大型企業高效考勤管理方案,解決人資各種疑難雜症!

大型企業高效考勤管理方案,解決人資各種疑難雜症!

人資心聲:我的時間哪去了?

如果您是全國性且人數眾多企業的人資人員,以下的狀況您一定很有感!在月初需要催繳各辦公處的打卡記錄資料、跟不同的派遣公司核對人員出缺勤報表、統計上千位員工的班次工時、休假時數及加班倍數、當然還需要催促補卡和請假尚未申請或簽核的單子、也因為人員眾多而導致會出現的特殊的狀況計算(病假休大於30天以上),每一項無不耗費人力和時間!

本篇將針對超過1,000人以上的大型企業的各種考勤情境,教您如何透過外勤筋斗雲達到高效率的考勤管理。

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狀況一、人員分佈在各辦公處以打卡鐘或門禁感應打卡,人力計算工時超耗時且記錄難以保存。

每天員工會到各地的辦公處,使用「紙本打卡鐘」或「門禁感應」的方式簽到。若以最傳統「紙本打卡」的方式在月初時要統計人員工時,可以想像數千人每日的上下班時間光資料量就達上萬筆,最基本的資料登記就必須耗掉相當多的人力和時間,甚至還可能會有輸入錯誤的狀況,後續的紙本保存更是把空間、人力和時間都耗上;而「門禁感應」資料通常會是以進出流水帳的方式做記錄,並自動抓取第一筆和最後一筆做為上下班的時間,無法自動判斷是否需補卡、出勤時間異常需請假或申請加班等,仍需要一筆一筆仔細確認。

不管是「紙本打卡鐘」或「門禁感應」,一到月初人資就需要向各處催繳考勤資料或補齊有問題的記錄,來回溝通確認也是偷走時間的隱形殺手。

外勤筋斗雲高效解決辦法:支援GPS、Wi-Fi、NFC行動打卡,雲端自動記錄符合法規

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依法令規定企業需要具備記載至分鐘的出勤記錄。外勤筋斗雲考勤管理為雲端服務,完全採用手機APP打卡,企業可自由選擇GPS、Wi-Fi或NFC打卡模式,各處考勤的資料皆會回傳於外勤筋斗雲系統中統一管理,人資即可透過WEB後台查看【考勤紀錄】和【考勤紀錄明細】,不需在花費大量的時間整理,外勤人員也可以通過手機APP查詢確認自己的【打卡紀錄】。

所有資訊除了雲端備存外,企業也可以每月一鍵匯出所有紀錄電子備存,當然【考勤明細報表】,即包含出勤時數統計與每日的打卡紀錄,方便統整與管理機關查核。

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狀況二、聘僱人員眾多、來自不同派遣公司且工時報表格式不一,月初核對費工費時。

大型企業多數都有員工為聘僱人員,除了自行招聘之外,也可能來自派遣公司,若統一的派遣公司考勤記錄核對還算簡單,但若當來自不同的派遣公司的話,會遇到各派遣公司都會使用自己的方式統計考勤資料,因此人資每月收到的考勤時數報表也會有不同的格式(紙本或電子檔等);當然所有的時數要逐一審核比對和計算,若有問題則須退回到原派遣公司確認,如此一來一往,往往需要好幾天的時間,使得人資月初忙到昏天暗地,除此之外,再加上班次設定較多,因此在計算人員的加班倍數也需分班次來計算不同的倍數,是個非常惱人但確需要很細心的作業。

外勤筋斗雲高效解決辦法:考勤作業流程標準化,月初快速匯出統整報表核對!

