【升級更新】考勤功能全新升級 「變形工時」不再是管理痛點

1. 考勤參數設定

    開始使用前需先至「考勤設定>考勤參數設定>HR人員」設置HR人員，為往後各項考勤設定的最高權限管理者。HR人員可查看及操作所有考勤群組、排班作業及班表總表…等，而單位主管屬查看到及操作所屬的考勤群組相關資料。

2. 考勤地點設置

    在「考勤設定>考勤地點」您可設置固定班或排班人員的上下班打卡地點，像是辦公室、門市、服務據點…等。而地點類型您可以選擇以經緯度、wifi、NFC方式打卡，並輸入地址及打卡有效範圍，這些資料都可以引用至考勤群組中。

3. 班別設置

    在班別設置中您可以設定固定班員工的打卡上下班時間，也能設置排班各班別時段。每個班別中可包含三筆休息時段，該時段不會計算工時。

圖二 考勤設定後台畫面

1. 考勤行事曆

考勤行事曆可作為固定班員工的工作日依據，在固定班考勤群組中，系統會依據行事曆自動產生員工班表。您可以自行定義屬於您企業的工作日、休息日、例假日、國定假日、節假日、特殊工作日…等，也可以匯入外勤筋斗雲提供的年度行事曆範本加速設定。

2. 考勤規則

您可以將辦公室固定班的上班族，歸納為一例一休的排班規則，並將勞基法規定: 週工時40小時、日工時8小時、7天內一例假日一休息日設置於系統中的連續工作、假日類型天數、工作時數檢查。

3. 考勤群組- 固定班

接下來於考勤群組的類型選擇固定班，班表會依行事曆及班別，由系統自動生成。班表生成頻率則為每月或每年，並可設置月或年生成班表日期。再來選填考勤地點、班別、排班規則、行事曆…等資訊，並編輯「設定適用人員」及可完成固定班員工的考勤設定。

1. 變形工時

表一 根據勞基法整理之正常工時與變形工時規範

接下來以四週變形工時為例，教您利用外勤筋斗雲考勤2.0設置及排班。四週變形制主要原則為兩週內有兩個例假日，對於業務分配較難掌握的服務業有更多運用的空間，適用行業主要包含綜合商品零售(如超商、超市)、醫療業、加油站、銀行業、保全業、餐飲業及公務機關等行業。

2. 排班作業

變形工時的設定同樣要先編輯考勤規則、考勤群組資訊，完成後便可於「考勤資料>排班作業」中執行排班。排班的方式可選擇週或月操作，週檢視模式可針對多人排班，而月檢視模式僅能針對一人排班。排班畫面中，您可以根據變形工時規範加入班別、地點、假日類型…等。您可針對單日新增單筆班別，也可以利用快速排班選取條件後一次排入。若人員班表有週期循環，可利用此批次排班來設定。多元的排班方式取代傳統在月曆上記錄，不僅快速方便還能透過系統檢核防止錯誤，讓主管快速完成組內員工排班作業。

若一零售商店營業時間為週一~週六早上10:00~晚上10:00，您可以設置早班(10:00~16:00休息一小時)、晚班(16:00~22:00休息一小時)，工時扣除休息時間一個班別為五小時，並針對勞基法四週變形工時規則排班:

（一）單日正常工時可增加為10小時

（二）四週內要有4個例假與4個休息日

（三）前2週及後2週內應各有2日例假

（四）四週正常工時不超過160小時

圖三 四週變形工時排班範例

假設商店促銷檔期為兩週1/4~1/17，您可以將員工四週內班表集中在一月前兩週，一月後兩週排較多空班或休息日，左方也有統計工時、假日安排統計方便排班時對照，您也可以點選排班規則檢查，讓系統自統檢查並提示修正資訊。圖中範例為在不支付加班費、不違反勞基法最高工時160小時的情況下，該活動檔期中最有效率的安排。

3. 班表總表

圖四 班表總表與手機打卡畫面

排班作業完成後發佈班表，員工變可利用外勤筋斗雲APP執行上下班考勤，可完全取代打卡鐘。而主管可透過Web後台的「考勤資料>班表總表」查看近期所有組內員工的班表。而「考勤資料>考勤記錄」中，則顯示所有員工的每日上下班打卡資訊，主管可針對異常狀況做審核，點選待審核的打卡紀錄可調整或刪除考勤打卡紀錄，或是針對遲到、早退等等狀況選擇同意或駁回。若有缺卡資料也可做補登，所有的打卡審批都可以在考勤紀錄一次完成。

    首先，至「基本資料管理>員工帳號>員工考勤資料」設定每個員工的到職日、性別、生日…等，這些資訊會影響員工可以休的假別及天數。到職日是計算年資的基準，會對應到特休假可休天數，性別是判斷該員工是否有產假、生理假…等等的標準。若員工屬於責任制或主管，可勾選不需打卡。

    接下來，至「考勤設定>考勤假別維護」編輯假別，外勤筋斗雲系統已有預設多種假別可供您編輯，在假別設定中您可以設置請假單位以半小時/一小時/天為單位，同時也可設定每月請假上限、適用性別、給薪規則、需附證明…等。每月可請假上限如: 生理假一年給12天，每個月限制8小時或1日。另外，需附證明勾選「是」可設定請假天數超過幾天需附件，建立請假申請單會啟用「後補」按鈕，讓申請人後補證明附件。

    頁簽「給假設定」您可以設置給假模式為依照規則或事件，依規則可設定起始日、年資對應給假天數…等，依事件給假則為特定事件發生才可申請的假別，需有事件發生日，如：喪假、產假、婚假..等。

    您可以在「考勤資料>員工假別可休天數」中給假及查看所有可休假日。HR人員可以依規則、事件或手動配發假日給員工。依規則發放的假日，針對新進員工您可建立單一員工多筆假別，針對公司所有員工您也可於年底一次發放明年度的單一假別。假別類型若為依事件給假，可由HR或單位主管發放，若假別為喪假您需填入發生日，系統會按照項目帶出對應的天數，並按照假別設定、事件發生日，自動計算使用期限區間。若假別為補休，系統會自動帶出剩餘補休時數>0的加班資料，並從可用期限即將到期的補休優先扣減。

    若遇到需修改已經送出的請假單，您可以新增請假調整單。如為單純取消休假選擇撤銷即可跑簽核流程，若是前申請單key錯時間，請選取調整並新增新請假時間修正錯誤，加總請假時間需等於原請假時間。

    您若要新增或修改請假單，請至「我的工作台>我的考勤>請假紀錄」，請假申請分為事件假(Ex.產假)及非事件假(Ex.特休.病假)，選擇假別後系統即會帶出使用期現和剩餘可休天數，申請非事件假送出表單後，將走簽核流程。

    在「考勤設定>考勤規則>加班規則」中，您可以設定加班規則，包含認定規則、單位、給付方式…等。其中給付方式可選擇加班費或補休，也可設定幾日內休完、月底休完…等。申請方式則可選擇事前或事後申請，事前申請您可以填入申請期限，並選擇時數認定的方式，若為事後申請只需填入申請期限即可。在各類型加班管控中您可以設定平日加班打卡的時限，也可設置假日是否開放加班及加班時段。若想控管員工的加班時間，可以在時數檢查中設定。接下來，至「考勤參數設定>人員規則>調整加班規則」備註您設置的加班規則即可完成，員工即可在「考勤資料>加班記錄」中新增加班記錄。