客戶案例

ERP系統侷限內部流程 外勤管理仍受紙本限制
面對近年來數位轉型的風潮，千盛辦公也採用了ERP系統來做企業的營運管理。然而，對於在外出勤的工程團隊，作為內部流程管理的ERP系統卻難以觸及，因此在派工一事上，仍以紙本的方式進行管理及回報，在工作進度的掌握上略顯不便。而維修工作必備的紀錄表單，則多以紙本做維修資料上的蒐集及記錄，除了維修紀錄不易回查外，紙本表單的簽核流程對於維修排程及進度掌握也造成極大的困擾。此外，表單之間的資料相互獨立、未整合至單一平台的狀況，亦容易造成記錄格式的不一致或重複紀錄的情形，使統整並分析數據的關聯性及正確性變得更加困難。

合約資料Excel彙整建檔 人工檢核與跟催易遺漏
千盛辦公過去採用人工的方式管理合約資料，將合約的詳細訊息彙整於Excel中，並依據合約到期日期逐一通知相關人員進行處理。然而，隨著業務量的增長，合約數量日益龐大，傳統的管理方式顯得曠日費時。人工作業流程缺乏系統性和標準化，除造成資料的錄入耗費大量時間，還容易導致資料輸入錯誤或遺漏。而後續跟催工作更是一大挑戰，不同合約有著不同的特性和合約到期日，過去需依賴人工持續地追蹤與更新，以便即時通知相關人員處理續約事宜，因而耗費了不少人力與時間，讓千盛辦公轉而尋求排程自動化的解決方案。

外勤考勤記錄蒐集繁瑣 請假加班紙本申請不便
與內勤人員可以依賴定點打卡設備，以紙本卡片來記錄出勤的情況不同，外勤的任務工作具有突發性，工程師需直接到客戶端排除設備故障以爭取作業時效，但由於打卡設備僅設置於辦公室，無法紀錄在外出勤的狀況，導致出勤打卡的查核及記錄變得更加複雜，降低了管理上的效率。而請假/加班的管理也是一件難事，外勤人員的請假或加班申請往往需要通過紙本請假卡來完成，但從單據的繳交，到人工簽核流程的完成需要一定的工作時程，偶爾會發生工程師請假當天紙本簽核流程卻還沒跑完的情形。此外，人事部門每年皆須定期重新核算所有員工的特休天數並製作請假卡，在考勤作業上受到紙本的許多限制，造成團隊核算工時、請假等出勤資訊效率不彰或無法即時同步。

派工日程綁定設備與客戶資料，歷程記錄輕鬆建立
千盛辦公過去透過紙本管理工程團隊的派工，除了工作項目需要人工逐一核對外，也無法即時共享資訊、追蹤團隊工作進度，後期團隊派工紀錄更是需另透過Google表單填報。紙本及線上表單的資料相互獨立，讓派工、客戶、設備等資訊無法被有效連接，工作程序上略失流暢性，也不利於日後維修資料查詢，各系統的資料彙整分析更是需要相對多的時間與人力來重複比對、檢核。為了解決這些問題，千盛辦公開始尋找更有效率的派工管理解決方案。

在各方面的評估後，千盛辦公選擇導入外勤筋斗雲系統，將派工流程全面數位化，讓外勤工程師透過手機就能隨時回報派工進度，也利於公司管理部即時查詢。當外勤筋斗雲APP發出任務通知時，人員可以在手機上查看客戶名稱、地址、預定工作內容、截止時間等任務詳情，待工程師確認待辦任務後，即可根據路程和任務急迫性等因素，自行安排前往指定地點，並於客戶地點以GPS定位到點打卡、以手機填報維修服務紀錄。這些資訊都會同步上傳至外勤筋斗雲系統，供管理部實時掌握團隊處理進度，不僅提升工作流程的透明度和效率，也大幅增強了團隊間的協同運作，進而提升整體運營的成效。

