【零售業應用】訂購單流程全面E化 業務到會計作業一手包辦

【零售業應用】訂購單流程全面E化 業務到會計作業一手包辦

業務相關從業人員最常詢問的問題就是「目前商品庫存是多少?」「客戶下的訂單是在備貨中?還是已出貨?」「這筆訂單是否已收到款項?」「促銷活動的商品在各通路的銷售量如何?」。在業務管理中,由於資訊不夠透明,導致多樣的角色成員於公司跨部門的資訊會有落差,因而影響工作的處理速度及客戶服務體驗。

 

外勤筋斗雲因應「數位化」與「數據化」時代的來臨,提供企業電子簽核解決方案,經由雲端科技的輔助,能讓各單位隨時隨地利用各種行動裝置(Anywhere, Anytime, Any Device)以更有效率的方式查詢庫存、訂單進度追蹤及收款狀態,還可達到表單資料自動蒐集與數據即時的分析利用,取代傳統手工紙本或Excel登打作業,達到【部門協作順暢透明】及【訂單數據即時掌握】的E化管理作業。

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圖1、外勤筋斗雲 協助訂購單流程E化作業示意圖

多樣角色人員 跨部門協作透明順暢

一.業務端 - 訂購單填寫&進度掌握

傳統業務人員都是以紙本或登打Excel檔填寫訂購單,必須奔走公司與客戶之間,且無法隨時查詢訂單的備貨、出貨或收款的狀態,影響到作業效率與準確性的不足,當客戶詢問時,沒有辦法快速回應客戶或即時的查詢處理。外勤筋斗雲的電子簽核、自訂資料及任務管理,將訂購單數位化和作業自動流程化後能解決效率低與資訊落差的惱人問題。

▶快速成立訂購單
執行效率是前線業務重要的目標之一,透過外勤筋斗雲的「簽核管理」功能,管理者可自行建立專屬的訂購單,而業務人員即可透過WEB後台或手機APP快速填寫下單。

訂購單能夠與【公司及人員資料】、【客戶資料】和【商品表】等功能作連結,因此不需要再額外開啟其他表格比對,將輸入的過程簡化(例如:資訊自動關聯、金額計算、帶入行動簽名),訂購單成立後會自動同步雲端通知各單位,完成後還可透過掃描QRcode提供客戶訂購單PDF檔下載備份,大幅提升業務作業效率。

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圖2、外勤筋斗雲APP表單-關聯帶入、自動計算、QRcode掃描示意圖

▶即時追踪進度
外勤筋斗雲「簽核管理」提供管理者自訂公司所需的簽核流程,除了基本表單簽核的應用外,也可以應用於跨部門之間的溝通協作與資訊的傳遞。

舉例來說,業務人員在訂購單送出後,流程可設定傳送並通知倉管人員協助備貨出貨,待出貨完畢後再自動送交會計人員處理收款事宜,除此之外,還可在每個流程節點設定判斷條件或必填的表單資訊,像是不同地區的訂購單要分送至不同分部去備貨和出貨,而在出貨節點可以設定必須填寫出貨日期、帳款節點必須設定出款狀況等,彈性的設定讓訂購單的跨部門流程作業全都自動化與透明化。

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圖3、外勤筋斗雲-訂購單跨部門作業流程&APP進度示意圖

二.備貨/出貨端-庫存、備貨、出貨 完整記錄行動查詢

若依零售業為例,在業務成立訂購單後,會交由後端備貨或倉管人員先確認商品存貨庫存是否足夠,若存貨充足會在完成備貨後轉交出貨人員處理發貨,若以過去紙本、Excel登打或未行動化的方式作業,常會遇到詢問的庫存數量不夠準確與需花費時間各部門間溝通確認處理進度等問題,因此,用戶常見的首要問題會是解決跨部門的資訊落差。

