設備管理模組上線 維修管理解決方案再升級

設備管理模組上線 維修管理解決方案再升級

 

 三商電腦擁有40年以上維修管理經驗,並持續和有維修管理需求的客戶接觸,充分了解設備管理痛點,故外勤筋斗雲特別設計全新的設備管理模組協助優化維修作業流成。首先,我們來了解以往設備維修的管理困難。

▶工程師的工作行程不透明,主管無從得知處理狀況且工作進度難以追蹤,若有臨時案件不知道派工給誰。

▶設備種類多資料難以匯整,同時需要搭配紙本表單填寫再key in電腦,統整歸檔耗時耗力,後續查詢也不便。

▶沒有詳細紀錄故障排除方式,往後遇到相同問題確不能馬上查找資料解決,難以做到經驗傳承。

 設備管理模組可有效解決這些問題,您可設置設備型號、設備名稱、客戶名稱、安裝地點、保固時間及所需技術等資訊,並靈活搭配「任務管理」指派工作、搭配「客戶管理」瞭解客戶該設備所有歷程、「表單管理」模組資料蒐集分析統計,全方位掌握維修管理的所有資訊,輕鬆實現設備維護智慧化管理。

 

優勢一: 高彈性自定資料及擴充欄位 協助快速建置設備資料庫

1. 自訂資料: 關聯欄位 快速選取

 開始使用設備管理前,我們建議先維護自訂資料,您可自行編輯定義所需資料,像是商品明細、零件清單、機型表等,方便人員在任意表單中快速選填並關聯帶入相關資訊,省去逐筆填寫耗時困擾,像是商品明細、零件清單、機型表等。
在「系統管理>自訂資料維護」中點選新增可新增資料名稱及設計資料結構,利用拖移方式建立您希望的資料格式,例如廠商機型表,您可以設計機器類別、機型。點選資料的綠色方框即可單筆新增或批次匯入廠商機型資料。這樣一來在「擴充欄位」設計「設備資料」時,便可將兩個欄位資料關聯自動填入,讓您快速建置設備管理的基礎資料。

 

自訂資料維護及新增
圖一、 自訂資料維護及新增

 

2. 欄位擴充: 靈活彈性 自訂所需

 擴充欄位中可自行依需求設定「設備資料」與「設備故障代碼」所需欄位,如:設備型號、名稱、圖片、客戶名稱、保固時間、裝置地點、維護技術等。其中,單選功能的關聯便於讓您快速填入資料,單選功能的進階設定中,可以選擇選項清單的關聯欄位,於關聯規則中可設定來源資料、選項階層、顯示欄位。豐富且彈性的設置,自定義最符合需求的設備表單,變可開始建立專屬您公司的設備資料。

 

優勢二: 精準派工、即時追蹤、行動查詢 資訊串連整合公司內外

 設備管理搭配設備任務功能便可以針對設備進行人員派工,不僅能快速查詢相關設備資訊、過往定期保養及故障維修等記錄,還能維護員工技能,快速精準了解設備歷史紀錄並指派最適合的維修人員處理,協助企業填補維修派工流程上的不足。

1. 派工最適化

 啟用設備管理模組後,在任務模組中可選擇新增設備任務,系統會根據您自訂的設備查詢條件顯示查找設備的方式。我們特別在指派外勤人員中設置了「專業技能」欄位,讓主管迅速找到符合該設備維修技能的人員進行派工。(備註: 需在系統管理>員工技能維護先設置) 同時,若有臨時任務需要安排,您也可以搭配並搭配員工行程表、員工班表知道哪些員工有空檔、哪些員工上班或休假,即可快速且精確的安插與指派臨時叫修任務。

 

設備任務派工示意圖
圖二、設備任務派工示意圖

 