而管理數位化帶來的好處除了能透過儀表板掌握進度外，外勤筋斗雲還能將派工任務與相應的設備及客戶資料進行綁定，讓工程團隊能夠更清晰地了解每項任務的相關資訊，從而更好地準備工作，提高客戶滿意度。此外，在外勤筋斗雲後台，派工記錄會自動綁定客戶與設備，建立起一套客戶及設備的歷程記錄，不僅方便查詢資料，更有助於長期的追蹤，作為未來參考與分析的依據。

表單資料自動帶入快速填單，電子簽核加速流程
Google表單是許多企業常選擇作為替代紙本表單的解決方法，千盛辦公過去也是如此。但是，儘管Google表單在收集資料方面稍顯便利，在使用上卻仍有其限制：表單之間獨立且分散的狀況常導致後續統整資料上的困難，也無法快速地依據內容查找資料，更難以分析其中數據的關聯性，而簽核流程更是Google表單所無法補足的領域。

外勤筋斗雲提供了一個全面的解決方案，涵蓋了前端人員的應用、後端流程的運作以及資料分析，實現了對表單數據的統一管理、整合與分析。

• 欄位格式功能彈性：創建符合需求的表單是使用上最重要的前提，外勤筋斗雲的欄位元件多樣，可依格式需求彈性組合，讓千盛辦公可以根據適應不同的工作流程和業務要求建置電子表單。同時具備套表的功能，使電子填表的內容能夠整合到過往紙本表單的格式中，客戶的單據資料也能輕鬆提供，完美銜接數位與紙本的作業流程。
  
  
• 帶入資料加速填單：有別於Google表單，「自訂資料」是外勤筋斗雲電子表單加速填單的利器之一。「自訂資料」如同企業的Excel清單，能建立起產品、設備的產品編號、品名、內碼、庫存、價錢等詳細資料，當填表需要這些資料時，不必另行查詢，只需選擇列表中的品項，系統就會自動帶入相關聯的詳細資料，讓外勤工程師填單更為便利，加速填單效率。除此之外，外勤筋斗雲還會將任務與表單相互綁定，把既有資訊自動填入表單中，如：時間、地點、客戶資料、設備機型等等，同時也能幫助後續在分析資料時，保持任務與表單之間的關聯性。
  
  
• 自訂行動簽核流程：外勤筋斗雲支援電子簽核功能，能針對千盛辦公的需求，提供靈活設計和流程調整，讓外勤工程師可以隨時隨地進行電子簽核申請，並根據流程自動送簽，同時提高了簽核的效率和透明度，顯著縮短行政時間。
  
  
• 資料整合與分析：外勤筋斗雲不僅僅是電子表單的創建工具，更是一個囊括客戶、任務、表單等多元管理功能，集結了所有工作資訊的強大平台。如同一個高效的資料庫，不僅能自動處理資料的歸檔及整合，方便快速查找資料，還能進行深入的數據分析，從而幫助千盛辦公優化維修流程，提升客戶滿意度，也能更加全面地瞭解團隊的營運趨勢，並依此制定決策 。

設備合約系統化建檔與控管，自動提醒續約工作
過去人工管理合約資料的方式隨著業務量的增長而變得愈加繁重，後續跟催續約的相關事宜也變得更加困難且耗時，因此一個合適的合約管理系統是千盛辦公所關注的重要考量。外勤筋斗雲針對維修團隊的管理需求，將客戶、設備、合約與自動派工排程管理相互結合，建構出一套完整的定期維保工作流程，為千盛辦公帶來了顯著的轉變。

外勤筋斗雲能將所有合約資料系統化建檔與控管，不僅大幅提高資料管理的效率和準確性，同時也將整個工作流程自動化。大多的維修合約往往有著固定的保養派工頻率，將合約及其相關設備資訊錄入外勤筋斗雲後，系統便能依據合約設定的定保週期，定期建立派工任務，減少了人工介入的需求。此外，到期續約事宜也能提前自動通知提醒，確保每份合約都能得到及時處理，避免人為延誤的風險。系統化和自動化的管理方式，全面提升了千盛辦公對於合約的管理效率和準確性，讓合約的每個執行階段都能被有效監控及管理。

