上传、回报,检修完还要花半天以上的工作时间完成报告,现在只需要线上回报完,输出报表就能实时完成报告;而且,外勤筋斗云对于任务顺序帮助很大,过去纸本派工可能有误差,现在利用手机多萤派工,外勤人员直接看到任务分类和数量,内勤不会过度派工,而且有别于传统电话派工可能漏失数据,现在工程师只要在在线看到任务,就能同步看到客户基本资料,可以先行联系,争取时间。

 

小数据大获益 报表分析掌握料件用量、提高续约率

 

简志玮表示,寰强科技过去用LINE、EXCEL统计回报,没办法实时做客户数据管理,采用外勤筋斗云后全面联机操作,目前外勤工程师、行政秘书、客服部共20位员工使用,每天可以安排70到100个任务,客户问题回报与解决状况一目了然,所有客户累积的维修数据都能再分析利用,客户要续约讨论时只要调出数据,就能清楚知道一整年所支付的维运费使用在哪些地方,而且这些数据都是存在云端数据库,公司不需另外准备储存大量数据的机器成本。

 

简志玮也说,维修最重要的环节除了时间、专业、服务态度外,确认料件用量也是很重要的工作,未来透过外勤筋斗云的报表分析,不仅可以了解外勤工程师的任务绩效,也能同步纪录、查询维修使用的料件用量,相信对提升服务质量和管理更有帮助。

 

验收数据同步云端 结案请款零时差

 

导入「外勤筋斗云」已16个月的均铭工程股份有限公司服务部主任苏玲玲表示,均铭工程主要服务项目是代理大型不断电系统UPS、IT机房建置,一般企业既然采用不断电系统,表示这就是不能中断的服务,所以除了工程建置外,定期派员检修、维运是相当重要的工作。

 

图三:均铭工程股份有限公司服务部主任苏玲玲第一线采用经验分享

 

苏玲玲说,发生紧急状况时,许多大型金融业的合约有严格的规范4-8 小时内要完修,此时临时派工的流畅度就相当重要,过去总是使用LINE群组回报,工程师完修后还要将纸本纪录与完修验收照片缴回,项目才能结案请款,现在完修当下就记录好所有的任务数据和验收照片,只要导出报表就能向客户请款结案,方便许多。

 

苏玲玲指出,目前一位外勤人员平均每天被派工6-7件,早期的做法都是发信通知隔天行程,现在直接上系统更新。而每一季要统计探视数、完成率、回报主管,也改由人工统计改成报表导出,系统化导出数据报告,不会有纸本纪录字迹需要打字建文件或字迹判读问题,整体派工掌握度更高,而且目前公司内每周的主管会议,都会采用外勤筋斗云的「任务仪表板」检视派工任务的回报率、达标率百分比,主管们对数据掌握度更高。

 

苏玲玲特别指出,外勤筋斗云的电子表单完成时需要客户签名,客户都觉得蛮新鲜、有跟上数字时代的感觉,目前同业较少采用这样数字化任务管理,大部分还是纸本作业,这是一种形象优势。

 

展望未来对外勤筋斗云的应用,均铭工程总经理江玮表示,外勤筋斗云不仅省去自己开发外勤和考勤管理系统的时间和金钱,若是从发掘和协助的角度来看,未来他会更善用外勤筋斗云了解业务推进进度,而且外勤工程师长期累积的数据纪录可妥善分析,对于未来在业务开发上将有很大的实质帮助。

 

图四:均铭工程股份有限公司总经理江玮谈对外勤筋斗云用于业务管理的展望

 

「外勤筋斗云」为了服务近期也推出了在线签核流程设计和多语系支持,让表单服务、跨国企业多语言管理最适化,企业使用人数在五人以下都能免费使用,了解更多请上外勤筋斗云官网:https://pse.is/CPR2Y

 

 

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