企業再造: 數位化工作流程重塑　全方位提升競爭力

您的公司是否常常遇到一堆「急件」要處理? 而且臨時還找不到相關人員協助? 各單位手忙腳亂之下非常容易出差錯，可能也因此流失了重要客戶。過多的「急件」產生，都是因為作業流程出了問題。

比競爭對手更快、更好、更有價值的成功關鍵，就在流程設計細節裡！

為什麼說流程可以影響一間公司經營的成敗呢? 因為只有不斷的深入追索顧客的真正需求，按需求設計出一套合理且完善的工作流程，才能在不斷變遷的環境中，提早察覺變化並加以因應。

所以企業再造的方式首先是改善流程設計，找出不同經營業務的方式。高效率的流程應該重視的七個原則：「是否」應該或「在什麼情況下」，「由何人」、執行什麼「任務」，在「何時」、「何地」執行，該「運用什麼資訊」，該執行得「多精確」。這是曾被時代雜誌評為「全美最具影響力的25人」的企管學者與顧問麥可．韓默(Michael Hammer)在一書 《更快更好更有價值》提出。

接下來，我們來了解一下外勤筋斗雲的任務及表單功能，如何幫助企業改善工作流程，並協助企業從這些資料中不斷挖掘核心價值。

為了要將工作流程化，我們將每一項工作化為「任務」，讓主管來指派給負責處理的外勤人員。任務完整的囊括紀錄「由何人」在「何時」、「何地」執行，並且可以附件自訂表單，來精確紀錄該任務需要蒐集的資料。主管可利用Web端後台或手機APP指派任務，計劃性的任務可以用Web版批次匯入，直接指派任務給對應的外勤人員。臨時的任務也可在手機端做單筆新增，若人員、時間有需要異動也可以做更改。另一方面，外勤人員也可以利用手機自行排定任務行程，讓員工更彈性化的自主管理。

這樣流程化的系統派工模式，解決了以往不清楚外勤人員每天跑去哪、做什麼、事情處理進度…等困擾。外勤筋斗雲後台以及終端裝置詳細紀錄每天的工作事項及細節，主管能清楚知道團隊成員每一天每一像的工作任務，每項工作任務不會有任何的遺漏，人員外出後要做的事項也一一條列，方便主管檢核也方便人員執行。

任務指派出去後，外勤人員外出時無須再帶一堆資料、紙本紀錄抄寫，可以直接用手機搞定所有工作，同時也將進度、資料回饋給老闆。外勤人員於日程表可以查看指定日期的所有工作項目，也會顯示任務處理的狀態，待處理、處理中、已完成。到了預定的工作地點可即時回報打卡，讓主管知道已經抵達開始作業，有需要說明的情況也可以新增文字備註。工作的同時填寫附件表單，蒐集工作相關資料，例如: 維修機台的情境可以填寫維修單，紀錄耗損零件品名及數量，業務拜訪客戶的情境可以填寫業務日報，紀錄和客戶談論的細節。這些表單都可以附件客戶電子簽名、照片作更詳盡的紀錄。表單提交、任務結案後，還能作樞紐統計分析每次任務所蒐集的資料。

另一方面，主管可在web或手機app，即時同步查看所有的資料，包含各人員任務處理狀態進度、人員遲到任務執行逾期警示、打卡地點異常警示、每一筆任務更新時間及來回溝通紀錄…等。而web後台的員工行程表中，也可以查看這些資訊，還能以拖曳、拉選的方式即時異動編輯。多元且活用的管理介面，可依照不同需求靈活使用，實為一現在e化外勤人員管理的必備工具。

針對任務執行面來看，外勤人員在執行工作只須遵守三步驟: 打卡回報、資料蒐集、上傳結案，我們將任務執行雲端化、行動化、SOP化，協助完整清楚的紀錄到點時間以及離開時間，有任何遲到或是打卡地點異常的情況在系統也都會有註記說明，同時還能蒐集第一線的重要資料，這樣一來不僅可以協助內外以及上下的溝通順暢還能降低管理成本，主管一目瞭然所有狀況，省下的時間可以作更多經營管理決策面的工作，無須在為基礎日常人員管理面的瑣事困擾。

在外勤工作三步驟中最後也是最重要的一個環節，就是任務結案後的統計分析。為什麼是最重要的? 現今大數據時代，掌握數據就是掌握了致勝關鍵。在這個階段，主管們可以將所有的資料像是: 任務處理紀錄、外勤人員蒐集的資料等等，作分析統計。

我們貼心的任務儀表板，直接將每天任務處理狀態數據轉換成可視化的各式圖表，根據日期、周、月、年等等的篩選條件，直接看所有任務的進度及統計。我們也針對未完成的任務設計了簡表，方便主管追蹤哪位人員有過多的帶處理任務。另外，針對任務所附件的表單設計了一套非常便利的樞紐分析工具，這也是我們表單功能的亮點之一。選取表單名稱就可以依照您想呈現的內容來自製樞紐統計表，也可以匯出做更細節的分析。這個部分請參考先前的文章詳細說明: 「一站式資訊整合」服務，訊息數據e化數位轉型一步到位。

