客戶案例

簽核困擾-跨國送呈總部，紙本簽核流程較為繁瑣
玖毅新技的簽核流程相當嚴謹，在請款、報價等申請上，除了有部門主管、區處長的層層把關，還須送簽至總公司，並備存簽核記錄於財務部。然而玖毅新技的服務據點遍及亞洲，在跨國、跨部門的作業模式下，簽核流程的總耗時可能較為延長。此外，在協調及追蹤簽核進度上，也需要不斷地人工跟進，往往會額外耗費人員的時間與精力。

考勤困擾-公司據點眾多，指紋打卡不易統整記錄
對於服務據點眾多的玖毅新技來說，員工的上班地點分散各地，要做好考勤上的管理並不是件易事。過往採用指紋打卡系統，讓每個員工在自己的工作據點進行上下班打卡，然而，這意味著人資人員每個月都需要將來自不同據點的考勤資料彙整在一起，並整理請假、加班申請等考勤簽核的結果，才得以進行工時、薪資上的計算與其他相關的人事管理工作，相當費工也費時。

派工困擾-洽談、安裝到維修，工作進度難以即時回報
玖毅新技擁有完善的銷售服務，先由業務端洽談客戶需求、預計交機日期等細節，再由維修端提供客戶設備的教育訓練、安裝、驗收，以及後續的定期保養和維修等服務，因此，不管是業務又或是維修人員皆需要前往客戶地點以進行工作，頻繁地在外出勤是他們的工作常態。但在紙本作業流程中，若要統整業務所洽談的細節和事項，會需要一些作業時間，管理人員無法獲取最新資訊，也就無法即時展開督導工作；而維修派工的執行地點與時間上的不固定，也會使得管理人員難以追蹤和了解每位維修人員的具體位置和工作進度，在需要安排新任務或是遇到臨時性叫修的狀況時，其中的協調過程往往會增加不少溝通成本。

電子簽核：流程規劃彈性自訂，簽核速度大幅提升
對於簽核往來相當頻繁的玖毅新技來說，在導入外勤筋斗雲系統後最有感的改變，莫過於電子簽核帶來的便利。在過往，紙本申請在跑完各分公司的簽核流程後，還需要以電子郵件的形式寄送至總公司，在這樣跨國、跨部門的工作流程影響下，常導致時程的延長。然而，不論是請款、資產申購或差旅費用等申請，都必須經過簽核審查，為玖毅新技帶來了行政與時間上的雙重壓力，因此，玖毅新技開始尋找數位系統的解決方案。

外勤筋斗雲提供了完善的電子簽核服務，除了能自由地設計表單形式，在規劃簽核流程上也相當有彈性，還能藉由申請人員的部門去判斷對應的送件單位。在外勤筋斗雲導入顧問的協助下，玖毅新技順利地將原有的紙本簽單電子化，實現線上提交、審核與批准，突破了時間地點的限制，不僅方便在外出差、出勤的人員能隨時提出申請，還能快速進行跨國、跨部門簽核，有效縮短整體時程，讓玖毅新技的工作流程更加順暢，同時，人員也能更加專注於核心業務，提升工作效能。

線上打卡：手機打卡簡化人事，請假加班線上申請
外勤筋斗雲的「考勤管理」網羅了考勤打卡、請假加班簽核、考勤報表等功能，為人事部門帶來了便利和效率的提升。由於玖毅新技設點眾多，雖然過往有使用指紋機進行上下班打卡，但人事部門仍需人工彙整不同指紋機的內部紀錄。現如今，不再需要採購多台指紋機，跨國、跨區域人員都能一體適用的外勤筋斗雲系統讓人員可以透過手機打卡，並由系統自動與該人員的上班時間、地點進行比對，以確保正確出勤，並將打卡紀錄上傳至後台。人事部門則可以即時地查看各地的打卡紀錄，並由系統自動進行彙整、生成報表，簡化不少人事部門計算工時的流程，同時也提高了工作效率。

此外，線上請假加班申請的操作流程，也使得外勤人員不再需要為了傳遞紙本申請表單而折返公司。對於管理人員來說，考勤事務的電子化更是在管理上大有裨益：

1. 特休計算：登錄員工到職日期後，系統即可自動計算特休天數，清楚明瞭的顯示每個人的特休狀況，而員工也能隨時查閱自己的剩餘特休天數。
   
   
2. 加班補休申請：在員工加班補休申請通過後，系統即會紀錄加班時數，並自動轉為可休時數，員工通過手機APP就能申請補休，免除人工統計可能存在的疏失。
   
   
3. 自訂企業福利假：玖毅新技針對長期出差的員工，有特別設置探親假，像這樣的企業福利假，外勤筋斗雲一樣也能實現。透過彈性的假別設置，外勤筋斗雲能提供靈活的請假設置，進一步滿足企業需求。

進度管理：業務洽談、維修派工一體適用，綁定表單強化資料管理
不管是業務還是維修人員，其外勤的性質，都讓管理變的相對複雜。外勤筋斗雲的「任務管理」支援業務約訪安排、維修派工、到點打卡、任務回報等多項功能，不僅增加玖毅新技對於人員行程的掌握度，當維修團隊遇到臨時叫修時，也能迅速進行安排。

而電子表單除了能將資料數據化，方便整理及分析，與任務綁定的特性更讓後續的工作流程變得尤為順暢：

• 業務端：業務人員與客戶進行第一線洽談時，表單的回報都會即時同步於外勤筋斗雲後台，有便於管理人員了解相關資訊。同時，任務與業務回報紀錄表相互綁定，能方便統整關鍵資訊，例如成交機率、預期交機日期等等，讓業務能彈性地調整追蹤頻率，更加有效地控制任務進展。另外，派工任務資料庫的設計也使得業務人員可以輕鬆找到過去的任務紀錄，以利進行回顧、評估與分析。
  
  
• 維修端：維修人員無需攜帶繁瑣的紙張表單，比起手寫，電子設備的選填方式更是加快了填單速度。其中，所填寫的使用零件，也能透過系統後台一鍵分析，幫助管理人員快速了解消耗狀況，即時補充庫存。而客戶的任務歷程也協助了業務與維修人員之間的交接，讓維修人員能在執行任務前查看過往紀錄、表單，快速了解客戶，保持客戶體驗的一致性，有助於品牌形象的提升。

交機提醒：自動統整交機日期，排程提醒避免延遲
身為設備代理商，業務團隊每月所洽談的案件數繁多，且每個案件都有其獨立的交機日期，若在維修派工管理上缺乏完善的統籌，容易導致團隊行程混亂，進而對客戶滿意度造成不良影響。

外勤筋斗雲的「定時排程通知」能很大程度的規避這樣的事件發生。透過排程功能，系統不僅可以集中彙整業務回報紀錄表中所填寫的交機日期，讓管理人員能夠一次瀏覽整個團隊的狀況。同時也提供了定時排程通知的設定，在接近交機日期時，系統會提前透過郵件或app推播發送通知給相關人員，讓維修人員清楚案件的交機日期，以確保人員能夠及早做好人力安排、備品確認等相關準備工作，保證了交付時間的準確性，使派工任務能夠順利進行，提升了工作效率和客戶滿意度。