長照產業|未來護理:數位化革新下的長照服務與挑戰

長照產業|未來護理:數位化革新下的長照服務與挑戰

截至112年7月底,老年人口(65歲以上)已達420萬人,占總人口數17.96%,已處於高齡社會(aged society),預計2025會超過20%邁入超高齡社會(super-aged society)。因此,需要長期照護的人越來越多,長照機構和專業人員也越來越重要,但長照工作不是一件容易的事,它不只是提供照護服務,需在政府單位與醫院之間往來,對於需協助的客戶,同樣需做到像醫療單位一樣紮實的紀錄服務及健康資訊。 

在複雜的工作環境下,督導則是長照服務中一個關鍵角色,他們要負責管理照服員和居服員、人力調度、處理客戶問題、打電話、教育訓練、開會、核銷等等,以下是日常遇到的問題情境:

外勤筋斗雲 長照服務督導日常困擾 客戶沒開門? 交通補助單繳交? 居服員請假? 人力調度? 客戶投訴! 服務紀錄報告?

原本工作就非常忙碌,再加上記錄所有的紙本資料,真是讓人頭痛。在這樣的背景下,「外勤筋斗雲」創新的雲端管理解決方案,來應對長照服務業所面臨的工作困擾,透過科技與系統的引入,達到簡化流程、提升效率,讓督導、照服員、居服員都能夠更專注於提升照護品質。

外勤筋斗雲一站整合企業所需 長照服務管理神助手!

外勤筋斗雲 長照服務產業 數位化作業解決方案 訊息管理、重要公告、教育訓練報名、考勤管理、排班、打卡、薪資計算(月薪、時薪、拆帳)、請假申請、簽約、家電訪、到點打卡、服務紀錄單、訪問單填寫、客戶管理、里程管理、BI商業分析、報表分析、核銷


● 互動式訊息管理 助督導掌握公告讀取狀況與快速蒐集教育訓練報名者

對於長照機構而言,居服員通常每個月只需到公司一次,如果僅依賴Line等即時通訊工具傳遞訊息,常常難以確定誰已讀取信息,也無法輕鬆追蹤內容或查找相關紀錄,而外勤筋斗雲的訊息公告功能提供了一個更有效的解決方案。

透過外勤筋斗雲的訊息公告,管理員可以輕鬆在後台設定公告訊息,這些公告不僅能包含文字,還可以附上圖片或檔案。居服員只需透過手機App即可隨時查看這些訊息,並且在面對重要通知時,可以標記為「重大公告」,以明顯標示其重要性,更重要的是,後台提供了訊息讀取狀態查詢,讓督導能夠及時提醒未讀取的居服員,確保資訊的確切傳遞。此外,外勤筋斗雲還提供了互動式訊息功能,當需要居服員參與回覆的情況出現,例如教育訓練報名或意見調查時,就能夠迅速收集居服員的意見,所有的資料都會被後台自動整理成可視化的圖表,省去了繁瑣的人工追問和統計工作,為長照機構提供了一個更簡單、更有效的內部溝通和資訊管理工具。

外勤筋斗雲 長照服務產業 訊息公告 有效傳遞與收集資訊! 掌握團隊讀取狀況、問卷回覆率、問卷統計與明細

● APP打卡符合勞檢紀錄 考勤時數報表統計快速算薪

住宿式或社區式照服員通常固定在長照機構或照護中心上班,多數為月薪制管理情境可參考《高效考勤系統,解決人資各種疑難雜症!》,本篇主要針對居家照服員時薪制或拆帳制的情境來說明。

首先,居服員通常以接案為主,沒有固定的上下班時間,主要以每個案件來計算。雖然不需要上下班的打卡紀錄,但居服員出勤的服務時間紀錄,遇到勞動檢查時,雇主同樣須提出書面紀錄喔!所以只要透過外勤筋斗雲提供App打卡,居服員可以在指定任務中回報到點打卡和結案打卡,督導或人資即可在外勤筋斗雲Web後台的任務列表中,查看到統計至「時/分/秒」的開始和結束時間,以及任務處理花費的總時間(分),當然直接再表單中自訂開始與結束時間也沒問題,所有紀錄都可以批次匯出Excel不用再煩惱勞檢出勤紀錄整理的問題。

外勤筋斗雲 長照服務 任務管理、電子表單 完整記錄開始與結束時間紀錄、自動統計處理時間

其次,請假也可以透過外勤筋斗雲填寫假單,督導收到推播後,可透過Web或App轉派給其他居服員,並可透過人員標籤分類(如:可上班時間、擁有的專業技術)快速找到能可代班的居服員並轉指派任務。

