資訊整合團隊內外完美串聯 強化企業核心競爭力邁向行業領導

前一篇提到了一站式的資訊整合，自訂表單、資料蒐集、報表產出，三步驟達到資訊即時化、同步化、雲端化，幫助您的團隊全面數位化升級。而資料的蒐集必須要不同組織的人員去完成，外勤筋斗雲除了解決資訊整合的問題外，幫您妥善解決了頭痛的外勤人員管理的問題。

我們的任務功能，讓主管輕鬆指派外勤人員每日工作，什麼人、在什麼時間、什麼地點、處理什麼事情，然後必須要蒐集回來怎樣的資料。這一篇會針對一站式的資訊整合和任務的綜合應用，來解說兩種情境，分別是業務、維修，來讓您更了解實際工作上如何套用。

為什麼任務指派也涵蓋在資訊整合的一部分呢? 主管們應該有遇過外勤人員像是業務、工程師等等，外出需要填寫很多表單，業務填寫業務日報、訂單、拜訪紀錄，工程師需要填寫機器檢核表、維修單、零件更換單等等，外出用紙本填寫東一張西一張，回辦公室人員還要一筆一筆key in紀錄，有可能打錯也有可能花很多時間整理，主管端整理完才能查看、分析這些資料，往往都已經過了很常一段時間。

我們聰明的將這些必要填寫的表單，讓主管在指派員工任務的同時，表單就附件在工作中，外勤人員在外出工作時，只要手機填選、簡單key in，就可以迅速將表單填寫完成，並且即時同步上傳後台，後端主管即可查看、統計分析。這些任務表單的填寫，可以說是讓團隊落實資訊整合非常重要的一環，不僅縮短了人員作業時間，也解決了資訊同步的問題，是真正實踐一站式的資訊整合的整套解決方案。

了解了任務在資訊整合的重要性，我們就來看看外勤筋斗雲的一站式的資訊整合要如何靈活運用在各種用途以及情境，才是提升團隊整體競爭力的關鍵。

重要資訊帶著走 任務表單客戶資料隨時隨地查

一個團隊裡面，業務是最頻繁直接接觸客戶的，相對來說業務人員所蒐集的資料更多元，也更能掌握一線客戶資訊，有了重要的客戶資訊，才能做產品調整、市場分析。若以公司主管的角度來看，如果沒有建立一套管理業務人員的機制，往往會發生很多問題，重要的客戶資訊都在業務手上，如果業務突然請假甚至是離職，其他替代的業務在跟客戶溝通上，因為沒有完整紀錄以往的資料或服務紀錄，在溝通上就會有很大的隔閡，甚至也有可能導致客戶流失。

外勤筋斗雲將資訊全部即時同步雲端，不僅可以幫助業務單位解決客戶資訊無法集中管理的問題，同時也能幫助業務單位即時快速產出各式報表，方便即時統計分析，找出能夠提升業績的關鍵因素。首先，在設計自訂表單的時候，可以製作業務日報，將每一次的拜訪細節紀錄在表單之中，可將這些表單附件在任務之中，被指派的人員就不會遺漏任何需要填寫的資料。服務過的客戶，也會留存服務紀錄供查看使用。

同時，也可以製作訂購單，如果客戶想直接下訂單，在拜訪的時候就可以直接填寫報價單請客戶簽名，降低跑單的機率。任務在手機上結案完成後，如果客戶有需求，業務也可以直接讓客戶掃描QR code將相關表單傳給客戶，做檔案的留存。如有需求，管理端也可以製作費用申請單，若因出差產生一些交通住宿費用，可以讓業務自行填寫報銷。這些表單可以加入簽核流程，讓主管可以直接在web端或手機端審核這些費用申請單。

我們將任務、表單、簽核功能完整融入在業務人員的日常作業中，像業務類性質的工作，常常必須各地跑來跑去，運用外勤筋斗雲完完全全可以做到行動辦公，免去了拜訪客戶完回到辦公室在作業的不便。對於主管端來說更是方便，可以隨時隨地追蹤各個業務的工作情況，服務紀錄完整收錄臨時指派人員也非常方便，資料全部統一整合最大的優點是: 報表產出。

業務工作最重要的是提升業績，各式的報表產出速度要非常迅速，報表的種類也很多元，像是營收報表、利潤報表、業績報表、客戶註冊數統計、客戶滿意度調查，而且報表可能會需要日報、週報、月報、季報、年度報告等等，總是有開不完的會、做不完的報表。外勤筋斗雲協助在資料蒐集上，省去了大半時間，加上統計分析功能，事先設定樞紐分析的格式，可以讓報表一鍵產出，外勤筋斗雲可謂是頂尖業務團隊不可缺少的最佳管理工具。

