合約管理全新上線! 維修任務自動排程 打造高效數位化合約維護

合約管理全新上線! 維修任務自動排程 打造高效數位化合約維護

  「希望有合約管理和自動生成定保任務」您是不是也有這樣的心聲?在我們與有維修管理需求的用戶接觸中,除了基本的人員、維修服務單和設備管理困擾外,另一項最讓用戶感到困擾的是定期保養計畫的安排。有售後維修服務機制的企業,在擁有眾多維護合約的狀況下,需要內勤或維修主管每季、每月、甚至每週去彙整指派定期保養的任務,這樣重複性的工作其實只是單純在耗費主管的時間和精力,所以很常收到用戶反應希望能將定期保養任務的工作做到最簡單的自動化派工。

  

  外勤筋斗雲回應用戶們的需求,今年度推出『合約管理』模組,協助有維修管理需求的企業能實現自動化定保任務安排數位化維護合約管理,更進一步的完善維修管理的數位化作業。(維修完整應用解說可參考:維修管理以「人」為本!數位科技提升客戶滿意度,創造經濟價值
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圖一、外勤筋斗雲一站式維修管理解決方案應用模組

合約管理以客戶為本 解決痛點實現企業所需

以下我們列出用戶在未有系統的狀況下,各單位在維護合約管理上最常見的困擾:

  • 維修主管困擾➜定保安排不好用
  • 業務人員困擾➜合約到期不自知
  • 維護人員困擾➜合約查詢不夠快

  外勤筋斗雲合約管理可有效解決以上問題,我們整理以下圖表,方便您快速了解合約管理的運作模式,以及各項功能與設定對應到業務人員、維修主管、維修人員後的便利性。

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圖二、外勤筋斗雲維護合約管理解決方案

自動化定保任務生成 解決維修主管痛點

▶合約添加設備 設定定保週期

  在每份的合約資料中,您可以單筆或批次匯入添加設備資料,像是設備編號、設備名稱、合約起訖日和保養金額,更重要的是可以設置【定保週期】和【保養週期起算月份】。【定保週期】選項包含「每月、隔月、每季、半年、一年」共五大週期,【保養週期起算月份】則設定開始保養的月份,舉例來說起算月份為3月、定保週期是隔月,那就是2021年3、5、7、9、11月需要保養。

▶建立任務模板 系統自動生成

  當設備和保養週期設定完後,可以到「定期保養任務」頁面建置自動生成定保任務所需的【排程產生時間】、【任務生成方式】和【任務模板設定】。後續任務會自動於保養前一個月產生定期保養的任務,維修主管不需要再為安排工作而煩惱,維修人員也能透過手機查看下個月的定保任務內容,再自行安排時間前往。

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圖三、合約管理定保任務排程設定畫面

數位化維護合約管理 解決業務與維修人員痛點

▶合約到期通知 有助續約跟催

  同樣的,在每份的合約中都有「到期通知」可以設置提醒通知Email,您可以自訂【通知時間】、【通知對象】、【Email主旨】和【Email內容】。其中【通知對象】能夠設置多個群組,但若設定員工或客戶,則需確認相關人員的系統資料中是否有填入Email值;而【Email主旨】和【Email內容】則為作業上的方便,提供預設帶入合約相關的參數值。

▶自訂欄位隱私 調閱權限分級

  開始合約建檔之前,您可以先至「系統管理員>擴充欄位」中自訂合約內容的欄位資訊,以及各欄位的開放檢視設定,後續在安排叫修或定保任務時,僅會顯示勾選開放檢視的欄位。除此之外,WEB後臺合約查詢權限也能在「權限設定」頁面中,依據【部門】、【人員】、【群組】或【專案組織】四種類別進行設定,權限分級後不需要人工調閱記錄,員工只要透過後臺即可自行查詢合約資訊。

▶人員輕鬆派工 合約一手掌握

  外勤筋斗雲將任務、設備和合約互相串聯,因此當客服或維修主管在指派任務時,選取設備就能帶出相對應的維護合約,讓派工作業不再需要調出各項紙本記錄確認;而維修人員也可以透過手機掌握客戶、設備、合約等各項資訊,有效的協助企業達到分級且透明維護合約管理。

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圖四、合約管理設定畫面

外勤筋斗雲合約管理上線 完善維修管理解決方案

  外勤筋斗雲因應用戶們的需求,充分了解企業維修服務在合約管理和派工安排上的困難,提供合約資料建檔、合約設備明細、設備定保週期、合約到期通知等基礎且彈性的設定,能幫助企業自動化的定保安排與跨部門間合約調閱作業的便利。同時簡化業務記憶或撈取各合約到期日的問題,讓企業維護合約管理便得更加容易。

  當然不僅合約管理,外勤筋斗雲還擁有任務派遣、維護服務單、滿意度調查表、考勤打卡、設備和客戶管理等功能,提供企業全面性的維修管理解決方案,讓企業售服達到超前部署!如果您也想體驗這種「一次到位」的維修管理解決方案,提升維護服務的效率和品質,歡迎至外勤筋斗雲官方網站,了解更多唷!

Date

07 六月 2021

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雲學院

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