外勤筋斗雲 助好運通食材通路公司 物流配送整合 創造雙贏商機

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【工商時報|趨勢報導】

前線資料即時整合 一手掌握市場需求

  食材配送服務的看似學問不大,但從前端接洽到後端出貨配送環環相扣,在競爭激烈的台灣餐飲業,「物流整合」才是脫穎而出的關鍵!

  好運通食材通路股份有限公司是一家以供應各式火鍋料食材為主的低溫物流配送商,服務的客戶群大都火鍋餐飲店、涮涮鍋、餐飲店家、複合餐廳等,低溫物流車配送服務佈全省北中南,這些客戶大部分沒有中央廚房且白天即開始營業,晚上打烊後才開始清點店內食材的須補充數量,並電話即時訂貨,訂完貨才算真正一天營業的結束,隔天開店就等食材配送收貨。

  好運通食材通路的核心價值就是能減少店家採購工作的負荷,將食材於隔日配送到店,提供讓店家能透過便利的下單方式得到「今日下單,明日配送到店」的便捷服務,並秉持著經營理念「好品質、好安全、好服務、好超值、好守法」,和客戶建立共創雙贏的合作關係,幫助客戶獲利。

 

好運通為專業火鍋料食材為主的低溫物流配送商

好運通為專業火鍋料食材為主的低溫物流配送商。 好運通食材通路公司/提供

 

進銷存系統已不敷使用 外勤管理系統徹底解決痛點

  食材配送服務的看似學問不大,但從前端和客戶接洽的業務到後端出貨配送物流的整合,就隱藏很多管理層面的問題。在展開各項繁瑣卻環環相扣的工作細節,實際執行起來便會時常出錯,只要任何一個細節出了問題,最終就會導致客訴發生。

  為滿足客戶隔日到店需求及提供穩定的配送服務,目前好運通食材通路已經成功導入ERP進銷存模組搭配電子標籤檢貨系統管理物流配送。每天晚上到隔日天亮期間,接單人員及理貨人員都需處理大量的訂單並完成理貨作業,一到早上八點司機上班後,會按車次進行對點上車並配送至各店家。然而,對於前端業務這類的外勤人員管理卻摸不著頭緒。

  西北食品工業股份有限公司管理部協理陳興乾指出,在「外勤服務」的管理模組,因各家服務模式不同,很少被整合在ERP的標準模組內,即使公司高層對資訊設備及軟體的接受度非常高,但在尋找合用的外勤服務管理工具上也摸索多年始終沒有解法。早期我們曾嘗試使用手持GPS設備,雖可回報GPS位置,但實際拜訪內容是無法即時記錄的,後來智慧手機的出現及各家相關外勤APP迅速發展及掘起,我們認為雲端服務或許是解答。

  好運通食材通路曾評估多套外勤服務軟體APP及雲端系統長達1年時間,後來找到便捷及高CP值外勤筋斗雲,經過內部人員實際試用及評估,決心導入並著手開始改善現況。陳興乾談到: 「只要能提供更好服務的軟體,公司都會支持迅速導入及上線使用。外勤筋斗雲的雲端管理服務,省去了自架主機的管理負荷,並以手機為工具達到即時同步且無紙化管理,我們深信雲端系統能減輕IT人員負擔,同時協助業務單位內外勤溝通,提升資料蒐集統整效率提升業績。」

 

外勤筋斗雲助好運通食材通路 最適化IT人員、內勤助理、外勤業務作業

  外勤筋斗雲將資料架設在雲端,搭配外勤人員手機app使用,已經協助好運通食材通路解決前端業務即時打卡回報、大量資料照片紀錄及同步問題,同時幫助內勤業務助理人員加速資料統計分析。

 

資料公告上雲 委外管理減輕IT負擔

  早期好運通食材通路內部要建置郵件服務器,除了須要會管理服務器主機的目錄服務(Active Directory),也要會調校郵件主機(Exchange Server)的性能及參數設定,甚至相伴而生的防火牆及防毒軟體服務主機之管理調校。IT人員對每一細節的設定及管理都不能馬虎,惟恐駭客入侵等資安問題發生,同時須具備十八般武藝樣樣精通才能應付公司內部的資訊服務需求,管理負擔很大。

  隨著雲端服務方便及穩定特色的竄起,陳興乾認為: 「我們公司資訊政策變為:能上雲就上雲,能委外的就委外,把專業交給專業廠商來處理,公司要全心聚焦在內部企業資源管理系統(ERP)的維護及資料分析即可。」外勤筋斗雲也是就是在上面的理念下成功導入本公司,也著實帶來不少的管理效益。

  在導入外勤筋斗雲服務後,因為公司重要公告及資訊都會紀錄在APP中,到店定位打卡後,檢查由IT人員依公司需求自定義的表單「訪視報表」,上面會出現拜訪注意事項、提醒注意先自我檢查個人服儀及精神,以及公司規定,自我點檢完後再進入店家依要點拜訪,這樣就不容易有遺漏重點的情形,在工作的同時就將該填完的資料輸入手機並提交達到即時同步。

 

