每月的發薪日對於 HR、人資團隊來說，是一個至關重要的日子。這天不僅要確保每位員工都能按時領到應得的薪水，還要確保每項細節都正確無誤。薪資明細作為薪資發放過程中極為重要的一環，其中包含了許多需特別注意的必備細節，以及法規要求。今天，就跟我們一起來深入探討薪資條/薪資明細中這些眉眉角角，讓您在處理薪資時更加得心應手！ 薪資明細的重要性：為什麼不能少？按件計酬也需要給？ 根據《勞動基準法》第23條規定，雇主必須提供薪資「各項目」的計算方式明細： 這意味著，雇主需要詳細列出 每一項薪資 的計算方式，讓員工清楚了解他們的薪水是如何計算的。 人資攻略小叮嚀： 要特別注意的是，就算是按件計酬、工讀生、計時人員，只要是發放工資就必須提供薪資明細/薪資單供員工查詢哦！ 薪資明細的必列項目 那麼在薪資明細中，有哪些項目是必須列出的呢？   在勞動基準法中其實都有清楚明示必列的項目唷！ 包含以下： 勞動部也有提供合規的薪資明細參考範本，下圖為參考例三之範本。 清晰列出這些細節，不僅可以讓員工明白自己工資的來龍去脈，更可以避免未來可能的勞資糾紛！ 人資攻略小叮嚀：  要特別注意的是，根據《勞動基準法》第26條，雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用。這意味著，必須要確保每一項扣款都是合法且合理的，並清楚地在薪資明細上清楚註明，避免產生不必要的爭議哦！ 工資就等於月薪？獎金也算是固定薪資嗎？ 大家俗稱的 「月薪」 ，其實在法規上又被統稱為 「工資」 ，指勞工因工作而獲得的報酬，包括本薪、加班費、每月固定發給的經常性獎金、津貼等，並且可再細分成「經常性給與」和「恩惠性給與」。 勞動基準法 第2條 工資：指勞工 因工作而獲得之報酬 ；包括工資、薪金及按計時、計日、計月、計件以現金或實物等方式給付之獎金、津貼及其他任何名義之 經常性給與 均屬之。 1. 經常性給與（固定薪資）： 依《勞基法》第2條規定，經常性給與包括用現金或實物方式支付的獎金、津貼或其他任何名義的固定給與。舉凡加班費、 每月固定發放 的全勤獎金、 每月固定 的伙食津貼、職務津貼、保障年薪等，都屬於薪資單名義上的「經常性給與」。 2. 恩惠性給與（非固定薪資）： 至於雇主 不定期 發給員工的「恩惠性給與」，則包括：分紅獎金、年終獎金、三節獎金、出差交通補助、值班津貼、盈餘紅利獎金等。 這樣看下來，年終獎金、三節獎金似乎都被歸類在非固定薪資的範疇，不過有其例外唷！ 如果在勞動契約中有明確寫明「保障 14 個月的薪資」，不論是兩個月皆為年終獎金，抑或是一部分年終獎金，其他部分為中秋獎金、端午獎金，不論金額多寡、或是怎麼分配，只要有約定保障年薪，那麼這些獎金都將被視為固定薪資的一部分！ 💡 人資攻略小叮嚀： 看到這裡是不是覺得固定／非固定到底有什麼關係？ 明明都是薪資阿！ 其實，最主要的差異就是 ▼ 只要是固定薪資 → 就必須列入員工的投保級距！ 這也是雇主常常會面臨勞資糾紛（例如：勞保級距高薪低報）的主要原因哦！ 紙本或電子？薪資單的發放方式 隨著科技的進步，薪資明細的發放方式也變得多樣化。企業可以選擇紙本，也可以選擇數位化的發放方式，例如：電子郵件、通訊軟體、事業單位內部系統等。只要是勞工能隨時取得並可以列印的資料，都符合法令規定。 