【商周|趋势报导】导入外勤筋斗云 企业获利的数位转型新攻略

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【商业周刊|趋势报导】
从工人智能到人工智能 只靠「节约成本」的年代过去了
  

  基本的企业获利方程式是「收入-支出=利润」,然而藉由撙节成本提升获利的方式像一把双面刃,短期可能看到获利数字的提升,长远来看,却可能导致商品和服务质量下滑而失去客户的青睐,也伤了员工为公司打拼的士气。

 

  迎向纸本和电话管理作业消逝的年代,中小企业管理模式和获利要点,应逐渐从工人智能迈进人工智能。本文带您看两个采用外勤筋斗云进行数字转型的新案例:交通系统整合商-优联科技公司如何运用云端管理提升外勤人员任务分派、记录客户的维修生命史,进而优化产品以及维系良好的客户关系;食品代理商-自然本味公司如何透过云端管理外勤通路业务人员,实时了解外勤业务在第一线的差勤与资源需求,提供更好的作战谈判筹码,更能将业务情况与通路数据回馈原厂。

 

  新世代的数字化外勤管理工具「外勤筋斗云」则为企业提供一个能让收入与支出同步优化的新管理模式,透过行动装置与云端服务的整合,为企业省出业绩,累积有形、无形资产,全方位提升获利模式的各个环节。

图一:企业外勤管理新模式 (外勤筋斗云提供)

 

  无论是从开创业绩或客户服务的角度来看,第一线接触客户的外勤人员都是掌握企业业务命脉的最重要关键。由三商电脑所推出的「外勤筋斗云」服务,以科技方式协助企业管理数量众多、业务内容繁杂而较难以掌控动向的业务、配送、维修等外勤人员,同仁可运用支持手机、平板、计算机等跨平台简洁易懂的操作界面,无论同仁身在何方,都能实时使用行程规划、打卡回报、地图追踪、推播通知、竞品信息搜集…..等功能,透过作业流程的简化来提升营运效率;而相关历史数据的分析再利用,则提供了系统化管理客户的依据,进一步达成提高生产力、服务质量、企业形象与客户满意度的目的。

 

成本优化|提升效率就是开源节流

  用简单的数学概念思考:一定的业务量下,每个员工若有更好的工作效率,所需的员工数就越少,公司的成本也越低;相对地,同样的员工数,若每个人的工作效率都能提升,省下来的时间无论是用于开拓新业务或是提升服务质量,都能为公司创造更多业绩。一般在外勤人员的管理上,光是管控出勤和任务分派就已经是一大课题,进一步的目标是做到个别同仁工作内容的掌握,第一流的管理,则是在随时掌握进度之外还能提升效率。

 

  「在竞争激烈的环境中,能快速响应客户需求的企业就是赢家。」优联科技副总经理李得宏指出。优联科技是台湾第一家建立本土停车收费系统的公司,在台湾交通运输领域耕耘20多年来,已经囊括台湾大部分的停车场、展览馆、捷运收费的软硬件系统,目前在全台服务的光停车场就有约200个,还有至少20个展览馆跟游乐场和北中南捷运系统,全台90%的公家机关售票系统都出自优联。

 

  坚实广布的业务面背后,靠的是优联从系统模块、设备、长期维修服务,一条龙包办的深耕服务,而要靠全省维修部门23个员工服务如此庞大的客户量,维修单位的效率便成为优联在公司管理上最重要的考虑,也因此决定导入「外勤筋斗云」的e化管理,却意外获得比原先预期更大的效益。

 

服务提升|全面云端化加速客服问题判断的正向循环

  早期优联科技的外勤维修人员采用全纸本作业与电话派发任务,每个维修人员对于外勤维修任务地点分散,在任务通勤上长花费较多时间,到点维修后因为纸本作业,每位外勤人员的手写描述文字、笔迹都不同,时常造成任务完成后归档困扰。导入外勤筋斗云后,透过云端与GPS,能就近、弹性派发任务地点,提升外勤人员的工作感受,加上维修历程全面表单化控制,使用选单避免填入过多文字,能有效的统一维修任务的语言、用于任务完成后的编码与统计。

 

  「最初的目的只是希望透过e化取代纸本,提升在前端任务分派、个人工作负载绩效管理,和客户数据纪录查找的效率,实际进行后发现,利用系统化整合的数据再分析,更能快速找到问题、研拟对策。」透过「外勤筋斗云」完整的功能模块和针对个别企业需求量身调整的细节,让优联能够迅速建立、掌握了解客户维修生命史的关键数据,有了数据就能进行分析,提升改善产品的速度和精准度;同时,用计算机取代人脑做分析更加快速完整,也促成人力效率的进一步再提升。