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外勤筋斗雲考勤管理提供多種格式的考勤紀錄與工時的統計報表,因此人資在每月初可以從Web後台的【考勤時數彙總報表】撈取各派遣公司人員的工時統計報表,且方便企業計算薪資使用,工時報表提供兩種匯出的格式,若使用「格式2」匯出即可直接區分出1.34、1.67、2.67倍的加班時數,方便人資快速核對人員工時,在審核完畢後,Excel工時表還可直接提供給各派遣公司計算薪資。

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狀況三、員工的考勤記錄、請假加班簽核、人員異動等資料分散,管理整合不易。

「紙本打卡鐘」或「門禁感應」的打卡方式,還有另一項問題就是只能單獨使用,無法與員工假勤和加班整合,所以還需要倚賴紙本表單申請簽核,請假加班的作業又回歸紙本耗費人力的管理方式,還有就是員工可能還分為雇傭或承攬關係,兩者的考勤計算當然也不一樣,因此當員工異動時(諸如離職、復職、合約轉換)也需一併調整考勤計算方式,使得人資需要耗費時間整理人員的打卡、合約、休假和加班的資料,都需要妥善的登記和維護。

外勤筋斗雲高效解決辦法:透過API串聯兩端系統,一站整合考勤管理

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外勤筋斗雲考勤管理不僅人員可透過手機請假或加班申請和簽核,還支援API串接的接口,公司可以將原有的系統的資料與外勤筋斗雲互相串聯,如上圖所示,公司將人員的考勤所需要的資料同步到外勤筋斗雲,舉凡人員名稱、到職日、生日或合約,再透過外勤筋斗雲做考勤的管理工作,同樣的考勤資料也可以同步到原有的人員系統,包含打卡、請假、加班、考勤群組異動(不同合約、班次、地點更動等),一次整合到位,讓考勤管理自動化

狀況四、考勤班次多、特殊狀況多,人工作業超繁雜!

大型企業員工動則數千人,除了因應派遣公司上下班時間外,內部會依工作狀況提供多種的上班時段,如此一來後續人員加班就需要區分出不同的班次的Excel表來計算;另外人員多會遇到的考勤狀況當然也隨之增加,像是請病假大於規定的30天以上,後續若需要可以請病假但會改由扣全薪來做計算,這樣的狀況同樣只能由人工先將人員標記起來,後續進行時數統計時再扣除或更正。

外勤筋斗雲高效解決辦法:彈性自訂班別、假別、考勤規則,快速因應法令調整

考量企業需求,外勤筋斗雲考勤強大功能,舉凡「班別」、「假別」、「地點」、「打卡規則」和「行事曆」等,都可以由企業可自訂規則,輕鬆達到多班次、多工種、跨區域人員的統一管理
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我們以上面狀況所述的人員請病假大於規定30天的特殊案例來示範,人資可以再增加一個「無薪病假」,並在給假設定上勾選「無薪」,這樣的話如果人員若申請此假單,後續報表就會以整天工時來扣除統計,設定完成後,人員都可以透過手機APP填寫假單申請,而當病假已請30天即無法再請,要改請「無薪病假」,人資不需再特別處理,而人員也可以清楚的了解自己的請假天數狀況。

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外勤筋斗雲協助大型企業解決考勤難題 高效整合輕鬆因應法令

對於全國性的大型企業來說,最重要的是能有一套系統協助將考勤整合並符合法令規範。外勤筋斗雲考勤管理支援行動打卡、假勤簽核、考勤工時彙整報表,並可透過API串聯公司舊有系統,協助客戶高效管理考勤,輕鬆因應各單位機關檢核,除了上述的功能外,外勤筋斗雲更是獨家擁有防止手機假定位與竄改手機時間的防弊機制,讓考勤管理更加確實。

外勤筋斗雲除了解決人資考勤管理上的難題外,同時也期望解決企業更多傳統電話或紙本行政審批繁複或跨區管理的困擾,諸如訊息、任務、表單、簽核、設備、合約管理等,協助企業將外勤工作與管理快速轉換到雲端,簡化日常瑣碎及繁複的人工作業,輕鬆串聯跨地區的作業!現在,就趕緊註冊外勤筋斗雲,企業五人以下入門版免費使用,開始自訂您企業的考勤管理規則,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

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13 九月 2021

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