長照產業｜未來護理：數位化革新下的長照服務與挑戰

截至112年7月底，老年人口（65歲以上）已達420萬人，占總人口數17.96%，已處於高齡社會（aged society），預計2025會超過20%邁入超高齡社會（super-aged society）。因此，需要長期照護的人越來越多，長照機構和專業人員也越來越重要，但長照工作不是一件容易的事，它不只是提供照護服務，需在政府單位與醫院之間往來，對於需協助的客戶，同樣需做到像醫療單位一樣紮實的紀錄服務及健康資訊。 

在複雜的工作環境下，督導則是長照服務中一個關鍵角色，他們要負責管理照服員和居服員、人力調度、處理客戶問題、打電話、教育訓練、開會、核銷等等，以下是日常遇到的問題情境：

原本工作就非常忙碌，再加上記錄所有的紙本資料，真是讓人頭痛。在這樣的背景下，「外勤筋斗雲」創新的雲端管理解決方案，來應對長照服務業所面臨的工作困擾，透過科技與系統的引入，達到簡化流程、提升效率，讓督導、照服員、居服員都能夠更專注於提升照護品質。

對於長照機構而言，居服員通常每個月只需到公司一次，如果僅依賴Line等即時通訊工具傳遞訊息，常常難以確定誰已讀取信息，也無法輕鬆追蹤內容或查找相關紀錄，而外勤筋斗雲的訊息公告功能提供了一個更有效的解決方案。

透過外勤筋斗雲的訊息公告，管理員可以輕鬆在後台設定公告訊息，這些公告不僅能包含文字，還可以附上圖片或檔案。居服員只需透過手機App即可隨時查看這些訊息，並且在面對重要通知時，可以標記為「重大公告」，以明顯標示其重要性，更重要的是，後台提供了訊息讀取狀態查詢，讓督導能夠及時提醒未讀取的居服員，確保資訊的確切傳遞。此外，外勤筋斗雲還提供了互動式訊息功能，當需要居服員參與回覆的情況出現，例如教育訓練報名或意見調查時，就能夠迅速收集居服員的意見，所有的資料都會被後台自動整理成可視化的圖表，省去了繁瑣的人工追問和統計工作，為長照機構提供了一個更簡單、更有效的內部溝通和資訊管理工具。

住宿式或社區式照服員通常固定在長照機構或照護中心上班，多數為月薪制管理情境可參考《高效考勤系統，解決人資各種疑難雜症！》，本篇主要針對居家照服員時薪制或拆帳制的情境來說明。

首先，居服員通常以接案為主，沒有固定的上下班時間，主要以每個案件來計算。雖然不需要上下班的打卡紀錄，但居服員出勤的服務時間紀錄，遇到勞動檢查時，雇主同樣須提出書面紀錄喔！所以只要透過外勤筋斗雲提供App打卡，居服員可以在指定任務中回報到點打卡和結案打卡，督導或人資即可在外勤筋斗雲Web後台的任務列表中，查看到統計至「時/分/秒」的開始和結束時間，以及任務處理花費的總時間(分)，當然直接再表單中自訂開始與結束時間也沒問題，所有紀錄都可以批次匯出Excel不用再煩惱勞檢出勤紀錄整理的問題。

其次，請假也可以透過外勤筋斗雲填寫假單，督導收到推播後，可透過Web或App轉派給其他居服員，並可透過人員標籤分類（如：可上班時間、擁有的專業技術）快速找到能可代班的居服員並轉指派任務。

最後，最麻煩的「薪資計算」，若居服員為時薪制，除了直接將任務匯出EXCEL計算外，表單則可以使用「樞紐分析」直接計算出當月工時數量；而若居服員為拆帳制，同樣可以透過表單樞紐功能快速拉出。只要將照顧組合表的項目匯入於自訂資料功能中，表單即可關聯帶出資訊，例如:當居服員選擇「基本-日常照顧」，就會帶出代碼、給付金額、基本時間(分)等資訊，內容皆由公司自行定義。表單有了每個項目的給付金額，就能公式直接計算帳比的金額，同樣透過樞紐分析即可快速拉取出當月團隊各自的薪資。樞紐分析還提供儲存常用報表模板的功能，下次再進入不需要再額外拉取，只需要選取儲存的模板案載入，一鍵獲得想要的報表！

在外勤筋斗雲平台上，我們引以為傲的功能之一是強大的表單管理模組，可以輕鬆地根據不同需求自訂各種樣式的表單格式，包括長照企業中常見的服務單、基本測量表、問卷調查、以及滿意度調查表等，表單全面數位化後，督導或居服員即可透過WEB後台或手機App上輕鬆填寫。本篇主要針對居家照服員時薪制或拆帳制的情境來說明。

以「居家服務紀錄簽單」為例，我們將表單設計成基本資料、健康測量、服務項目、照片附件及客戶簽名五大部分，居服員透過手機即可輕鬆填寫，簽單送出後即會通知督導檢核確認，後續督導可以隨時透過WEB後台或App中審查各個服務紀錄單，加速各環節的同步性及作業效率，且所有表單資料自動統計於雲端中，省去了繁瑣的手工輸入key in過程，更重要的是，可提高了數據的可用性，還加速團隊對客戶狀況的確認和掌握速度，讓督導可以更迅速地回應客戶的需求，協助居服員更精確地了解他們的需求，並提供更好的長照服務。

如果您的長照公司提供照服員或居服員里程補助，外勤筋斗雲平台也提供一個便捷的解決方案。現在，照服員或居服員無需進行額外的步驟，只需透過平時的考勤打卡或任務打卡系統，就能輕鬆計算出點到點的最佳路徑距離，並詳細的紀錄在後台中，方便督導或人資檢核。每個月初，人資部門可以透過外勤筋斗雲後台簡單統一申請里程補助，讓企業能更精準掌握交通補助成本，想了解更多里程計算，可參考文章《里程管理全新登場！業務線上打卡、拜訪記錄、里程計算一次到位》。

外勤筋斗雲提供多樣化的報表功能，包括任務統計、表單樞紐分析、以及BI商業分析等多種報表選項，企業可根據實際情況進行自由選擇，為企業提供了靈活的數據分析能力。長照企業可以輕鬆地使用這些功能來滿足各種需求，無論是客戶服務次數、記錄服務時間，還是核銷所需的整理費用申報總表等統計資料。若想實現自動化的報表，也可以全部透過BI商業分析製作成每月固定寄送的服務紀錄報表，省去了手動撈取和製作報表的繁瑣工作，讓例行的報表核銷作業更具效率。

外勤筋斗雲擁有多元且彈性的管理功能，包括考勤打卡、任務指派、電子表單、流程簽核、設備管理、里程計算以及BI報表分析等，這些功能能夠幫助企業主們有效地串聯內外勤工作的資訊，實現高效率的作業管理。我們已成功協助超過6000家的企業實現數位轉型，不僅為長照業者提供了有效解決大量紀錄和出勤管理的困擾，也適用於各行各業，包括維修、商業、巡檢、保險、工程和家事服務等領域。無論您是擔心數位轉型過程繁縟的老闆還是主管，我們誠摯邀請您註冊體驗外勤筋斗雲，我們的專屬顧問將根據您的作業流程，提供最合適的解決方案。

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