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讓外勤筋斗雲,變得更好!
讓外勤筋斗雲,變得更好!
優貝克自動化股份有限公司(Ulvac Automation Taiwan Inc.)由日商優貝克集團(ULVAC)、永嘉國際開發股份有限公司、日本REJ株式會社及日真制御株式會社所合資,於2006年4月起營運。母公司優貝克集團是全球知名真空設備商之一,也是唯一橫跨所有顯示器領域之設備商,舉凡液晶平面顯示TFT-LCD、低溫多晶矽(LTPS)、電漿電視(PDP)、有機發光二極體(OLED)、FED等都有涉獵,且主要機台皆有50%以上的市佔率,近年在新世代TFT-LCD單一製程機種,甚至有高達90%以上的市佔率,在顯示器產業方面居領先地位。
日本ULVAC株式会社擁有優秀的經營團隊與完整之技術服務,秉持著『高品質、低成本』的服務精神來滿足客戶的需求,並以『永續經營』的經營理念,來台設立優貝克自動化股份有限公司,製作優貝克集團及關係企業所需之機械用自動控制驅動設備,並提供台灣國內各種產業機械廠商自動化電控設備,期許以卓越的品質,優良的性能,完善的售後服務,良好的信譽,獲得廣大客戶的信賴。
作業困擾
派工難題:工作紀錄複雜,不易追蹤進度,資料分類規整耗時
優貝克自動化的技術團隊的主要負責項目有:維修作業、現場勘查、規格討論、機內配線、廠內試車、現地復原、廠外試車等,工作內容相當多元且複雜,然而過去的派工作業流程,大多是由業務與客戶確認各項事宜後,直接將案子派發給技術部門,由工程師外出進行後續接洽。主管往往是在收到人員出勤後所填寫工作表單,才得以了解各項安排,工作紀錄也需要花費額外的人力及時間做彙整及分類,以管理者的角度來說,不易掌握團隊各自的工作行程,更不易即時了解工作進度。
簽核難題:日報、出差申請費用送簽,人工審查較費工
優貝克自動化有相當多的工作環節需要經過主管的簽核審閱,不管是每日的工作日報、出差申請書等等,都有不同的簽核流程,尤其是國外的出差申請書,還會根據不同的層級案件,對應不同的簽核流程。種種程序下來,需要耗費相當的時間與精力,對於在外出差的人員而言較為不便。
考勤難題:人員在外出勤,無法明確記錄外勤員工考勤資訊
技術團隊因為外勤的工作性質,每天的工作行程都是至客戶端作業,並無法如同內勤人員在定點以打卡鐘紀錄考勤時間,因此,過去優貝克自動化皆以照片上傳LINE的方式來做考勤管理上的事宜,然而,LINE上的資訊容易混雜,常造成後續統整考勤報表上的困難。
優貝克自動化的技術團隊的主要負責項目有:維修作業、現場勘查、規格討論、機內配線、廠內試車、現地復原、廠外試車等,工作內容相當多元且複雜,然而過去的派工作業流程,大多是由業務與客戶確認各項事宜後,直接將案子派發給技術部門,由工程師外出進行後續接洽。主管往往是在收到人員出勤後所填寫工作表單,才得以了解各項安排,工作紀錄也需要花費額外的人力及時間做彙整及分類,以管理者的角度來說,不易掌握團隊各自的工作行程,更不易即時了解工作進度。
簽核難題:日報、出差申請費用送簽,人工審查較費工
優貝克自動化有相當多的工作環節需要經過主管的簽核審閱,不管是每日的工作日報、出差申請書等等,都有不同的簽核流程,尤其是國外的出差申請書,還會根據不同的層級案件,對應不同的簽核流程。種種程序下來,需要耗費相當的時間與精力,對於在外出差的人員而言較為不便。
考勤難題:人員在外出勤,無法明確記錄外勤員工考勤資訊
技術團隊因為外勤的工作性質,每天的工作行程都是至客戶端作業,並無法如同內勤人員在定點以打卡鐘紀錄考勤時間,因此,過去優貝克自動化皆以照片上傳LINE的方式來做考勤管理上的事宜,然而,LINE上的資訊容易混雜,常造成後續統整考勤報表上的困難。
導入效益
數位化派工管理
進度實時跟進,紀錄資料雲端儲存、分類確實!
