業務管理不是只管人!能真正幫助業務的系統才能導入成功

業務管理不是只管人!能真正幫助業務的系統才能導入成功

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim

每間來詢問系統的客戶,多半都會問:系統推導上會遇到最大的困難是什麼? 

做導入顧問這麼多年,我非常確定答案不是操作上的難易度、甚至不是系統與公司的合用度 

──而是人員的配合度!


相信不只外勤筋斗雲,任何一家的管理系統都一樣,不論是再好用、再貼近需求的系統,只要公司推廣力道不夠、無法說服人員使用,一定無法繼續往下走。而在各種需求情境之中,想要做「業務管理」的公司最常會遇到這個狀況。

其中的原因很簡單,業務一直以來在外勞苦奔波背負業績壓力,以往多半是只要有能力成立訂單,其餘公司並不會做過多干涉。當聽到要導入系統管理自己,業務一是認為改變舊有的模式、不只麻煩且疑似增加工作量,二是覺得公司想要隨時追蹤自己的一舉一動,隱私不受尊重。但我們也知道,其實當公司會引進系統來做業務管理,多半也是遇到了弊端的狀況發生,或是整體工作流程上出現效率不足的問題,想進行改善。 

因此,導入管理系統要如何在管理者與業務之間取得平衡,就格外的重要。 

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若是能換個角度,導入系統的重點應該不在於「管理人員的問題」,而是「解決雙方的困擾」為出發點,相信才是真正提升效益、導入成功的最佳解法! 

下面我就來統整一下,客戶們與我們分享沒有系統的業務工作流程,看看會遇到什麼問題:

以往的業務工作流程

  • 安排拜訪行程

    有些公司會要求業務提前一兩週(甚至巡店業務我也有看過要求提前一個月)規劃行程繳交計畫書給主管,若有臨時拜訪行程改期、異動,須要再特別通知。也有公司就讓業務直接自行進行客戶拜訪,後續再整理製作報告繳交給上級。 

    →問題:耗費業務整理報告的時間、重工。管理者無法即時且條列性地知道每日各業務的行程安排,追蹤調度亦不夠方便,或是有希望暫緩或多做討論的客戶也需事後檢討。 

 

  • 到場客戶拜訪

    現行業務到客戶端進行拜訪,時常會有突發狀況需要即時再查詢客戶的資訊、或舊有往來紀錄、甚至是之前的訂單,若在現場不知道,都需要回公司才能回覆、或緊急與內勤聯絡詢問。 

    →問題:即時性不足、往來詢問資訊專業度降低,而管理者也無法確認業務實際上是否有如報告中所寫如實到場。 

 

  • 紙本單據填寫

    目前與客戶的許多對應上仍需要彼此留憑證,而要簽立紙本單據的情境。比如若是客戶當場下訂商品,業務需要於現場填寫紙本訂購單請客戶簽名、並聯繫內勤確認庫存或是進行出貨,最後現場留一聯提供客戶留存。 

    →問題:紙本表單遺失風險高,回到公司需重新登打資料歸檔。且下次拜訪時若客戶詢問,亦不方便查詢內容。 

 

  • 日報、週報整理

    整理報告這個工作大概是所有業務必做、也是最不想做的工作。業務一整天在外奔波,整天洽談的內容需要於結束拜訪後返回公司、甚至是用到下班回家的時間撰寫日報或週報,透過Excel、PPT、Word的方式整理繳交。 

    →問題:回憶錄式報告整理相當耗時,且可能遺忘重要資訊未登打。而管理者要追蹤消息也須等待業務繳交報告,錯過給予建議或協助的重要時機。 

 

  • 報表分析

    每間公司或多或少都有不同需求的數據分析,幫助後續營運策略的調整。如一般業務工作可能想分析客戶拜訪率、營業額分析,巡店業務工作需要計算鋪貨率、缺貨率……等,須透過整理訂購單或拜訪單等資料做分析。若為紙本作業,業務或是助理需先逐一將蒐集回來的資料登打入電腦,整理之後透過Excel作公式計算或樞紐分析、製成表格或圖表,再整理成報告提供給主管。 

    →問題:整理報表的工太過繁瑣,不僅浪費時間也容易出錯,無法即時了解營運趨勢。 

 

  • 上下班不需簽到

    業務的出勤紀錄一直是公司最頭痛的問題。與固定上班的內勤不同,業務外務多、時間不定,三不五時就不進公司直接到客戶端拜訪,或是於客戶端拜訪結束後直接下班,因此沒有進公司的打卡紀錄。有的公司是等到勞檢稽核時才發現問題、有的請業務提出佐證紀錄,還有比較嚴的公司,乾脆就強制要求業務不論如何都要回公司作打卡,造成雙方的痛苦。 

    →問題:勞基法規定員工皆需有打卡記錄,業務無進公司的打卡記錄,造成勞檢稽核問題。 

 

  • 里程申報

    業務的客戶拜訪交通方式多半由自己開車或騎車,許多公司都會訂定補貼的油資費率,讓業務自行申報里程,或也有公司是直接讓業務提加油的收據進行請款。送請款單的方式可能是要回公司的內網進行申報,甚至有很多還是傳統的紙本送簽,再一關關主管簽名。 

    →問題:內勤計算方式繁瑣,里程無實際打卡及數據化方式佐證進行申報亦容易產生許多弊端,內勤常反應業務提出的里程數看起來總是比實際上需要得多,兩方各執說詞又無法佐證。而且透過紙本送簽,來回也耗時。 

