與您一起齊心防疫!輕鬆建立遠距工作,啟動居家辦公零接觸

  受疫情影響,許多企業開始實施員工分流上班或在家工作(work from home)的遠距工作模式,然而在建立遠距工作模式時,除了即時通訊軟體、桌面監控、視訊會議、Email和共用檔外,如果不想要每日都太過緊迫監督的話,你還可以透過雲端管理服務來協助。

  由三商電腦開發的「外勤筋斗雲」,是全台首創雲端外勤管理整合服務(SaaS),採用雲端服務的形式,企業不需要一口氣負擔一大筆系統建置費用,就能擁抱數位化管理。受疫情的衝擊下,為了便利企業快速建置遠距辦公的工作模式,外勤筋斗雲特別推出「防疫專區」方案頁面,透過考勤打卡、客戶管理、任務指派、電子簽核、訊息公告等功能,協助企業輕鬆因應分流上班與居家工作的問題。 

外勤筋斗雲防疫心法 遠距工作這樣做

外勤筋斗雲居家辦公

 

▶居家打卡不煩惱-排班、簽到、請假一手包辦

  首先,可透過外勤筋斗雲考勤管理功能,設置企業的排班、打卡、請假等考勤規則,像是年度行事曆、上班下班時間、居家工作打卡的GPS位置等,人員即可透過網頁後臺和手機進行線上預排班表、上下班打卡、請假申請、出缺勤記錄查詢等作業,管理者可每日或定期檢視人員的出缺勤狀況進行管理,人資人員也能每月運用「考勤彙總報表」,結算同仁薪資,省去紙本統計時間和計算誤差。

外勤筋斗雲考勤打卡

▶工作運營不影響-任務安排、日報表單雙管齊下

  工作的安排和指派,除了使用通訊軟體和Email外,可透過外勤筋斗雲的任務管理功能,將所需的工作指派給相關人員,此時被指派者會接收到推播通知,即可確認相關工作內容,有任何進度可以直接WEB後台或APP回報,管理者只要每日或定期去檢視各項工作的回報進度是否順利進行,再給與後續的指示和確認,且按任務去逐一記錄,少了資訊雜亂的麻煩,簡單且清楚明瞭。


外勤筋斗雲員工行程表

  除了任務管理的作業模式外,企業也可以採用每日進度表的方式,讓人員在下班前填寫好日報表,管理者可以針對大家的日報表來確認工作狀況。當然遠距工作最好可以為團隊設定階段性的小目標,管理者每週/每月可針對目標來進行檢討,有明確的目標更能幫助團隊穩定的朝同一個方向前進。

 
外勤筋斗雲表單工作日報

▶辦公防疫必備-訪客登記表 掃碼立即填

  為了因應Covid-19的防疫措施,各大企業、小型商家或攤販等都需要設置實聯制,除了公用的「簡訊實聯制」申請和紙本表單外,您也可以透過外勤筋斗雲的「表單管理」功能製作線上的訪客登記表,使用取得公開連結的QR code,即可讓所有拜訪客戶(包含非APP的用戶)掃QR code就能填寫線上拜訪表單,提供企業快速因應各種內外部資訊蒐集需求之應用。


外勤筋斗雲表單訪客登記表

 

▶文件審核不卡關-電子簽核隨點隨簽超順暢

  遠距工作最困擾的問題之一是簽核申請,外勤筋斗雲靈活的表單設置,幫助企業主打造無紙化流程,團隊可透過網頁後臺和手機APP隨時隨地線上填寫單據送簽,管理者就會立刻收到推播通知,同樣的可即時審核各種簽核表單,諸如「請假單」、「加班單」、「費用申請單」或「報價單」等,解決紙本作業等待的困擾,打破文件審核距離不再卡關。


外勤筋斗雲電子簽核

 

▶重大公告不遺漏-防疫調查輕鬆回傳

  最後,企業也可利用外勤筋斗雲的「訊息管理」服務,發佈公司對內的相關公告與通知,舉凡重大公告、會議通知、總務通知、人事公告等,甚至可以透過互動訊息蒐集員工相關資訊,如:防疫工作調查、員工健康調查、福委調查等。系統化的管理每則公告,快速檢視員工的讀取狀況,方便管理落實公司重要決策。


外勤筋斗雲訊息公告

 

  除了上述的應用外,外勤筋斗雲考勤、任務、訊息、表單、簽核等管理功能,還有更多且深入的應用,像是WIFI、NFC打卡設置維修管理業務管理商化管理等,近期更推出「設備管理」、「排程管理」和「合約管理」,讓企業遠距工作最適化。企業使用人數在五人以下都能免費使用,只要您有需求,都可至官網留言詢問,我們外勤筋斗雲導入團隊皆會與您深度討論需求情境,給予最專業的系統協助,也歡迎對遠距工作有興趣的管理者,前往官網註冊體驗