後疫情時代誰留下? 跨國企業的雲端危機管理學

後疫情時代誰留下? 跨國企業的雲端危機管理學

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim

跨國企業數位轉型,雲端化勢在必行

  隨著全球化浪潮,台灣企業紛紛向海外進行多點擴張,搶佔國際市場。組織結構及事業體因拓展而進化為新的型態,與此同時,傳統的人員管理模式卻早已無法應付,近年爆發的 Covid-19 更是一道巨大衝擊,強迫考驗企業是否能將危機化為轉機。

  對於組織分散於各地、遠距工作型態的跨國企業來說,雲端服務具備的「即時性」、「方便性」、「靈活性」,是最能因應需求的服務首選。公有雲推出至今十幾年,技術發展早已是成熟階段,且當今重視效率、成本及創新,雲端服務不僅可快速開發導入,更比落地化的產品容易與時俱進。

  外勤筋斗雲,選用全球知名的AWS為雲端平台,以世界級的資安防護機制為後盾,讓資料上雲端後台,透過任務管理、考勤管理、簽核管理、表單管理、設備管理…等多項模組,結合雲端化、數位化,解決跨國人員管理的難題。

業務管理站穩腳跟是首要關鍵

  企業的事業版圖往海外擴張,「業務」往往是首要被公司派駐海外的先驅者,或是在當地首先須聘請的人員類型,因此在業務的管理方式上更需要重視。以下,將透過一些實際範例,來和您討論跨境工作型態的企業如何於外勤筋斗雲,進行實際的人員管理應用及解決方案:

「異地業務行程安排可視化」

  距離及時差,讓國內管理者要追蹤到人在海外的業務的行程往往不容易。既有的方式通常是透過通訊軟體的跟催、每日Email工作報告、Excel報表、或久久一次的例會進行行程檢核及溝通,不但難以掌管業務的進度,也容易造成業務的工作無法被量化及看見。
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  現在,可使用外勤筋斗雲的任務管理功能,達到管理目的:
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  使用外勤筋斗雲,人在海外的業務只要隨時拿起手機打開APP、或登入Web後台,即可先將欲拜訪的行程進行安排。行程安排送出完成,主管即可立即在自己的APP或Web後台,查看到業務在海外的行程規劃。若主管認為有需要調整或叮囑的事項,亦可直接於任務中留言、修改,業務也能即時收到變更通知,達到快速的雙向溝通。
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  當業務實際執行任務,抵達客戶端可直接進行回報打卡、照片上傳、表單填寫,雲端服務即時同步,主管在可立即檢核遠在國外的業務是否如時抵達及點位是否正確,亦可察看回報的照片、各式回填表單的內容。

「異地情報立即分析」

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  國內管理者若希望可分析海外的市場,進而改善業務方針或推廣行銷活動,即需要一線的業務人員進行資料的蒐集。如上述,業務可於任務中夾帶表單進行填寫,而管理者即可透過蒐集回來的資料,即時進行分析。
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  國內主管可於外勤筋斗雲Web後台,「表單管理>自訂表單」中進行表單的設計。比如:國內主管想知道各個自家產品在海外不同通路的接受狀況、不同地理區域的客戶針對不同方案的回饋、不同等級客戶對產品的反應、新舊客戶的喜好差異…等,可以這些思考為出發點,設計不同的表單欄位。
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  而海外業務實地於一線進行客戶拜訪,透過現場洽談及觀察蒐集回來的寶貴資料,也將立即傳送到雲端後台。後台的管理者除了可瀏覽內容,更可依據設計的欄位,於後台進行「樞紐分析」,甚至可拉出柱狀圖、折線圖…等多種圖表,分析報告即刻完成。

「跨境申報費用」

  讓企業最頭疼的無一不在「錢」。對於跨國企業來說,除了最重要營業額,外派業務申報的差旅費、各式費用請款單,往往都是讓管理者頭痛的環節。
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  現在,使用外勤筋斗雲,雲端線上簽核管理,即可改變這個狀況。
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  以下,將透過製作請款單的實際案例,介紹外勤筋斗雲自由化的表單製作工具,可提供的解決方案:
▶ 自由打造客製化請款單

  管理者可在外勤筋斗雲Web後台,「簽單管理>自訂簽核表單」中進行請款單的設計。每間公司需要蒐集的資料項目、格式都不相同,而外勤筋斗雲提供多樣化的元件,讓每間公司自由打造客製化的請款單。
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  舉例,管理者可於後台「自訂資料」中,定期上傳公司認可的當月匯率清單,而請款單中,可設定連動這份清單,填寫時選擇幣別後自動帶出匯率,再透過公式計算,帶出金額、加總運算。
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  管理者也可於請款單中加入「上傳檔案」、「上傳照片」等元件,讓人員可直接將車票、發票、收據、機票…等憑證,直接加於表單中,減少人員保存憑證遺失的風險,更可讓核銷的行政單位一目了然。
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▶ 簽核流程運用靈活、支援條件判斷

  表單內容設計完成後,即可設計此表單的簽核流程。流程設計多元化,每個節點都可設定不同的執行條件,舉例:當「費用請領總額」超過3萬元時,簽核流程的主管節點職等要從當地小主管到國內區協理、當台灣區的人員申請時,海外經理的簽核節點自動跳過…等,各式應用情境,可因應各家公司實際的情況進行設計。
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▶ 即時填寫表單&進行簽核,不受時間地點限制

  表單設計完成發佈後,有賦予填寫權限的外派人員即可在有需要時,隨時開啟手機外勤筋斗雲「APP>表單」頁籤填寫,或亦可於Web線上填寫進行填寫。送出後,相對應流程的主管、行政會計單位等,即會依序收到待簽單,可於手機或Web後台進行簽核。
  
  若人員填寫的單據有不足,節點簽核人可退回單據給外派人員,讓外派人員直接修改或補齊資料後進行重送。
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零時差、零隔閡、零距離的新管理

  疫情會結束,數位化時代卻是個開始。外勤筋斗雲協助跨國企業打破跨海距離的隔閡,更透過工作量化縮短「心」距離。除了上述介紹的應用情境,還有更多企業在跨境管理會遇到的問題解決方案,如,海外各據點打卡出勤紀錄的「考勤管理」、異地機台維修派工的「設備管理」、「任務管理」……等,各式完善的功能模組,以及獨家搭配免費導入顧問諮詢服務,深度了解每間企業實際面臨的問題後,進行專屬的系統導入建議協助。

  外勤筋斗雲,目前也支援繁體中文、簡體中文、英文版等多國語言,現在註冊提供5人免費試用,立即註冊了解詳情,開啟數位轉型的第一步!快上外勤筋斗雲官網: https://www.servicejdc.com/

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18 三月 2021

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