傳統管理模式雖有系統輔助，且多數企業使用者認為介面不夠直覺、彈性設定的功能少、功能模組獨立運作無法整合，時常自動匯出的欄位與使用需求相距甚遠，需由excel匯整統計後才能達成資料分析的目的。外勤筋斗雲系統功能涵蓋廣泛，從考勤打卡、任務派遣、自訂表單、簽核流程、設備管理、樞紐統計分析…等功能，人性化且直覺易操作的介面，能彈性串連且應用於各功能模組的「關聯欄位」、「自訂資料」及「排程管理」，彌補傳統管理系統難以整合應用的缺點，協助企業在內外勤管理能更得心應手。
本篇文章，將以「排程管理」為主軸，演示如何應用在企業各項常用情境：包含庫存管理、資訊需求管理、客戶管理、維修管理。
本篇文章，將以「排程管理」為主軸，演示如何應用在企業各項常用情境：包含庫存管理、資訊需求管理、客戶管理、維修管理。
排程管理協助省去重複性動作 各式表單簽單自動化作業
圖一 外勤筋斗雲 排程管理特色及運用範疇
外勤筋斗雲的排程管理可以進行任務、表單、簽單…等多種功能操作，並根據您設定的事件觸發排程的執行，例如任務結案、表單送出、簽單完成簽核…等，事件觸發且符合執行條件後，系統自動執行您自訂的排程特定動作。
而自訂資料則可以想像成為excel活頁簿，透過「自訂資料維護>設計」製作資料表的表頭，並運用排程管理的設置達到不同人員在某事件觸發後，自動新增或修改自訂資料，比起excel的共用活頁簿仍需手動修改更加便利。而且，所有新增進自訂資料的內容，都可以未來關聯應用於任一表單資料填寫。
排程管理搭配表單、簽單及自訂資料運用，可完全省去重複性動作，一站式從簽核流程、表單填寫、到自定義多種執行條件動作，相比excel巨集更能彈性運用，解決企業跨單位資訊同步及溝通問題。排程管理的高彈性應用，適用於各行各業或各種情境，無論是進銷存管理、跨單位的資訊需求申請、自動新增客戶資料到維保管理的自動派工，均可輕鬆應用。
排程管理-進行庫存管理應用
圖二 外勤筋斗雲 電子簽單設置領料單及手機庫存查詢
過去在管理庫存或申請辦公耗材都是以紙本紀錄或excel管理，如有預算配置倉管系統多數企業便會使用ERP管理。然而外勤筋斗雲的雲端和彈性設置的特性，能讓中小企業以低成本建置庫存管理流程，同時可補足ERP較無法彈性化設置的缺點。透過自訂資料、自訂簽單、關聯欄位及排程管理的設置，可達到領料單簽核、行動裝置查詢異動庫存，也能靈活統計耗材用量直接製成樞紐分析報表。
我們以管理辦公用品庫存為例，首先在「系統管理>自訂資料」製作一張辦公用品庫存表並包含更新日期、料號、品項、庫存量。接下來便可利用自訂簽單製作辦公用品申請單，欄位申請單位、申請人可透過單選帶入系統資料，讓使用者快速點選資料。而透過表格區塊元件，您可以動態新增表格欄位，並設置品項、庫存量、申請數量欄位，透過關聯設置變可達到手機查詢即時庫存的效果，當人員在填寫表單時，即可一目了然。
圖三 外勤筋斗雲 電子簽單完成自動修改庫存表
領料簽單通過長官審核後，您只要再設定自動排程即可扣除申請數量，即時異動庫存。在「系統管理>排程管理>新增>簽單>簽單簽核完成」中選取資料來源名稱，並在執行動作中選擇相對應的自訂資料表「辦公用品庫存表」。
以設置更新條件以品項為基準，異動更新日期為系統日期、庫存量為扣除申請數量。這樣一來申請人在填單完成且簽核完畢後，根據排程設置自動更新庫存表中的庫存量及更新日期。
您也可以製作入庫簽核單，當辦公用品補貨時排程自動加上庫存量，讓企業在管理庫存能全自動化紀錄。雲端庫存管理結合電子簽核、行動查詢庫存、自動異動庫存，省去所有人工及手動作業除能更精準掌握庫存動向，也能提升倉管工作效率。
排程管理-於資訊需求管理應用
圖四 外勤筋斗雲 電子表單 多單位簽核流程設置及欄位設定
在過去公司內部的多單位協作通常是透過電話或email溝通，也沒有明確的制訂工作流程，除了沒效率、進度難以追蹤外，工作一忙還可能不了了之。舉例來說，部門若有新進員工通常會向資訊單位申請電腦、email帳號，並向行管單位申請桌機及公務門號，再由人資或助理協助將新員工資料建檔。而透過外勤筋斗雲簽核管理及排程管理能協助多部門跨單位協作，需求單位填完簽單並由各節點負責人填寫指定欄位，接著按流程往下一單位層級進行。再搭配排程管理自動新增自訂資料，不僅能追蹤各環節申請進度，同時也將各式資料完成建檔。
透過「簽核管理>自訂簽核表單」製作新進人員資訊申請單，可根據企業需求拖移對應欄位讓申請單位、IT單位、行管單位填寫，發起單位填寫申請單位、申請人、新進員工姓名，IT單位填寫帳號名稱、電腦型號、安裝人員、日期，行管單位填寫分機號碼、門號…等。您可在簽核流程按需求設置2~3個不等的節點，並在進階設定中選取該節點可編輯的欄位，這樣一來節點中的人員都可各自填寫特定欄位，審核同意後pass給下一節點人員填寫，共同完成資訊申請需求，既有效率也方便後續追蹤。
圖五 外勤筋斗雲 電子簽單完成自動建檔於自訂資料
對於人資、財務或內勤單位需紀錄人員所屬的mail、電腦設備、分機號碼、門號…等資料，您一樣可至「系統管理>自訂資料」設置員工資料表，新增對應欄位的自訂資料清單，再以自動排程方式回填資料。接下來，在「系統管理>排程管理>新增>簽單>簽單簽核完成」的來源資料選取新進人員資訊申請單、執行動作中的自訂資料選取員工資料表，並按需求勾選重複性檢查、填寫建立規則。外勤筋斗雲的自訂簽單、流程規劃、自訂資料及排程管理，協助從前端申請、執行流程、到後端資料統整，以系統輔助日常作業，成為跨單位溝通的最佳橋樑。
排程管理-進行定保任務自動派工
排程管理也能針對提供維修服務廠商做自動任務派工，傳統管理周期性的維修保養服務通常是紀錄在google行事曆、excel管理或是隨手記在筆記本上，若客戶量增加容易發生漏掉的情況。而外勤筋斗雲的自動排程派工，能自動生成任務並指派定期保養…等任務。
以定期消防設備檢測為例，您在派工時需先將要執行排程的任務分類設置成「消防檢測(月)」來做為排程執行條件。在「系統管理>排程管理」中點選新增，作業類型選擇任務、觸發事件選擇結案，表示該次任務執行結案後自動生成下次消防檢測(月)任務。在執行動作中您需設置「建立任務」並根據您的需求編輯欄位值，若為下月再次執行同樣內容的任務，任務執行時間可設置成觸發排程後30日。您也可以新增多筆執行動作，例如本次任務結案後自動排程發email通知客戶下次消防檢測日期和時間，並可自行編輯email內容。