將派工流程數位化後,團隊的工作進程全面透明化,工程師能隨時透過手機回報工作處理狀態、溝通作業事宜,主管也能透過外勤筋斗雲後台檢閱團隊工作進度。
外勤筋斗雲在資料的統整上相當有一套,不僅能為任務做分類處理,將多元的派工項目分門別類,更擁有三種不同的任務資料統整模式,方便主管依需求查看報表:
將派工流程數位化後,團隊的工作進程全面透明化,工程師能隨時透過手機回報工作處理狀態、溝通作業事宜,主管也能透過外勤筋斗雲後台檢閱團隊工作進度。
外勤筋斗雲在資料的統整上相當有一套,不僅能為任務做分類處理,將多元的派工項目分門別類,更擁有三種不同的任務資料統整模式,方便主管依需求查看報表:
- 任務儀表板:擁有視覺化圖表模式,能即時整合整體任務狀態,讓主管能最快速地了解團隊進度。
- 任務統計報表:不管是「依客戶」、「依外勤人員」、「依任務分類」或是「依公司群組」,系統都能快速統計任務數及完成比例,主管只須拉取時間區間,就能了解當季度的派工完成度。舉例來說,優貝克自動化將派工任務分為維修作業、現場勘查、規格討論、機內配線、廠內試車、現地復原、廠外試車及入門安全教育訓練,也就能以「依任務分類」的方式查看每個分類的完成度,藉以督促負責人員。
- 任務列表:可依搜尋欄位的條件,快速查找任務紀錄,不管任務內容、回報溝通紀錄,又或者是相關的表單、簽單,都能一覽無疑,完整儲存在雲端。
行動送簽,簽核完成自動建立派工任務!
對於出勤的工程師而言,數位化最大的優點,莫過於免除過往紙本作業以及資料傳遞的麻煩,用手機就能填寫表單、處理工作上的行政流程。現如今,優貝克自動化的工程師們,在工作完成後只需使用外勤筋斗雲APP填寫作業日報表,完成送出後,系統就會自動執行簽核流程,流程進行到哪一節點也都能清楚顯示,不必再多費一份心力詢問後續進度。對於主管,同樣也能隨時隨地用手機做簽核審批,不再局限於公司場域內辦公,也就不會有因外出而導致流程停滯的狀況發生。而針對多流程的簽核,外勤筋斗雲也能用「條件設置」做流程分支,讓系統自行判斷、進行後續的簽核流程。
更便利的是,外勤筋斗雲還擁有排程管理功能,能將常態、固定性的作業自動化。舉例來說,優貝克自動化會在人員的出差申請書簽核完成後,利用排程設定一套資料轉換規則,讓系統能依照申請書的所填寫的欄位資料,諸如目標客戶、出差時間等,自動建立派工任務,減少這類零碎卻費時的人工作業。
對於出勤的工程師而言,數位化最大的優點,莫過於免除過往紙本作業以及資料傳遞的麻煩,用手機就能填寫表單、處理工作上的行政流程。現如今,優貝克自動化的工程師們,在工作完成後只需使用外勤筋斗雲APP填寫作業日報表,完成送出後,系統就會自動執行簽核流程,流程進行到哪一節點也都能清楚顯示,不必再多費一份心力詢問後續進度。對於主管,同樣也能隨時隨地用手機做簽核審批,不再局限於公司場域內辦公,也就不會有因外出而導致流程停滯的狀況發生。而針對多流程的簽核,外勤筋斗雲也能用「條件設置」做流程分支,讓系統自行判斷、進行後續的簽核流程。
更便利的是,外勤筋斗雲還擁有排程管理功能,能將常態、固定性的作業自動化。舉例來說,優貝克自動化會在人員的出差申請書簽核完成後,利用排程設定一套資料轉換規則,讓系統能依照申請書的所填寫的欄位資料,諸如目標客戶、出差時間等,自動建立派工任務,減少這類零碎卻費時的人工作業。
考勤全面行動作業
針對客戶地點打卡,符合異地工作調性!
考勤對於外出又非固定工作地點的外勤團隊來說,是一項管理上的難題。外勤筋斗雲針對這類異地打卡的管理需求,特別開發能以客戶地點或設備地點作為考勤打卡點的彈性設定,方便業務、維修又或是商化等外勤人員輕鬆解決考勤紀錄,而且雲端系統的好處就在於,不必購買額外的打卡設備,平時隨身攜帶的手機就能搞定!人員只需要在打卡時選擇目標客戶地點,系統即可自動對比GPS地址,有效幫助主管查核人員出勤狀況。
而團隊的考勤打卡狀況也都能實時更新統計,主管不僅能透過外勤筋斗雲APP隨時調閱團隊考勤統計,應到人數、實到人數通通清楚顯示,更能透過外勤筋斗雲後台查看更詳細的考勤統計,無須再花費人力製作考勤報表,也加速了後續的算薪流程。
考勤對於外出又非固定工作地點的外勤團隊來說,是一項管理上的難題。外勤筋斗雲針對這類異地打卡的管理需求,特別開發能以客戶地點或設備地點作為考勤打卡點的彈性設定,方便業務、維修又或是商化等外勤人員輕鬆解決考勤紀錄,而且雲端系統的好處就在於,不必購買額外的打卡設備,平時隨身攜帶的手機就能搞定!人員只需要在打卡時選擇目標客戶地點,系統即可自動對比GPS地址,有效幫助主管查核人員出勤狀況。
而團隊的考勤打卡狀況也都能實時更新統計,主管不僅能透過外勤筋斗雲APP隨時調閱團隊考勤統計,應到人數、實到人數通通清楚顯示,更能透過外勤筋斗雲後台查看更詳細的考勤統計,無須再花費人力製作考勤報表,也加速了後續的算薪流程。
加班自動計入補休時數,免除人工計算麻煩!
