維修服務作業與管理4大痛點

維修服務作業與管理4大痛點

邁向數位化管理 實現完美行動辦公

機械設備維修及安裝服務,是一門挑戰艱鉅的行業,不僅服務速度要快,也需具備高度的專業技術,維修人員的培養與管理尤為重要。分布在各處的維修人員,常有與總公司內部資訊出現斷層、不同步等的問題,所以需要花費大量的時間追蹤與聯繫溝通。而擁有40年維修管理經驗的三商電腦,推出雲端外勤管理服務平台-外勤筋斗雲,成功協助眾多的設備維修服務廠商,簡單有效解決維修人員常見的四大管理困擾,藉由一站式的作業與管理,大幅縮減層層作業流程的時間,協助提高相關作業人員效率及效能,讓業者安心且專注於產品與服務。

【問題1】維修人員作業繁複、不便又耗時

  • 使用電話反覆確認工作內容,耗費時間成本,且可能溝通不明確。
  • 使用傳統紙本表單作業,手工填寫內容相當麻煩。
  • 一般紙本回報方式,工作進度資訊無法即時同步,也容易發生人為遺失或忘記帶的狀況。
  • 若需查詢廠商機器的保養或維修紀錄,常需花費很多時間翻找舊有登記資料或電話詢問內勤人員。
  • 傳作業的方式,維修人員需要公司和客戶間來回跑動,每月的交通費也是一筆可觀的費用。

外勤筋斗雲提供全方位的任務管理和表單管理功能(日程表、手機定位打卡、客戶歷程查詢、任務回報、照片上傳、表單輸入填寫等),維修人員透過外勤筋斗雲APP日程表,即可看到每日詳細的任務資訊,任務回報、客戶查詢、表單填寫、電子簽名等作業,都可直接在手機操作完成,所有紀錄完整留存且即時同步。

外勤筋斗雲 管理App 手機任務查看與回報

【問題2】派工排班資訊亂、難管理

  • 傳統口頭或電話派工,常需要花費大量的時間溝通說明,且可能有連絡不到的情況發生。
  • 透過即時通訊軟體排班派工,資訊紊亂且容易因洗頻而未注意到訊息。
  • 遇到臨時狀況,需要一一詢問確認大家工作行程和協調,不僅耗費時間溝通嚴重影響到售後的處理速度。

管理者可透過WEB後台單筆新增或批次匯入排定班表,並可利用已讀未讀功能,清楚知道維修人員是否看過派工訊息,若遇突發狀況,可透過員工行程表清楚掌握人員時程,快速調度人員處理。

外勤筋斗雲 管理App 快速派工 臨時調度

【問題3】維修歷程記錄與照片,整理耗工又耗時

每個維修人員回報的方式不同,在沒有系統化的狀況下,內勤人員需透過通訊軟體彙整數以百計的圖檔,除了手動將照片一個一個下載外,還需按任務日期和名稱編列檔名再儲存,每周可能需花費2~4天時間,還很容易有輸入錯的情況,再加上,任務內容與照片通常是分開存放,後續要調閱 紀錄查看或比對相當麻煩。

外勤筋斗雲藉由雲端特性,打破地域性作業與管理,所有任務內容、照片或表單資訊即時同步。不管是內勤人員、維修人員或管理者,隨時隨地都可透過外勤筋斗雲APP或WEB介面快速查詢服務歷程紀錄,依任務任報時間調列顯示,清楚又有條理。

外勤筋斗雲 管理App 客戶服務歷程查詢

【問題4】紙本單據統計花費大量心力卻容易出錯、且保存管理不易

  • 維修人員分布各地,紙本單據無法有效快速整合同步。
  • 傳統紙本作業需將單據資料一張一張核對並手動輸入至電腦,花費大量人力時間且容易有錯。
  • 隨時間累積大量紙本文件,存放與管理不容易,且紙本並不環保。

透過外勤筋斗雲表單功能,可完全省去輸入與彙整資料的作業,所有紀錄雲端同步。管理者可以在WEB後台快速查詢到維修人員填寫上傳的表單資料,除此資外,資料後續利用可以透過樞紐分析功能拉取諸如「費用請款統計表」、「耗材使用狀況表」、「機器損壞率表」等圖表。

外勤筋斗雲 管理App 電子表單與分析
外勤筋斗雲 管理App 客戶服務歷程查詢

為提升維修服務作業效率、節省時間、人力成本、並掌握團隊狀況,企業必須從根本之處重新思考作業管理流程,找出流程運作問題並落實改善。外勤筋斗雲提供全方位的維修人員作業與管理解決方案,以專業的管理服務經驗,成功協助百家企業落實雲端行動管理,快速串聯內外,簡單又高效的作業。

Date

2018年11月21日

Tags

客戶情境