最後,最麻煩的「薪資計算」,若居服員為時薪制,除了直接將任務匯出EXCEL計算外,表單則可以使用「樞紐分析」直接計算出當月工時數量;而若居服員為拆帳制,同樣可以透過表單樞紐功能快速拉出。只要將照顧組合表的項目匯入於自訂資料功能中,表單即可關聯帶出資訊,例如:當居服員選擇「基本-日常照顧」,就會帶出代碼、給付金額、基本時間(分)等資訊,內容皆由公司自行定義。表單有了每個項目的給付金額,就能公式直接計算帳比的金額,同樣透過樞紐分析即可快速拉取出當月團隊各自的薪資。樞紐分析還提供儲存常用報表模板的功能,下次再進入不需要再額外拉取,只需要選取儲存的模板案載入,一鍵獲得想要的報表!

外勤筋斗雲 長照服務 電子表單 提供樞紐分析,可計算工時統計、照顧組合拆帳計算

● 客戶服務、家訪、電訪記錄全面數位化 簡化人工登打作業

在外勤筋斗雲平台上,我們引以為傲的功能之一是強大的表單管理模組,可以輕鬆地根據不同需求自訂各種樣式的表單格式,包括長照企業中常見的服務單、基本測量表、問卷調查、以及滿意度調查表等,表單全面數位化後,督導或居服員即可透過WEB後台或手機App上輕鬆填寫。本篇主要針對居家照服員時薪制或拆帳制的情境來說明。

以「居家服務紀錄簽單」為例,我們將表單設計成基本資料、健康測量、服務項目、照片附件及客戶簽名五大部分,居服員透過手機即可輕鬆填寫,簽單送出後即會通知督導檢核確認,後續督導可以隨時透過WEB後台或App中審查各個服務紀錄單,加速各環節的同步性及作業效率,且所有表單資料自動統計於雲端中,省去了繁瑣的手工輸入key in過程,更重要的是,可提高了數據的可用性,還加速團隊對客戶狀況的確認和掌握速度,讓督導可以更迅速地回應客戶的需求,協助居服員更精確地了解他們的需求,並提供更好的長照服務。

外勤筋斗雲 電子簽核 長照服務 健康服務表能自動帶入客戶資料、照片附件、時間公司計算、照顧組合紀錄、電子簽名、行動簽核、樞紐分析、並自動統計於雲端中,有效掌握居服狀況。

● 考勤與任務打卡 自動計算里程數據 請款更精確有憑據

如果您的長照公司提供照服員或居服員里程補助,外勤筋斗雲平台也提供一個便捷的解決方案。現在,照服員或居服員無需進行額外的步驟,只需透過平時的考勤打卡或任務打卡系統,就能輕鬆計算出點到點的最佳路徑距離,並詳細的紀錄在後台中,方便督導或人資檢核。每個月初,人資部門可以透過外勤筋斗雲後台簡單統一申請里程補助,讓企業能更精準掌握交通補助成本,想了解更多里程計算,可參考文章《里程管理全新登場!業務線上打卡、拜訪記錄、里程計算一次到位》。

● 任務統計、樞紐分析、BI商業分析 更全面的整理核銷數據統計

外勤筋斗雲提供多樣化的報表功能,包括任務統計、表單樞紐分析、以及BI商業分析等多種報表選項,企業可根據實際情況進行自由選擇,為企業提供了靈活的數據分析能力。長照企業可以輕鬆地使用這些功能來滿足各種需求,無論是客戶服務次數、記錄服務時間,還是核銷所需的整理費用申報總表等統計資料。若想實現自動化的報表,也可以全部透過BI商業分析製作成每月固定寄送的服務紀錄報表,省去了手動撈取和製作報表的繁瑣工作,讓例行的報表核銷作業更具效率。

外勤筋斗雲 長照服務 多元報表 顧客服務次數、居家服務時間紀錄、費用申報統計

數位管理的最佳夥伴 5000家企業推崇的外勤筋斗雲

外勤筋斗雲擁有多元且彈性的管理功能,包括考勤打卡、任務指派、電子表單、流程簽核、設備管理、里程計算以及BI報表分析等,這些功能能夠幫助企業主們有效地串聯內外勤工作的資訊,實現高效率的作業管理。我們已成功協助超過5000家企業實現數位轉型,不僅為長照業者提供了有效解決大量紀錄和出勤管理的困擾,也適用於各行各業,包括維修、商業、巡檢、保險、工程和家事服務等領域。無論您是擔心數位轉型過程繁縟的老闆還是主管,我們誠摯邀請您註冊體驗外勤筋斗雲,我們的專屬顧問將根據您的作業流程,提供最合適的解決方案。

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Date

2023年10月11日

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