手機打卡遠端管理出勤狀況，整合考勤快速算薪
記錄出勤可謂外勤工作最大的管理難題，不固定的工作地點使得工程師難以透過打卡設備進行打卡，請假加班的稽核與申請更是困難重重。外勤筋斗雲善用行動雲端的特性，讓「手機」成為打卡鐘，透過GPS定位精確記錄外勤工程師的打卡位置，確保出勤記錄的準確性。同時，取代了過往往返公司填寫紙本申請單的繁瑣程序，以及紙本簽核流程的耗時性，請假加班同樣也能透過手機隨時隨地的提交申請，自動化的簽核流程減輕了工程與內勤人員在行政事務上的負擔，GPS打卡記錄加班時間的方式也簡化了稽核的管理程序。如此一來，管理人員便可以通過外勤筋斗雲系統查看所有外勤工程師的出勤狀況，整合記錄和查核出勤狀況也變得更加簡單，實現遠端高效的考勤管理。

更重要的是，外勤筋斗雲還整合了薪資計算功能。通過與打卡、請假加班等考勤紀錄的對接，系統能夠快速地計算每位人員的工資。而企業自訂計薪項目，如津貼、全勤獎金等等，也能透過彈性的系統設定來調整，使得薪資計算能更加符合千盛辦公的政策。外勤筋斗雲的導入，在確保計算的準確性的同時，也免除了人工計算薪資的繁瑣過程，減少了錯誤的發生，更方便管理人員通過系統查看詳細的薪資報告，進一步提升了企業營運的效率和透明度。

外勤筋斗雲為千盛辦公帶來了工作與管理流程的革命性改變。透過數位化和自動化的管理系統，千盛辦公不僅提高了考勤、派工和簽核的行政效率，還實現了客戶、設備與合約資料的系統化管理，確保各項資料交叉連動，並即時同步外勤團隊的數據和資訊，進而提升整體運營的協同效率和精確度。此外，藉由強大的資料庫與數據整合、分析功能，千盛辦公能夠更精確地掌握工作進度和營運趨勢，從而做出更有利於企業發展的決策。

薪資計算的功能更是超乎了的預期，成為系統導入後的意外收穫。將打卡、請假加班等考勤紀錄無縫對接，外勤筋斗雲系統能夠快速而準確地計算每位員工的工資，彈性的設定使得薪資計算完全符合千盛辦公的政策要求。過去繁瑣且容易出錯的人工計算過程被自動化系統取代，節省了大量的時間與人力資源，而管理人員也能夠通過系統查看詳細的薪資報表，進一步提升了企業營運的控管效能。

專業的顧問團隊也是千盛辦公成功導入系統的一大助力，外勤筋斗雲的顧問會針對原有的工作情境及流程，進行功能應用上的規劃，也會基於過往的經驗，提供行業相關的導入建議。例如在維修領域中，里程管理也是相當重要的一部份，尤其當外勤工程師需要走訪不同工作地點時，透過外勤筋斗雲，就可以輕鬆計算出一日行程的最佳路徑及交通時間，再搭配GPS定位打卡，不僅可以確認人員是否抵達各個點位，也能做里程數上的計算，進而稽核油資開銷，未來也期望藉由這項功能，增強千盛辦公的管理效益。

外勤筋斗雲涵蓋了派工、客戶、設備、合約、考勤等管理系統，並擁有電子表單簽核、里程計算、薪資計算等協作功能，長期服務於機械電子設備代理、電腦及週邊設備代理與製造、自動化控制設備、空調機電工程、建築營造工程等多種維修行業。在開發團隊的強力技術支持下，不斷進行系統的維護與升級，以滿足企業不斷變化的需求，也減輕了企業買斷系統和維護更新的成本。同時，經驗豐富的顧問團隊，能夠為企業提供最專業的導入咨詢，將系統管理的優勢延伸至各種工作情境，幫助企業無痛數位轉型，目前企業五人以下可免費使用入門版本， 瞭解更多請上外勤筋斗雲官網。