客戶案例

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讓外勤筋斗雲,變得更好!
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由田新技股份有限公司創立於1992年,在東南亞各地均設有子公司、辦事處或研發中心,為國內最大的自動光學檢測(AOI)設備商。全球員工超過400人,研發及機構工程師團隊達一百多人,在美、日、韓、中等地獲得高達400多項專利,且多項設備產品市佔率全球第一。

由田新技一直秉持「We Serve With Vision」的經營理念,朝向多元領域之機器視覺先進技術的方向發展。主要產品為半導體、印刷電路板(PCB/IC載板)、高密度連接板(HDI)、軟性印刷電路板(FPC)、COF基板、平面顯示器(FPD)及觸控面板…等相關光學檢測設備,由田新技累積近三十年之深厚機器視覺技術,整合「光、軟、智、機、電」之五大核心,提供客戶最完整的視覺檢測解決方案。
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作業痛點

全球性企業人員管理的挑戰

我們的客戶遍及中國、日本、韓國、新加坡等地區之國際大廠,為了貼近客戶的需求,在國內與海外多處皆設立服務據點,以便提供客戶最即時性的服務,面對跨國的人員管理,最大的挑戰就是「外勤人員管理與工作進度的掌握」。

過往公司辦公處雖然設門禁打卡鐘,但大部分業務或客服(維修人員)通常會前往客戶端服務,作業項目包含清潔、裝機、調整、測試、驗收、改機、異常叫修、教育訓練、數據蒐集與分析等作業,因此不會進公司,工作完畢後會填寫紙本派工單和上MIS系統填寫客服日報,每月依據同仁們的客服日報當作上下班及加班的時間來計算薪資,並在回收到客服日報後才能了解到各項工作進度,在資訊不對等的狀況下,容易引伸出許多溝通上的問題。


①無法稽核外勤人員上班時間
業務或維修人員「到客戶端的時間」、「離開的時間」及「加班工作的時間」以同仁們填寫的客服日報為主,無法有效稽核確認實際的作業時間,同樣的請假和調班也無法即時性的掌握與管理。

②無法掌握客戶服務進度
客戶端的問題或服務狀況,所有的資訊皆需等待維護人員回傳客服日報後才能同步客戶端的資訊,無法即時掌握狀況,或遇到問題還需來回溝通,因此而影響到處理效率與品質。

採用契機

在最一開始考量使用現有人力資源管理系統的考勤模組或自行或找外包開發APP。

首先,現有人力資源管理系統因限制多、未支援百度地圖、且客製功能需要等待半年以上及費用皆為萬元起跳,而自行開發或找外包工作室,兩種做法IT皆需要投入大量企劃、溝通、研發等時間和成本,因此最終決定找市場上契合的軟體做使用。

我們在網路上搜尋找到外勤筋斗雲,看介紹覺得很符合需求故註冊開始試用,期間導入顧問與我們接洽並針對我們的作業情境給予系統上設置的建議,不僅服務周到、導入快速、價格合理且還是三商集團旗下品牌,各項評估後即確定導入使用。

導入效益

由田新技串聯外勤筋斗雲 打造內外兼具的管理系統
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▶解決困擾
.任務行動定位打卡 有效稽核出勤狀況
使用外勤筋斗雲後,我們將會遇到的任務、請假、調休設定為常見任務內容,並由各小組主管從WEB後台指派任務,若遇到臨時性的叫修外勤同仁們也可以自行透過App新增任務,同仁們的簽到和簽退時間,皆使用手機在任務開始和結案時定位打卡記錄,即使同仁們出差到各地同樣可以打卡(大陸地區可切換成百度地圖),且所有的記錄會透過API轉至內部原本的人力資源系統做運算,能夠輕鬆同時即可精準獲得同仁們的出勤資料。假勤同樣由外勤同仁們從App新增請假或調休的任務,資訊會即時同步於外勤筋斗雲中,管理者可以更有效的分配作業,人資也可以更精準的掌握同仁們的工作與加班時數來計算薪資。

.工作進度手機回報 主管後台檢核進度
以往我們採用Excel預排客服同仁的班表,共用的資料需要有人特別維護管理,才不會使資訊混亂,而客服每日需要在工作結束後,透過電腦登入MIS的日報單系統,Key in當日的作業資訊及數據,作業上較為緩慢繁雜。

現在客服同仁們可以直接從手機App查看自己當天的工作或出差的日程,到指定地點與離開時打卡回報、任務中回報進度並需填寫【客服報告-裝機作業單或一般作業表單】,所有的作業都只需透過手機App操作就能完成;主管則可透過外勤筋斗雲WEB後台的「任務列表」來檢視各項工作的進度以及同仁們的回報狀況。
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▶延伸應用
.公司交辦事項 訊息發送佈達
外勤筋斗雲的訊息管理功能可以將公司資訊公告讓同仁看到,因此我們分為人事、行政、技服等公告,主要用來佈達公司交辦事項或作業內容變更須知,更方便的是,後台可以查詢到同仁們的讀取狀態、已讀比例,可以主動通知未讀取的同仁需留意,也能更清楚的掌握同仁們是否有確實看過公告訊息。

.任務作業類型 案件數量分析
以往使用Excel或紙本派工,相關的作業項目無法有效的被統計與量化,現在透過與外勤筋斗雲的任務管理功能與原系統的API串接,各項任務作業能即時轉至原本的內部系統,主管即可針對特定時間點查看不同作業類型的執行數量分析,即可更有效的掌握到每項作業類型的數據,進一步的調整人力與優化同仁們的執行作業,達到更良好更健康的工作循環。
持續完善作業流程 深化客戶服務體驗
整體而言,由田新技導入外勤筋斗雲後,補足了原系統對外勤考勤管理與行動作業的不足,帶給主管、人資、業務、客服極大的便利性,強化考勤管理、任務資訊同步、公司資訊佈達及任務案件數分析,有效的提升管理與作業的效率,更重要的是所有的任務和表單蒐集回來的數據,能夠加以分析再利用,讓管理者們能更精確的掌握客戶端的狀況,未來將在與由田新技一起成長優化作業流程和外勤的管理,讓客戶服務體驗更上一層樓。

外勤筋斗雲採用雲端服務租用的形式,不需要像傳統採購系統一樣一次支付一大筆的費用,而且初期可以先試用再決定是否導入。外勤筋斗雲主打一站式整合服務,除了上述的考勤、任務、訊息管理外,還具備表單、簽核、合約、設備等管理功能,並支援多語系及可切換Google Map和百度地圖,讓跨國企業管理者可以更快速的實現數位行動化管理,目前管理五人以下的企業主入門版可免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

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找到無限可能

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