數位化加速工作流程 用數據帶領營運策略
近年來，大數據、人工智慧、物聯網等新興科技的誕生，帶動了工業4.0的浪潮，全面改變了製造業對於製程的想像：透過虛實整合分析潛在客戶，藉以驅動生產，技術和製造不再是重點，針對客戶所衍生的分析及服務成了最重要的一環。面對市場需求的快速轉變，自動化機械代理商也更應注重客戶服務，其中，產品的維修保養服務，就是一大重點：既有保固及合約維修保養考驗著企業的合約控管，臨時叫修更是考驗著維修團隊對於突發事件時的反應力及處理效率。若能優化整體工作流程、提高維修效率，並加速團隊數據的整合分析，打造緊密串連的內外勤團隊，對於客戶的滿意度及留存率均有顯著影響。
主要業務為ATM維修保養的三商電腦，基於40多年來在維修保養作業上的經驗累積，深感企業在維修派工上常遇到的管理困境，因而開發出「外勤筋斗雲」，包羅外勤派工所需的管理協作功能，為企業規劃一套完整的維修營運流程，完美串連內外勤團隊，不僅能提高團隊工作效率，更能將資料進行自動化分析，幫助企業隨時調整營運策略，應對變化不斷的市場。
一站式管理解決方案 佈局數位化團隊工作流程
針對自動化機械代理行業，外勤筋斗雲能透過任務派工、電子表單/簽核、設備合約管理、BI商業分析等功能，協助優化內部行政作業以及維修團隊派工流程：
圖一 數位化維修保養流程 解決傳統派工痛點
表一 自動化機械代理行業數位化管理優勢
維修團隊-維修狀況即時回報 工單收據全面數位化
隨時回報任務進度 即時調整任務安排
在收到客戶的維修通報後，內勤團隊可以在後台建置任務並指派維修人員到場處理，維修人員也可使用APP自行建立任務。
圖二 外勤筋斗雲跨平台任務管理
任務數位化管理最大的好處，就是團隊績效的可視化。外勤筋斗雲的「任務儀表板」能以圖表的方式清楚顯示整個維修團隊的任務完成比例，並統計完成以及未完成的任務數量，讓管理者快速掌握團隊進度，並適時督促人員工作狀況。
圖三 任務儀表板即時統計任務狀態
過去攜帶紙本單據的不便、工單資料統整的費時費力，以及跑簽核流程的麻煩，電子化表單都能輕鬆的解決。
圖四 電子表單加速企業行政流程
- 外勤維修使用電子表單/簽核：
用隨身攜帶的手機填寫工單對於維修人員而言相當便利，不僅能減少手寫常有的疏失、加快填單速度，還能在客戶簽名後，立即套表傳送給客戶端，取代過往的三聯單，不僅方便，快速的工作效率更能有效提升客戶滿意度。電子簽核則是免除了在外出勤的維修人員需要多跑一趟公司繳交單據的困擾，不再受到時間地點的限制，線上就能提出申請、進行流程，簽核進度也清楚透明。
- 內勤人員使用電子表單/簽核：
數位化表單輕鬆解決了最為費時費力的步驟——將紙本資料掃描或登打歸入電腦檔案，資料會自動彙整至資料庫，還能將電子表單/簽核單與任務相互綁定，讓系統能依照任務時間等條件分類單據，方便後續查找。 (延伸閱讀：製表神器－外勤筋斗雲線上報價單，提升200%效率，節省30%工作！)
很多企業都有油資補助的政策，然而不管是用里程數，還是發票申報，不只需要額外花費人力計算支出，若是遇到照片或單據遺失的狀況，也難以回頭查證，無形間增加人員的作業壓力。
為減輕企業審查油資報銷的負擔，外勤筋斗雲的「里程管理」功能讓外勤工作的人員能透過GPS打卡，由系統判斷行徑的里程數據，並依照企業設定的油資補助費率計算油資，人員只需要確認並送出申請表，即可提出請款需求，後台還能自動生成統計里程報表，相當便捷。(延伸閱讀：外勤筋斗雲｜里程管理解決方案)
圖五 打卡計算里程 手機快速請款
內勤團隊-免除手動登打資料 節省行政作業時間
合約到期自動通知 設備定保排程派工
對於自動化機械代理行業而言，保固或合約的維修保養工作是占比最大的客戶服務，而客戶服務往往是成就企業口碑與形象的關鍵，做好合約控管，除了能提高客戶滿意度，對於提升客戶續約率也有很大的幫助。
圖六 系統化檢視合約執行流程
零件庫存控管是維修相關企業共同的管理課題，企業需要從過往消耗數量及頻率中計算安全存量，才能在保證供貨的同時，降低倉儲成本。
除了能透過工單資料拉取的樞紐分析查看每月消耗量，歸功於模組化的系統架構，外勤筋斗雲還能彈性串聯不同管理功能，例如外勤筋斗雲的「排程管理」，就能將表單資料以及自訂的庫存數據庫相互結合，建立起一套庫存管理邏輯，讓系統在工單送出後自動計算零件庫存數量，如此一來，不僅增加了應用的多元性，也能更貼近企業使用情境，創造出客製化的效果。(延伸閱讀：外勤筋斗雲｜排程管理解決方案)
管理層-快速拉取樞紐報表 營運數據自動整合
樞紐報表一鍵分析 BI造就精準決策
表單電子化的優勢在於即時彙整資料，從維修人員填寫完工單，到資料彙整至外勤筋斗雲後台，過程完全零時差，加上樞紐分析能依照欄位資料生成圖表，也就能輕鬆產生最即時的報表。
而企業在營運策略研擬時，最需要的往往是整合性的分析資料，外勤筋斗雲也提供了「BI商業分析」功能，能將外勤筋斗雲後台中的員工、客戶、任務、表單、設備、合約等資料篩選、整合，並轉為可視化儀表板，幫助企業更輕易地發現營運上的數據規律，即時預測市場未來的發展趨勢，還能排程自動寄發至管理者的Email，省去了過往在製作月報、季報耗費的時間精力。(延伸閱讀：外勤筋斗雲｜BI商業分析解決方案)