行程資訊一目了然 方便任務指派掌握進度

  陳興乾表示: 「過去針對業務員外出拜訪狀況難以掌握,也花了近一年多的時間找尋適合的系統來解決,最後我們選擇使用外勤筋斗雲,他的任務派遣及即時回報打卡功能,可以徹底解決這方面的問題。」

  我們將店家聯絡資訊、地址全部整合進後台,除了可以更集中化管理客戶資料,重要的是我們能利用任務地圖模式能輕鬆mapping出店家與區域業務,並以任務指派的方式給當區業務人員。任務指派後業務人員在手機就可以即時獲取當日行程表來執行任務。到點後回報打卡,主管可在後台即時得知處理狀況,大幅提升服務效率及品質。

 

外勤筋斗雲能協助不同性質任務安排與即時調度

外勤筋斗雲能協助不同性質任務安排與即時調度。 三商電腦/提供

 

資料蒐集手機快速填寫表單 電子取代紙本作業

  好運通食材通路使用外勤筋斗雲服務的關鍵因素之一是可以讓每天外出拜訪火鍋餐飲店的業務,進行到點回報打卡並在訪視過程中能即時記錄訊息及回報。陳興乾表示: 「公司高層特別要求員工每日填寫的表單不能超過5分鐘,若超過5 分鐘就是不合格需要再改善,以舊有的作業來說很難達成這個標準。公司業務人員在拜訪客戶的過程中,一併要收集名片、店家地址、連絡人等相關資料,回到公司後再填寫於工作報表,並用line將報表拍照上傳,整理起來相當耗時,且每月平均仍要耗掉紙張約500-600張以上。」

  使用外勤筋斗雲後業務人員出去拜訪的同時,一邊將蒐集的資訊輸入手機可立即轉成表單檔案,任務中的拜訪資訊就立即提交後台,直接回傳客戶滿意度調查並即時同步讓內勤人員知道,完成這家客戶的拜訪及打卡回傳後才算完成拜訪任務,才可再往下一家客戶拜訪。針對特殊的客戶業務也能根據「自訂報單」功能,自行定義適合的表單,使用起來相當有彈性及便利。目前業務員使用外勤筋斗雲的狀況非常理想,早已取代過去需回公司填寫手工報表紙本作業,而且上傳的資料,打卡的地點全都在雲端資料庫內不怕遺失,全面無紙化作業協助加速日常作業,著實成為業務管理的好幫手。

 

外勤筋斗雲介面示意圖

外勤筋斗雲介面示意圖。 三商電腦/提供

 

智慧分析關鍵數據 深化客戶管理挖掘商機

  過去的作業中,紙本資料照片只能作備查使用,因為整合困難進一步整理分析、稽核並不容易,也無法將資料變資訊去做統計分析。陳興乾說道: 「有了外勤筋斗雲方便多了,業務人員常換區拜訪或有新進人員時,我們都可以根據每次蒐集的資料數據迅速掌握客戶情況。而且每位業務人員所回傳的資料,業助小姐由後台就可以輕鬆做成統計分析及產生管理報表,無論是後續稽查或是產出報告給主管,資料產出都非常精準快速。」

  另外,好運通食材通路也會利用任務數統計模組,根據客戶的交易狀況分為「全新客戶」(尚未交易)、「交易中客戶」及「流失客戶」(超過三個月無交易),在統計業務人員利用外勤筋斗雲即時回報的資料,經過定期統計分析,發現業務人員經常拜訪的是交易中的客戶,而對流失客戶是那一群較少拜訪的客戶。

  陳興乾說: 「當我們統計分析發現這個趨勢之後,立即提醒業務主管,應加強對流失客戶的拜訪,了解客戶流失的原因,這才是公司要改善的重點。如果沒有藉助外勤筯斗雲這套便捷的APP雲端服務軟體,想利用上百張的手工日報表去人工統計分析,要花多少時間及人力可想而知!」在外勤筋斗雲強大的表單工具、樞紐分析及報表彙整功能,好運通食材通路後端業務助理只需要利用1個小時的時間就可以搞定所有資料,內勤工作效率倍增。

  整體而言,好運通食材通路採用外勤筋斗雲後,補足了ERP這一塊對外勤管理的不足,無論IT、助理、外勤業務及管理者都帶來極大益處,強化外勤管理、資料蒐集回報、表單資料整理分析,協助提升營運和管理效率外,最重要的是這些數據的應用協助了客戶找出需要加強拜訪的客戶提升業績,未來我們期望好運通食材通路更持續善用外勤筋斗雲來優化管理,讓業績更上一層樓。

  考量中小企業資源有限,「外勤筋斗雲」採用雲端服務的形式,不需要一口氣負擔一大筆系統建置費用,而且所有客戶都可以線上試算後再決定要採用的模式,不必一次支付上百萬元就能擁抱新科技。「外勤筋斗雲」的線上簽核流程設計和多語系支援,讓數位表單服務從門市巡點、外勤管理深化到內勤與行政簽核,而多語系也支援跨國台商在多語言管理的最佳體驗,目前管理五人以下的企業主可免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網: https://pse.is/MYAD2

 

外勤筋斗雲多語系版本產品介面圖

外勤筋斗雲多語系版本產品介面圖


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