零件細節詳紀錄 溝通順暢大幅提升服務品質

維修服務大部分是在銷售產品之後產生，所以維持優良的服務品質是維修服務的精神，那要如何提供優良的維修服務品質呢? 我們發現有時後客戶對於機器故障的抱怨，很難定義到底是機器很容易故障還是維修人員素質良莠不齊而產生。透過外勤金斗雲的任務結合表單完整功能，能徹底解決這樣的困擾，並可大幅提升維修服務品質。每一次的維修工作E化變成任務並指派給工程師，紀錄每位工程師的到點時間、維修機器型號、處理經過、蒐集機器故障細節資料、填寫維修表單，清楚的紀錄毎一次服務經過及細節。這樣的管理方式除了能讓主管輕鬆的確認人員有準時到點處理維修事宜，同時知道處理進度急狀況，可供主管端在稽核員工時參考，提升維修服務品質。更重要的是這樣的大數據累積可以分析機台的狀況，例如: 哪一些機台常常壞掉、哪一些零件常常故障、哪一些機台會出現怎樣的故障狀況，作為以後再改良研發新機器的依據，提升公司的機台研發能力。

另外，詳細紀錄服務細節還有另一個好處，是在於一線人員和後端的溝通!!! 提供維修服務廠商常困擾的其中一點是: 零件備料時間過長。有一些特殊機型或是較舊的機型，常常被客戶抱怨維修零件缺料、備料時間過長。我們發現原因是出在沒有妥善管理零件原物料的備貨量。

如果每一次服務客戶，都有好好的紀錄和客戶溝通的細節、機型、需求零件、數量…等，有了這些大數據後，可以分析根據機型、季節、機器年齡、使用者習慣等等的因素來統計維修零件的耗損率，用以調整不同零件的備貨量，就可以大幅改善零件缺料的問題。我們表單功能中的表格區塊原件，可以自訂符合各維修情境的需求，讓填寫的人員動態增加零件項目，每一次服務完整紀錄需求數量、型號、金額等等資訊。這樣一來假如是要採購耗損零件的話，採購端人員只要撈出耗損零件資料，就可以知道哪一些零件耗損量較大，針對該品項下採購單。

各單位的溝通也是在機器維修上非常重要的一點。有時後損壞的機器必須要多單位協助處理維修事宜，因為資訊沒辦法同步，同時加上每個前端工程師在紀錄格式上也沒有統一，經常會耗費很多時間在來回溝通上，原因都是出在沒有清楚的紀錄維修細節，這樣是很難高效率跨部門溝通及資訊順暢的。我們貼心設計任務搭配表單的功能，就可以輕鬆解決這個問題，每一次的維修細節都以表單方式紀錄在每次的溝通中。另外，有一些細部的零件需要拍照紀錄，也可以在表單中附件拍照欄位，文字、圖片結合，更能完整詳細紀錄維修工作的細節，這些系統設計的小巧思卻是大幅提升企業跨部門溝通效率，增加服務競爭力的關鍵因素。

　　維修情境也包含初次到訪客戶的安裝、定期機台保養等。我們的表單工具，可以製作交叉表用來檢核項目。如果是定期保養，可以設定每個要保養檢核的項目，讓操作的工程師不會漏掉任何一個細節。我們將維修工作SOP雲端化、資料格式統一化，幫助維修團隊建立一套標準化作業模式，輕易解決維修團隊的內外溝通，提升企業服務品質、增加客戶滿意度、強化核心企業競爭力。外勤筋斗雲團隊本身以服務優良為產品亮點之一，必可協助您打造一個服務導向的優良企業形象。外勤筋斗雲團隊本身以服務優良為產品亮點之一，必可協助您打造一個服務導向的優良企業形象。

相信各位讀者們在看完文章過後，應該深刻的了解外勤筋斗雲如何將各單位的人和資訊完美的串聯起來。除了業務和維修情境外，還有無數種類的行業類別，是可以應用的。我們已經協助了各行各業像是: 家事人力派遣、倉管送貨、病蟲害防治、商化管理…等行業客戶，運用外勤筋斗雲提升企業核心價值及競爭力，成為內外兼具的優秀廠商。在之後的文章，我們也會一一的來探討。