 

從上面條列的內容我們看得出,未使用系統的舊有模式不單僅是造成公司端管理困難及增加支出,對於內勤、一線業務來說,也是耗費許多無謂的時間。使用外勤筋斗雲,正是希望能解決雙方的困難,降本增效!外勤筋斗雲,一套系統涵蓋任務派遣、客戶拜訪打卡、考勤簽到退、加班請假、電子表單、報表分析、里程申報等,達到一站式管理。 

 

透過這些功能,達到我認為導入系統要提供的是四大核心價值:

 

「節省作業流程」 

「資訊即時同步」 

「提升服務精準度」 

「資料發揮最大價值」 

 

下面我們就來看看使用外勤筋斗雲後的工作流程,會有什麼樣的改善: 

使用外勤筋斗雲系統的業務管理

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  • 手機新增拜訪任務

    業務隨時拿出手機打開外勤筋斗雲APP,像新增行事曆一樣快速新增拜訪行程,每日的工作執行狀況條列式一目了然、方便確認還有哪些任務待辦。而管理者可立刻同步查看每位業務的行程,有需要調度、或是臨時性的工作需要業務執行,也可直接調整或新增任務,業務會即時收到推播通知。 

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  • 拜訪任務手機打卡

    抵達客戶端,業務開啟APP點入任務進行打卡,系統將與原預計安排的任務地點進行比對,計算出距離警示。外勤筋斗雲採主動回報制,系統只會在業務主動打卡當下回傳點位資料及進行比對,不會隨時跟蹤人員即時點位,以我們的經驗來說普遍業務接受度高,而此方式實際上也足夠讓管理者去檢核人員是否確實如時抵達、完成工作,不需要查看不必要的點位資料,是讓雙方都可接受的打卡方式。 

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  • 客戶資料、服務歷程即時查看

    現在業務用外勤筋斗雲即可直接於APP查找客戶資訊、過往與客戶的拜訪歷程、以往洽談的內容、甚至是曾經填的表單,不需再電話詢問內勤,客戶詢問可立即回覆,提升專業度。曾有一間電子醫療設備的內勤和我反饋,有了這個功能真的方便很多,他們不會再每天接到業務電話問東問西,讓彼此的工作更有效率! 

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  • 數位表單填寫、客戶簽名、套表QRcode電子表單留存

    表單一直是外勤筋斗雲的亮點功能。我們提供自由創建客製化表單的服務,管理者可在後台建置符合自身公司格式的業務日報、拜訪單、訂購單……等各式表單,業務在外就可直接於APP填寫。

    而報價單、訂購單這種以往需客戶簽名的紙本三聯單,設計上也可添加簽名元件在電子表單中,可讓客戶直接於業務的手機或平板電子簽名,檔案留存的方式也改以QRcode供客戶手機掃碼留存電子檔,或現場以Line等其他通訊軟體寄送,也可設定自動化排程,業務結案時自動發Mail到客戶信箱。

    若有與客戶約定的樣式,只要管理者在創建表單時有於後台上傳樣式Word檔進行套表設定,提供客戶留存時的檔案將會是套表後的結果,真正達到紙本電子化!
     

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  • 手機打卡鐘

    上下班業務只要打開手機按下簽到、簽退,即可做打卡紀錄。筋斗雲的比對規則多元化,可依業務實際的狀況去作設定,比如設定僅作時間稽核、地點只要回傳當下點位即可,或是一樣要作地點稽核,但地點設定為公司地址以及該業務所負責的所有客戶的地點打卡皆可核可……也可依狀況設定多種考勤組。請假、加班,也可直接於手機送單走簽核,不須再送紙本或另開其他簽核系統。所有紀錄即時查看,不用再擔心業務沒進公司無打卡紀錄、勞檢稽核不過的問題! 

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  • 里程申報

    外勤筋斗雲的里程申報,是跨任務串起業務當日在筋斗雲做的考勤、任務回報結案打卡,因此對於業務來說只要任務回報都有做,系統就會自動算當日的里程數。而里程的申報方式,可以設定是由業務自行選擇要申報的天數,或者由後台管理者來做申報動作,而申報的請款紀錄將依照設定的流程走簽核。 

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  • BI報表自動產出

    系統管理者可於後台進行BI報表的製作,設定完成後,業務在外奔波蒐集回來的重要資料、訂單,就會進入BI報表中自動進行分析,讓每一筆資料都有價值!有權限的管理者登入後台就可隨時進入報表就查看結果,也不需要再花時間設定Excel公式、拉資料,比如若是老闆、大主管不常登入筋斗雲、或是不想自行拉區間,也可設定自動寄送報表到管理者的EMAIL。 

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打造雙贏的管理模式!

業務身負企業成敗的關鍵,業務管理就是一切管理的核心。讓數位化管理取代傳統的作業模式,不只解決企業痛點,更能提升業務工作效率。使用系統為的是能共同增加彼此的效益,不只是管理者可掌握業務工作,數位化也可簡化業務以往繁瑣的的工作流程,同時清楚了解自己的工作進度、將對自己帶回來的寶貴資料進行分析、制定工作策略,拿下新的訂單獲得更好的獎金或待遇,才是真正的雙贏管理! 

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Date

18 四月 2022

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