勞動基準法 施行細則 第 14-1 條 雇主提供之前項明細，得以紙本、電子資料傳輸方式或其他勞工可隨時取得及得列印之資料為之。 電子薪資單的優點 現在越來越多企業開始選擇使用電子薪資單，這不僅僅是因為它符合現代數位化管理的潮流，更因為它具備許多無可比擬的優勢： 環保：節省紙張和郵寄成本，減少資源浪費。可以更符合 ESG 標準，不僅符合全球環保趨勢，也能提升企業形象。 便利：員工可以隨時隨地查看薪資明細，無需紙本申請或郵寄、領取。大大提升了速度和效率，也讓員工能夠即時掌握、查明自己的薪資狀況。 保存：電子檔案容易存檔，方便未來查詢。電子薪資單存放在雲端或公司內部系統中，不會因時間或環境因素而損壞或遺失，可以確保資料長期保存。 安全：可以設置密碼保護，增加資料安全性。電子薪資單可以加密存儲，只有授權的員工才能查看，確保薪資資料的隱私和安全。 其實，不管選擇哪種方式，只要員工能方便取得，就都是不錯的選擇。不過，數位化的薪資單不僅讓企業管理更有效率和方便，在環保和 ESG 方面也表現優異，是現代企業不容忽視的趨勢。薪資單數位化，不僅提升工作效率，還展現企業對環境保護和社會責任的重視，讓企業在競爭中更具優勢！ 只發薪資袋可能會有什麼問題？ 有些公司可能會只發薪資袋給員工，但這麼做有其疑慮及風險。根據《勞動基準法》第23條第2項規定，雇主應置備勞工工資清冊，並記錄發放工資、工資各項目的計算明細和工資總額等事項。這些記錄應保存五年，以便在勞資爭議時提供證據。這不僅是雇主的法律責任，也是保障員工權益的重要措施。此外，HR 需要確保這些薪資資料的保密性和安全性。薪資資料涉及員工的個人隱私和公司機密，必須妥善管理，防止洩漏。 勞動基準法 第 23 條 第二項 雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。 只發薪資袋的風險 法律責任 ：未能妥善保存工資記錄，可能違反法律規定。 資料遺失 ：薪資袋易遺失，員工無法查證過往薪資明細。 保密性 ：薪資袋的資料保密性較低，易被他人窺探。    💡 人資攻略小叮嚀： 只發薪資袋並不是最佳做法。妥善保存和管理工資資料，既是遵守法律的要求，也是保護員工權益的必要措施喔！   超快速產出薪資明細的方法——外勤筋斗雲 看了這麼多眉眉角角，是不是覺得製作薪資明細很令人頭疼？要注意的細節太多，不小心就會遺漏。這時候，外勤筋斗雲的薪資系統就會是您的最佳幫手！我們能做到： 每月自動生成薪資明細，讓員工可以在後台或手機 app 上自行查詢。 能匯出成 PDF 檔案，因為是雲端的資料，所以存檔備查都很方便，不需要額外花時間製作。 每月隨著薪資發放，員工可以即時查看薪資明細 查看薪資明細時，需要輸入員工自行設定的薪資密碼，以確保資料安全 HR 人員還可以利用系統中的備註功能，根據需要給員工寫下重要的提醒或相關資訊，滿足不同需求 值得一提的是，外勤筋斗雲的薪資明細符合《勞動基準法》建議的範本，除了基本的加扣項、實發金額，還包括了加班費和請假的資訊，最完整，不會遺漏任何資訊，讓HR和員工都能夠安心使用！ 二、 巡檢應用：落實巡檢管理 提升勞動安全 1. 自動化巡檢作業－NFC卡感應 自動帶入巡檢表 電子科技業工廠需要檢查的設備項目種類繁多，需要檢查的項目也不同，只要透過外勤筋斗雲表單或簽單，彈性的編輯設定，可以輕鬆完成表單電子化作業。