2. 即時追蹤

 除了任務儀表板可查詢所有任務狀態,有購置設備管理功能的客戶,主管可針對「設備任務」查詢及分析,在任務查詢條件中的下方的設備查詢,可自訂顯示的查詢條件(擴充欄位>欄位屬性設置中可勾選),協助您快速查找所有設備資料,舉例來說選取時間條件+設備名稱,可查詢到特定時間中該設備的每一筆任務,方便追蹤即分析。我們也提供多元化的分析方式,故設置「設備地圖檢視」,方便您利用地理位置檢視各設備的詳細資訊。

3. 設備知識庫
 除了設備資料記載設備細節資訊,針對設備故障原因,我們設置了「設備故障代碼」,提供企業自訂各設備專屬的故障問題表,可自訂故障代碼對應的設備類型、故障說明、處理方式…等,建立完整的設備與故障處理知識庫。

 而維修人員在外工作期間,利用手機就可以查詢所有的設備基本資訊、設備歷史任務、故障代碼及處理方式,方便人員再工作前了解設備的所有資訊記錄,並快速而精準的完成工作,同時也能提升客戶滿意度。

 

手機設備資訊及故障代碼清單

圖三、手機設備資訊及故障代碼清單

 

優勢三: E化表單快速填寫立即統計分析 數位管理提升團隊競爭

 設備任務也能加入自訂表單,將設備管理、任務模組、自訂表單、資料統計分析完美整合。接下來示意利用關聯欄位製作表單,再利用樞紐分析統計機器故障原因、所需修復時間、人員績效。

1. 表單設計: 關聯欄位應用

 外勤筋斗雲全新的「自訂資料」功能,能利用「關聯欄位」設定靈活運用在各式表單。若想將設備故障代碼及故障代碼說明以關聯及下拉連動方式顯示,首先您需在維修單中建立單選功能。「故障代碼」的單選設定中選取關聯欄位,來源資料選取設備故障代碼,「故障原因」的單選設定中同項選取設備故障代碼,下拉連動設定「故障代碼=故障代碼」,顯示欄位選取故障代碼說明,方便人員在工作時可立即完成選填動作。

 

自訂表單及關聯欄位示意圖

圖四、自訂表單及關聯欄位示意圖

 

2. 樞紐統計: 分析各設備的故障原因

 外勤人員將資料蒐集回來後,便可利用「表單資料查詢」製作樞紐報表分析設備故障原因。假設想知道今年Q2的故障分析表,首先選取維修單,設置4~6月的時間,在樞紐分析表拉取類別、設備名稱、及故障代碼即可顯示這段期間的設備故障原因及數量。此表單也可分析人員績效,拉取人員即可了解人員在這段期間維修的機器數量。外勤筋斗雲的設備管理、關聯欄位、表單分析功能,協助企業活化數據分析,協助您多維度檢視日常管理及優化維修作業。

 

設備任務中表單資料的樞紐分析示意圖

圖五、設備任務中表單資料的樞紐分析示意圖

 

優化維修作業流程 數位管理提升團隊競爭力

 設備管理協助貫穿了整個維修作業流程,並強化外勤管理、數據分析,可靈活搭配任務模組、表單工具、統計分析功能,方便外勤人員行動化表單資料蒐集回報,協助經理人快速檢視資料並及時分析,輕鬆實現設備維護智慧化管理建立高效維修團隊,成為企業維修管理的最佳輔助工具提升服務品質及競爭力。

  三商電腦身為資深系統整合商,長期對專業服務的維修、配送、營造監工、商化協銷等外勤服務有深刻觀察,全台首創雲端外勤管理系統的「外勤筋斗雲」更是獨家搭配導入顧問,了解企業需求痛點後協助規劃套入使用情境,協助企業從產品導向變成數據導向,把「日常管理化作數據」,應用數據分析、人工智慧等新科技輔助決策來加強數位管理,藉由搜集數據並解讀趨勢來優化營運,才是最重要的關鍵。了解更多請上外勤筋斗雲官網

 

Date

24 六月 2020

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雲學院

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