我在外勤筋斗雲任職導入顧問的多年期間，企業用戶導入系統的使用情境主要以維修、業務管理居多。但近年接到的需求中，「商化管理」的佔比開始大幅增加，到現在，商化甚至於外勤筋斗雲的用戶情境佔比中與維修、業務管理並列，成為第三大使用情境——可見商化管理，正面臨數位轉型的趨勢。
商化巡店的企業痛點
以往在沒有系統的幫助狀況下，企業的方式不外乎幾種模式：
「紙本作業」
曾經接觸過一間企業在還沒導入系統前，是讓商化人員帶著一大疊的紙本表單，去不同的店家進行巡店。這種作業方式雖然對商化人員的難度門檻最低，但除了攜帶麻煩之外，回來還需要將跑點的所有單據進行大量時間的統整。舉例，若巡店的通路是連鎖超商，一天將近五十間的巡店任務，每間店的商品少說十幾項項需填寫查價資訊、庫存等，光是要整理一天的表單資料就是大工程。況且當商品做了異動，紙本表單的欄位要修改也須重新印刷，大部分還是會通知人員先手動進行修正，塗改耗時又雜亂。
「每日報告整理」
有的企業重視的是現場的狀況及照片而非查價資訊，因此請人員到各間店拍大量的照片。曾經遇過幾間企業，商化人員在巡店時甚至會帶數位相機進行照片的拍攝，每日工作結束之後，需要立即回家將照片進行整理，有的會放到PPT、Excel或其他的報表格式後寄出，隔天一大早管理者進行查核。等於每日的工作量除了白天的巡點，晚上也須變相加班。
「LINE群組回報」
商化人員抵達店家後開啟工作的LINE群組，直接進行定位打卡、拍現場的照片、進行簡短的文字回報。不要以為只有小公司才會使用這樣的工作方式，其實出乎意外，我在接觸滿多知名的企業時，也發現他們既有的工作模式也是這樣。先不提大家都知道LINE打卡能造假的問題，透過這樣搜集資料的方式最終苦的就會是可憐的內勤助理，LINE存放照片有時限，且無法井然有序地進行整理，助理必須將照片一張張存下來，甚至連同文字進行整理。
巡店安排即時性
不論是自己擁有商品上架到各種通路，或是受委託賣場協銷的商化公司，安排任務的情境基本上就兩種：由管理部統一發派當月或當週的要巡的店家及任務給各商化人員，或是先將負責的區域店家劃分給商化人員，由商化人員在期限內自行安排巡店行程。當然，外勤筋斗雲兩種情境都可達到目的。
在外勤筋斗雲Web後台，管理者可單筆新增巡店任務進行派發、或是Excel批次匯入大量任務行程。任務派出後，商化人員手機將會立即收到推播通知，便可進行查看。相反的，若企業的情境是由商化人員自行排定，管理者可事先於後台設定每位人員負責的店點，設定完成後，商化人員即可自行在手機的日程表排定自己每日欲拜訪的店家，排定的同時，管理人員也可立即查看到人員排定的任務。若有需要，也可針對任務進行調度或調整，達到雙向即時同步。
資料搜集數位化
「數位表單格式製作」
- 企業是要巡查的是自家產品，較多情況會依通路分表單。如：全聯、大潤發、屈臣氏、康是美、7-11 ⋯⋯ 等，因為自家的產品是固定的，但在不同通路可能上架不同的品項，價格、活動也不同，因此分通路統整，在資料分析上較為便利明確。
- 若是協助客戶巡店的行銷公司，較多情況會是分廠商、廠牌，在通路進行巡店時，將分廠牌進行多張表單的填寫。這樣後續資料及照片可直接依分類進行匯出，提供給客戶時將更快速明確。
「商化人員到點任務執行」
商化人員依照管理者或自己安排的任務及表單，到實地巡店。抵達後，
- 第一步：直接開啟APP，點入該店點的任務進行回報打卡。
→此資訊也將即時回傳到後台，管理者可即刻查核人員的點位是否正確。
- 第二步：人員即可開啟任務中的表單，依照需求進行資料填寫。
→比如各產品的庫存高低、是否有異動價格、活動櫃的位置是否顯眼及成效如何、是否又有多的競品及競品的促銷⋯⋯等。
- 第三步：在任務中拍攝商品貨架、現場的狀況。
→可於任務或管理者設計的表單中直接進行現場照片的拍攝。
- 第四步：最後確定完成，離開打卡。
→系統提醒是否有無完成的表單項目。
照片管理自動化
對商化管理來說，最重要的絕對是照片蒐集。
我拜訪過不少商化客戶，就算情境極為單純、不須進行文字回報的公司，也需要拍攝大量的照片。而協助客戶巡店的商化公司更不用說，常常與我分享他們的客戶會突然間需要哪個廠牌、某通路的所有照片，在沒有系統的狀況下，真的是非常頭疼。
記得我們前面有提到，外勤筋斗雲可以依需求製作不同通路的表單，表單裡面可以設計不同的照片欄位。因此，只要管理者在表單中有設定好，拍攝的照片即可依照不同的廠牌或通路的表單進行搜尋、匯出。
另外，我也看到以往許多商化人員的拍照方式都是拿一個小紙條，寫上今天的日期、店號等，與貨架一起拍攝照片，可謂人工的浮水印。現在透過外勤筋斗雲，管理者在後台設定好，拍攝的照片就可以在浮水印，可設定店家或日期。
數據分析更方便
商化人員辛苦到每間店點，對大量的商品進行價格的核對、庫存檢核、資料蒐集，為的就是可以讓後端的管理人員進行資料分析。以往在紙本的狀況下，蒐集回來也需要助理或是商化人員本人進行登打，先不討論辛苦的問題，管理者若要立即知道結果，至少也需等一兩天。
現在外勤筋斗雲的資料數位蒐集，商化人員填寫送出，資料立刻進到後台。管理者直接在後台拉樞紐分析工具、匯出Excel進行公式計算，立即可察看結果。
舉例，若想知道哪些產品在哪些通路特別容易缺貨，可在表單設定相對應的欄位讓人員進行資料蒐集，回到後台，就可以如下圖這樣進行資料分析。
其他還有各式各樣的情境發想，比如：想了解各通路每種展架及櫃位的數量、商品的平均售價、或是人員跑點的數量、活動櫃商品的銷量⋯⋯等，可依需求進行表單的製作。不僅是看業務的成效，亦可提供行銷單位一線狀況的數據，可分析本次活動的效益及後續行銷活動方向。
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外勤筋斗雲，已協助多間知名公司進行商化管理成功轉型，有效提升人員巡店執行效率、幫助管理者的決策分析。尤其是後端管理者，有不少間客戶是從原本紙本管理不善使用系統的情況開始，導入系統後，除了使用我在初期協助一起建置的表單，甚至還會再來電與我再討論需要新分析的情境，自己規劃的表單的規劃是否正確、後續的分析應用。
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