線上請假加班,能讓在外出勤的工程師方便操作,也能加速簽核流程的效率。值得一提的是,外勤筋斗雲對於台灣中小企業的考勤應用相當熟稔,「在地化」正是外勤筋斗雲的優勢之一,各項管理細節都能設置、調整貼合使用情境。以加班管理來說,系統能設置加班的時數檢查,以遵照勞基法,避免員工超時加班;而在加班給付方式上,也能選擇加班補休,讓人員完成加班申請後,由系統自動將加班時數轉為補休時數,免除人工計算假期的麻煩。
請假管理的部分,則能依據每個員工的到職日自動計算特休天數,不管是週年制還是曆年制都適用,不僅主管能隨時查詢團隊人員的剩餘假期天數,員工在請假的當下,系統也會提醒告知該假別的剩餘假期天數,對於個人的休假安排相當便利,也方便主管提前錯開團隊每個人的假期。
線上請假加班,能讓在外出勤的工程師方便操作,也能加速簽核流程的效率。值得一提的是,外勤筋斗雲對於台灣中小企業的考勤應用相當熟稔,「在地化」正是外勤筋斗雲的優勢之一,各項管理細節都能設置、調整貼合使用情境。以加班管理來說,系統能設置加班的時數檢查,以遵照勞基法,避免員工超時加班;而在加班給付方式上,也能選擇加班補休,讓人員完成加班申請後,由系統自動將加班時數轉為補休時數,免除人工計算假期的麻煩。
請假管理的部分,則能依據每個員工的到職日自動計算特休天數,不管是週年制還是曆年制都適用,不僅主管能隨時查詢團隊人員的剩餘假期天數,員工在請假的當下,系統也會提醒告知該假別的剩餘假期天數,對於個人的休假安排相當便利,也方便主管提前錯開團隊每個人的假期。
數位流程將工程進度透明化,緊密連結每個工作環節
優貝克自動化過往有使用ERP系統做進銷存的經驗,對於數位系統的導入並不陌生,但ERP在功能上並不完全適用於管理外勤人員,外勤筋斗雲則善於解決這樣的窘境,一站式的管理功能環環相扣,造就了相當完善的應用情境,各種細節都展現了外勤筋斗雲對於外勤工作的了解,其針對性的管理解決方案非常符合優貝克自動化的需求。
外勤筋斗雲還另有設備管理功能,能以「設備」為主體,建立設備的維修任務、歷程記錄,集中檢視設備的維修頻率;維修合約的部分,也可以使用合約管理功能,統一整理企業所有合約資料、查看合約狀態,並設置到期提醒,幫助人員及時處理續約事宜;里程管理功能則能追蹤外勤人員的出勤路線,計算里程數,為油資補助審查多上一道保證;BI商業分析更是能將系統內的所有數據加以分析、統整製作報表,並自動寄送至企業管理者信箱。外勤筋斗雲功能齊全,能補足ERP或其他管理系統在外勤管理上的不足,更支援API串接,讓企業能自行將外勤筋斗雲及其他系統做銜接,完美整合企業專屬的管理情境。
外勤筋斗雲長期於設備維修、通路商化、物流派送、零售銷售、家事清潔、居家照護等外勤服務有深刻觀察,加上專業的顧問團隊積累的豐富導入經驗,幫助企業循序漸進的數位轉型,目前五人以下入門版還能免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網。
外勤筋斗雲還另有設備管理功能,能以「設備」為主體,建立設備的維修任務、歷程記錄,集中檢視設備的維修頻率;維修合約的部分,也可以使用合約管理功能,統一整理企業所有合約資料、查看合約狀態,並設置到期提醒,幫助人員及時處理續約事宜;里程管理功能則能追蹤外勤人員的出勤路線,計算里程數,為油資補助審查多上一道保證;BI商業分析更是能將系統內的所有數據加以分析、統整製作報表,並自動寄送至企業管理者信箱。外勤筋斗雲功能齊全,能補足ERP或其他管理系統在外勤管理上的不足,更支援API串接,讓企業能自行將外勤筋斗雲及其他系統做銜接,完美整合企業專屬的管理情境。
外勤筋斗雲長期於設備維修、通路商化、物流派送、零售銷售、家事清潔、居家照護等外勤服務有深刻觀察,加上專業的顧問團隊積累的豐富導入經驗,幫助企業循序漸進的數位轉型,目前五人以下入門版還能免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網。