 

  供图二:优联科技副总经理李得宏 (外勤筋斗云提供)

 

收入优化|巩固客户还能开拓新财源

  而对于从食品经销代理,发展到自有品牌的「自然本味」而言,透过「外勤筋斗云」除了提升工作效率、提高客户满意度,甚至还发展出让「服务」本身就成为一项商品、创造新营收来源的获益模式。

 

  自然本味总经理徐文彬说明,卖场的服务管理极为繁杂,公司身为专业代理商,一边要处理的是全省1600多个渠道点位、近600个不同的产品品项,一边要面对50家原厂供货商,需要更高效率的工具辅助,才能完整做到第一线每个营业网点端的资料搜集分析,实时提供更明确的信息给原厂。以往传统的业务管理只能透过报表,无法立即呈现现场状况,导入「外勤筋斗云」之后,客诉处理方式、卖场活动陈列、陈列位置变化、价格调整、店长回馈的信息等都能在弹指间掌握,不只让管理阶层能更全面掌握信息,也是前端业务人员提升工作绩效的一大助力。

 

  由于7个业务人员遍布全省,以往和总公司之间的信息传递不够实时,人员出勤和业务的执行度也不容易管理,「外勤筋斗云」第一时间解决了这个管理上的问题。然而本身也是业务出身的徐文彬也直言,导入「外勤筋斗云」的目的并不是为了时时刻刻监控业务人员的动向,而是要提供更好的工具,让他们的工作能更上一层楼。

 

图三:自然本味总经理徐文彬 (外勤筋斗云提供)

 

战略提升|业务数据产品化 加值回馈厂商

  徐文彬说,透过链接云端系统信息,让业务人员在外能实时查询每一个卖场的促销档期信息和历史纪录,在营业网点洽谈次月的进货量和陈列位置时就更为有利,业务人员也因此较能实时面对竞争者的挑战,随时透过云端平台和管理者确认、记录谈判的价格或数量可否加码等策略,外勤筋斗云成为最好的作战纪录,对此,徐文彬满意地说:「有了功能强大的工具能让他们发挥得更好,自己也得到业绩奖金的实质激励。」

 

  人员产能提升后,自然能附载更多业务量。近期自然本味更在代理之外,承接了知名冲泡饮品品牌的卖场商化服务。「就是因为加入了这套系统,能随时能掌握到所有量贩营业网点的陈列与价格状况,实时回馈给原厂。」原厂需要的所有营业网点信息,包括清查产品分布质量、确认库存充足、缺品品项或在途订单的到货时间,竞争者讯息,单店店长意见回收回馈,都可以靠「外勤筋斗云」马上实时反应,也因此让卖场管理的「服务」和「信息」本身也成为一项有价商品。使用「外勤筋斗云」短短两个月,就已经让徐文彬感受到庞大的效益。

 

从工人智能到人工智能 你的企业能从中获益吗?

  「外勤筋斗云」科技管理的优点众多,但站在在商言商的角度,如何评估公司是否适合导入?由于「外勤筋斗云」在开发时就已全面针对举凡设备维修、业务促销、物流配送、现地勘查、保安巡检、家事服务、跑腿派遣、保险产业……等中小企业外勤人员管理所需要的管理功能量身订做,涵盖作业程序中需要的排班、派遣、到点回报、结案回报等需求,进一步检视个别企业的需求差异,则可以从两个面向来评估:

 § 人员规模是否符合经济效益:如果外勤单位只有一两个人,人力管理就足以支应,当人员数足够,或是需要处理的资料量用人力难以完整搜集分析,导入「外勤筋斗云」就符合经济效益。

 § 服务质量是否是影响公司竞争力的重要因素:从两位经理人的使用经验分享中,都能看到「外勤筋斗云」提升产品与服务的庞大潜力;服务质量的提升对公司竞争力越重要,就越适合使用「外勤筋斗云」。

 

  考虑到实际费用支出的部分,优联科技副总经理李得宏表示,外勤筋斗云以月租计费的方式,不需要自行建置或购买一个软件包,对公司来说成本压力相对减少。自然本味总经理徐文彬也认为,和新增一个甚至五个人力的成本比起来,使用「外勤筋斗云」提升的效益足以把这个费用赚回来。「用几块钱的效益得到更多的信息,非常划得来!」

 

想了解更多,欢迎至外勤筋斗云官方网站:http://bit.ly/2qJ0r7d

 

 

 

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