導入外勤筋斗雲,可將訂購單與跨部門溝通流程作業轉為資訊行動化,當備貨人員收到訂購單後,可以隨時透過手機或其他行動裝置,查詢商品目前的存貨庫存數量(見圖4),如此一來,不管是訂購單成立、備貨和出貨皆可透過簽核完整記錄作業狀況,達到各部門的訂單資訊通透順暢,像是當業務在門店巡補貨時發現貨架上商品不足,也可以即時查詢客戶歷史的下單記錄,是否有缺貨的商品正在配送過程中(見圖3),業務人員一旦能隨時掌握相關資訊,就可以快速的提供客戶更精準的訂單建議。

 

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圖4、外勤筋斗雲-WEB&APP庫存查詢畫面

三.財務端-省去匯整報表作業

最後出貨完畢後,流程自動傳送並通知財務/會計人員,當管理者或業務要了解各訂購單帳款的收款的狀況時,即可隨時以手機或其他行動裝置查詢,財務/會計人員也不需額外統整一份報表,只要到外勤筋斗雲後台使用「簽單資料查詢」,就可以馬上撈取【待收款】的訂購單明細或統計表,再匯出Excel就可以發送給業務單位去追收帳款。

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圖5、外勤筋斗雲WEB後臺訂購單收款狀況查詢示意圖

簡單的系統簽核流程應用,串聯起各部門的資訊,讓每一個流程作業都能省下人工傳送和詢問跟催的溝通時間,更可以確實的記錄每筆訂購單的處理資訊,方便後續的查詢與控管作業。

訂單數據即時掌握 快速分析精準決策

尚未系統化前,訂購單的管理都是倚靠人工,從紙本收集、資料登打、數據統計到分析決策將數據建立起來,每週和每月的銷售報表產出時程大約會需要2~3個工作天,如果又發生人為的欄位看錯或登打錯誤,需要比對的時間可能更為冗長,甚至未發現錯誤而影響到分析與決策的方向,成為營運最大的瓶頸。

訂購單電子化後,除了節省紙本產生的成本和簡化工作流程之外,更可以達到資訊和數據自動蒐集記錄的關鍵價值!管理者可以從外勤筋斗雲WEB後台隨時撈取訂購單資料,利用樞紐分析功能,彈性的取得想要知道的訂單數據,舉凡像是【客戶應收帳款金額統計】、【訂購單總金額累計】、【客戶-各產品種類銷售分佈】及【產品銷售數量排行分析】等,不僅讓數據即時透明,更可協助企業決策方向。

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圖6、外勤筋斗雲WEB樞紐分析功能-訂購單數據分析應用

像是,遇特殊年節日、旺季或促銷期間,商品缺貨將影響業績,因此,可在促銷活動檔期、銷售旺季前,將每個客戶的商品銷售的狀況圖表拉出,針對建議商品的訂貨量,在活動檔期間或結束後,針對活動的組合進行成效分析,也可按滑鼠右鍵另存圖檔,快速準確的產出活動報表與銷售狀況進行分析。

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圖7、外勤筋斗雲WEB樞紐分析功能-單一客戶銷售狀況與活動成效分析應用

外勤筋斗雲助零售業 輕鬆邁向E化管理

面對數位化時代,對於零售業的經營者而言最可怕的是,看到的資訊都已是過去式,但看不到的問題正在發生,因此,數位化很重要的目的是將作業過程同步,讓資訊透明化,最後再將資訊沉澱為高價值的營運數據。

外勤筋斗雲電子簽核表單,管理者可彈性自訂表單,不僅是本篇提到的訂購單,其他像是報價單、商品盤點表或銷售日報等,都可透過表單和流程的設定來改善作業流程及自動蒐集表單資料,以數位科技,輔助企業建構高效率的行動業務管理作業流程,縮短各流程的處理時間,並強化與客戶的關係。


「外勤筋斗雲」提供導入顧問服務,可作為企業邁入雲端管理的夥伴,改善傳產在紙本行政審批繁複或遠端管理的困擾,含外勤任務派發、遠端打卡、電子表單管理和線上簽核,甚至是跨國企業多語系支援,不擔心因為疫情無法辦公,員工在家工作也能打卡,也便於企業主針對海外分支單位進行跨國管理,讓雲端管理服務發揮到極致,企業五人以下入門版免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

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29 四月 2021

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