企業可根據工廠的不同區域和設備類型，從廠區環境到機械設備，再到消防設施和急救設備等，都能自訂專屬對應的巡檢表單。 表單設定完畢後，還可透過「巡檢管理」自訂巡檢地點及巡檢路線，並設定每日、每週、每月、每年等定期性的巡檢任務，後續則可透過排程自動生成定期性任務。實際巡檢人員或工安人員巡檢時，只需透過手機App感應NFC（亦支援QR Code掃描），即可自動帶入相對應的巡檢表單，大幅提升作業的效率和品質。 更重要的是，所有巡檢數據都會即時同步到系統中，讓管理人員可以隨時查看工廠的實時狀態，實現透明化管理，還有助於及時識別和解決潛在的問題。 2. 承攬商施工表單－手機App填寫 主管快速簽核 電子科技公司也會遇到承攬商進場施工作業，透過外勤筋斗雲簽核管理，亦可以自訂承攬商需要的工作許可申請單，承攬商可自行線上填表申請，職安人員在收到通知後，也可以快速確認和簽核。再來，像是作業現場環安衛巡視表電子化後，同樣只要透過手機App就可以填寫，精簡的作業流程，幫助職安人員更專注在安全品質上，且長期所省下的人力與時間成本是非常可觀。 3. 數位化記錄備存－雲端資料儲存 BI報表排程寄送 為配合法規要求，以及內外部的查證資料，企業需保存巡檢資料三年，但從多達數十種表單來看，每月、每年所累積的資料量非常龐大。要能妥善保存，除了需要足夠空間外，若想快速找尋，也需要分門別類的擺放，這是非常耗費人力在維護的工作。 而透過外勤筋斗雲電子表單功能，所有上傳的表單，都會完整儲存於雲端上。當需要查找資料時，可透過時間、人員、狀態等條件搜尋，快速找到表單紀錄。除此之外，表單支援樞紐分析，可以簡易利用欄位拉取圖表，如需要更細部的報表，還可透過BI商業分析功能，製作企業所需的報表，並可透過排程固定時間寄送報告，方便人員報告或管理者內部決策分析時使用。 三、 維修應用：系統化維修履歷 提升設備穩定性 設備的正常運行對於工廠的生產至關重要，而定期的維修保養則是確保設備穩定運行的關鍵。與巡檢任務一樣，設備定期保養的任務同樣可以設定排程自動生；而當巡檢人員在巡查時，若發現設備異常，可透過外勤筋斗雲App建立設備維修任務，並指派維修人員處理，有效同步追蹤設備問題。最方便的是，外勤筋斗雲能夠詳細記錄每一次維修歷程，包括維修內容、時間和人員等信息，讓管理者能夠掌握每個設備的狀況，確保設備長期穩定運行，減少因設備故障導致的生產損失。 外勤筋斗雲的數位魔法 助力6000+企業專注核心價值、提升工作效率 企業作業流程數位化已經不再是空談，而是實打實的行動。智慧巡檢系統為電子科技廠區帶來全新的改變，透過外勤筋斗雲智慧巡檢，廠區不再受限於繁瑣的紙本巡檢流程，不僅簡化流程、提升效率與品質、同步資訊外，更實現了綠色環保的目標，符合現代企業對可持續發展的追求。我們已成功協助超過6000家企業成功實現轉型，這不僅僅是一個趨勢，更是未來工廠管理的必然選擇，我們誠摯邀請您註冊體驗外勤筋斗雲，專屬顧問將根據您的作業流程，提供最合適的解決方案。 延伸閱讀： ▸全新功能－多點巡檢任務超便利上線！一手掃描NFC或QR Code，手機取代巡更棒！ ▸BI商業分析，讓你的每一筆資料都有價值－數據即時同步，報表自動寄送 ▸機械工程解決方案－遠離繁瑣的廠區考勤流程，用手機一鍵打卡、讓系統幫您計算加班費！