有了這些統計資料後，可幫助企業主從這些資料中，挖掘這些數字的真正意義，例如: 今年新款的印表機維修任務特別多，還沒有過保固期就發生許多異常現象，統計出故障原因並加以改善。這是在文章一開頭提到的提早查覺變化，並加以改善提升企業的核心競爭力。又或是從每一次的業務拜訪紀錄中，因為紀錄更詳盡且客戶資訊集中系統化同步管理，業務單位更能客戶的訪談溝通中發掘客戶真正的需求，按客戶需求設計出更好的工作流程、或是蒐集競品資料等等。這些重要的無形資產，正是現今企業所追求的企業核心競爭力!!

外勤筋斗雲的外勤管理三步驟，實能協助企業數位化工作流程重塑，以下針對三個方面來總結可獲得的益處。

過去，主管常會搞不清楚哪些外勤人員今天去哪邊、拜訪哪個客戶、有沒有確實執行工作，外勤人員在辛苦結束拜訪以後，還要回公司把資料key進電腦，實在是沒有效率。而外勤金斗雲將外勤人員的工作項目都變成一項項的待辦任務，並利用我們設計的外勤工作三步驟: 派工、執行、結案就可以輕鬆快速完成日常作業。在任務中清楚紀錄細節資料，除了幫助管理者控管，也幫助外勤人員節省了很多時間跟精力。

　　在我們服務過的客戶中，一賣場協銷公司每月有近萬筆的派工需要人員執行，因為店點、人員很多非常難管理，到後面的資料彙整更是需要耗費很多人力時間。導入外勤筋斗雲系統後，不僅能清楚的紀錄各區各店的外勤人員工作任務、回報進度、一手資料蒐集，還能一件產出報表。不論對於執行面的外勤人員、管理面的主管來說，把工作直接任務化、SOP化、雲端化，即時同步訊息及無紙化，可幫助節省近80%以上的時間，可說是外勤工作管理的好幫手。

將外勤工作SOP化還有另一個好處，就是人員的控管更方便。有了每個人員的任務細節資料，像是處理時間、準時到點與否、處理任務數量…等，來控管人員的服務品質，針對服務品質沒有達標的外勤人員在作教育訓練。另外，外勤筋斗雲因為紀錄了詳細的人員工作項目，如果有臨時任務需求，主管可以針對該時段沒有任務的員工進行派工，活用的人員調度安排也是另一個可以提升公司整體服務品質的關鍵因素。還有一點重要的是人員離職，很多時後員工離職有一些資料很難交接，若每一次的任務都清楚紀錄每個客戶的服務歷程，客戶集中管理之下這些細節就不會被遺漏掉了，即使換一位外勤人員處理也可已得心應手，更會提升公司的優良服務形象。

老板們一定常常覺得，不知道今天外勤人員出去工作，到底作了什麼事情? 蒐集了什麼重要市場數據? 我們的任務搭配表單可以幫您完成三件事情: 詳盡、統一、同步。首先，任務可以附件表單，來提醒外勤人員你今天出去工作，應該要回傳哪些資料，要紀錄哪一些重要資訊，並且根據主管設定的格式統一紀錄下來。資料詳盡、格式統一的好處正是為了後面方便統計分析。更厲害的是，因為我們雲端化所有工作任務，所以全部的資料都是即時同步的。有了這些詳盡、統一、同步的資料後，後續的分析統計更是方便啦。不論何時何地只要有新的資料進來，利用已經儲存好的樞紐表格資料，一個按鍵就可以立即產出報表。

　　在前一篇文章 ”資訊整合團隊內外完美串聯 強化企業核心競爭力邁向行業領導” 有詳細說明蒐集的數據如何應用在維修以及業務情境。以維修情境來說，最重要的是從這些任務蒐集來的數據，統計分析出哪一些機器故障率高、故障原因…等，並加以改善強化公司核心研發競爭力。而業務情境來說，最重要的是服務以及提升業績，而我們的報表功能就非常實用，方便快速的蒐集資料後，按照不同需求產出各式報表，例如: 產出營收報表可以發現哪一些客戶、哪一些產品是更多利潤的，業務可以多推廣該商品。從任務派工、執行、到統計資料產出，一條龍式的工作流程，搭配我們的自訂樞紐分析功能，是不是非常符合現今快狠準、自動化的智慧數據分析需求呢?

看完了以上對於的數位化工作流程規劃以及應用，相信各位讀者更能了解企業管理大師麥可．韓默為什麼說流程可以提升公司的核心競爭力了吧! 未來外勤筋斗雲也將分享更多提升公司核心競爭力的重要觀念。