善用外勤筋斗雲 激活企業內的「數位腦」

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【今週刊|趨勢報導】

 建構數位管理DNA 邁向企業4.0新思維

  

  數位時代的企業講求活用數據分析和雲端儲存來提升決策效率,因此,如何讓企業內建「數位管理DNA」搜集資料數據?並反饋給管理核心階層用「數位腦」做出執行策略?是相當重要的課題。三商電腦「外勤筋斗雲」雲端平台,不只能加速提升外勤管理的品質,更能精準回饋第一線的客戶資料和服務感受數據,透過即時分析,讓企業的數位管理迅速升級。

  「小王,你銀行客戶請款搞定了沒?前幾天傳的核銷憑據照片能不能重傳一次給會計同仁?在群組上面找不到是哪張?」
 
  身為管理部門主管,不曉得您有沒這樣困擾:服務嚴謹的公部門或大企業客戶,除了專業服務外,行政管理的流程一絲不苟,第一線人力忙不過來,訊息傳來傳去,常常找不到驗收單據或請款憑證,因此拖延了結案進度。

 

擺脫繁瑣的外勤管理 App自主管理幫您「以小勝大」 

  無論中小型、微型企業,人力是最珍貴的資源,面對龐大多元的客戶專案,要能「以小勝大」,往往靠得是人才的專業與創意,也因此多數小規模企業組織,在出勤紀錄、外勤管理、表單統整、資料分析上,往往為了彈性,缺乏系統化制度規範,只能靠手機、社群通訊軟體與傳統網路雲端表單來管理,人力時間都花在行政統計,而非創意發想和策略執行。 三商電腦推出的「外勤筋斗雲」,正是為此而生的雲端服務平台,讓企業主可使用APP及雲端管理,完成外勤人員排班、工作派遣、數據分析、任務決策等事務,而外勤人員也不需要花費多餘時間回公司打卡、傳遞表單文件、或是另外花時間製作工作日報表。 

 

大和室內裝修:即時溝通馬上儲存 數位資料歸檔提升效能與品質 

  大和室內裝修設計有限公司在今年夏天有計畫性的導入「外勤筋斗雲」,就是為了解決組織規模化的管理問題,除了希望有效率的管理北、中、南三地的工務人員,更希望滿足專案維護管理、工作日報表產出、外勤打卡、客戶驗收資料雲端化等功能,並藉此衍生出「外勤筋斗雲」更多元的運用情境。

 

  大和室內裝修設計有限公司創立於民國九十六年,原以專業「室內裝修」為主要服務,逐步轉型為室內設計及規劃裝修的統包工程業者。設計總監陳俞仲表示,每當統包工程服務專案啟動後,管理部門會直接派任公司自有的設計師與工程專案管理人員到場服務,過去都是用Google表單讓工務人員自己排班、撰寫工務日誌、填寫當日出工人數與材料統計,但因業務不斷成長,這樣的手動報表已經不敷需求;加上客戶經常有叫修維護的需求,如何即時聯繫內外勤人員,也是一大困擾。
 
  陳俞仲說:「過去我們在通訊軟體上開了好多個群組,方便內外勤同仁傳資料、整合工程進度,但因傳輸的照片太多太雜亂,沒有系統化的整理又常常過期不能下載,檔案歸檔、請款、寫結案報告的工時大增。」
 
  陳俞仲表示,導入「外勤筋斗雲」後,目前只需為每一個專案工程開設專屬任務,整合工務、會計與採購部門在同一個平台上即時互通訊息,就算是人事異動,接手的團隊成員,也能從雲端平台上掌握過去的工程進度與狀況,達到無縫接軌的效益。

圖說二:大和室內裝修設計總監陳俞仲 (外勤筋斗雲提供

 

「外勤筋斗雲」成為企業擴編與服務升級的數位引擎
  陳俞仲指出,採用「外勤筋斗雲」有助於公司的擴編與服務品質提升,因為,大和室內裝修有限公司的主力客群為國內知名的大型金控業者、其次為廠房、商辦與住家,而大型金控公司在裝修設計門市時,往往要求提供完整的修繕前、中、後的照片作為驗收資料,也需要撰寫結案報告才能請款,「外勤筋斗雲」讓服務金控公司的每項工程,都有完整的表單管理和照片檔案歸檔,專案團隊人員可以在每個工作階段上傳或取用相關資料,節省時間成本。

 

  陳俞仲認為,對工務人員來說,使用「外勤筋斗雲」可以同時管理多個施工任務,有效安排行程,面對臨時出勤服務的狀況時,只需在現場搜尋數位資料庫,就可以明白過去的施工紀錄,以供客戶參考,他說:「客戶很喜歡我們的工務人員在現場就可以馬上說明過去的經驗與紀錄,對我們的服務滿意度大為提升。」
 
  陳俞仲表示,未來考慮再善用外勤筋斗雲進行數據分析,把每一項工程與發包單位的施工時間做出有效評比,以作為日後採購、派工與報價的參考,相信將能有效協助公司走出台灣,拓展中國大陸與東協市場的機會。

  

建強科技:掌握客戶服務軌跡 電子簽收超科技
  成立於民國八十六年的建強科技,多年來提供CAD / CAM軟硬體整合技術服務,在模具產業及多軸複合加工應用領域深獲好評,服務客戶與科技產業超過300家。
 
  建強科技總經理沈定杰很清楚自家銷售優勢在於系統整合和售後服務品質,白手起家的他從早期的軟體代理銷售邁向自行開發智能化系統,面對25年的創業歷程,看著自己服務的產業從石器時代走進工業4.0,他笑笑的表示,自己過去雖然幫客戶的廠房裝置不少先進的軟硬體整合系統,協助客戶走向智能製造,但公司內部的管理卻相當傳統,仰賴的不外是電話、通訊軟體與紙本工作日誌。
 
  近年工業4.0呼聲不斷,沈定杰認為,面對工業4.0,服務重點在於智慧機械如何讓設計和製造鏈的資料串接,如何在串接過程中讓工業生產與製作更有效率?智能化系統整合與技術服務是關鍵,因此,建強科技的工程師都必須到外地做服務和教育訓練,才評估導入「外勤筋斗雲」來做外勤管理運用。

 

  沈定杰說:「我們過去是用紙本的技術服務單歸檔,往往一個客戶就有三、五十張檔案,要做後續服務時要搜尋好久,甚至還常出現一忙而忘了寫,造成服務紀錄有漏洞。」
 
  沈定杰表示,透過紙筆寫技術報告和差勤紀錄,許多工作因此有延續性問題,不同工程師經手的專案很難相互延續進度,在導入「外勤筋斗雲」後,透過系統管理能提升服務品質,對客服業務也可以立即回應,因為「外勤筋斗雲」的頁面與導入流程相當簡單,工程師容易上手,使用後可以輕鬆掌握上一位同仁的服務進度,不再需要備妥紙本資料後再到客戶端服務。
 
  沈定杰指出,對工程師最方便的地方,就是現場有相片回傳時,可以即時傳輸排除問題、完成任務,就算單據忘了帶也可以馬上下載,而且,這些資料都有即時工作記錄可以釐清,對績效管理考評相當有幫助。

圖說三:建強科技總經理沈定杰 (外勤筋斗雲提供

 

成為客戶心目中的「高科技」公司 形象提升是最大的助益 
  沈定杰表示,「外勤筋斗雲」提供有形管理效能和無形形象提升價值,過去他每周召開工作會議時,工程師往往忘了上周發生什麼事,但有了「外勤筋斗雲」後,大家只要滑滑手機,就可以一目了然客戶的服務狀況,對公司確認工程進度與服務品質效能大為提升。
 
  沈定杰笑著說,「過去工程師完工後,要拿出紙和筆讓客戶簽收,現在卻是拿出手機讓客戶在網路上做電子簽收,客戶都說:『這也太先進了吧!』」他說,「外勤筋斗雲」的電子簽收,意外地提升公司對外形象,可說是最大的收穫。

 

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外勤筋斗雲產品影片:https://www.youtube.com/watch?v=0ZCQ1hrQ9N0

 

 

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