業績第一的業務工作術：外勤筋斗雲協助您挖掘商機

幾乎每個公司的業務單位都是獲利的核心單位，但往往業務的客戶人脈資源難以用科學化的方式管理。作為業務開發工作者，你是否遇到過這樣的問題：

• 客戶資料沒有雲端化，如臨時要查詢客戶資料或記錄非常不便。
• 訊息及工作記錄凌亂，散落在email、通訊軟體、電腦，且無統一格式。
• 紙本表單記錄，在外工作手寫完後，回公司還要key in至電腦整理。
• 資料未妥善歸檔備份，導致該追蹤的客戶沒有即時處理產生客訴、甚至流失，若資料遺失積累的檔案&資料客戶全部不見。
• 需要繳交的報表種類繁多，除了公司內部使用的業績、營收、月報表…等，還要製做交給客戶報價、訂購、驗收單…等，根本做不完。

這些問題導致業務工作長期處於低效率狀態，也可能是業績無法提升的關鍵因素。我們發現傳統業務管理的痛點，是因為缺乏可以溝通辦公室內外且即時同步的雲端電子化管理系統。

外勤筋斗雲對於業務管理有一整套的解決方案，我們認為業務工作除了時常拜訪客戶外，從蒐集的資料中分析客戶真正痛點並挖掘商機，才能真正贏得客戶信賴並提升忠誠度。我們以多螢雲端管理的概念出發，將所有客戶資料儲存在雲端，以任務的方式執行每天的拜訪工作，工作期間利用手機填寫各式表單資料，需要產出報告時便可一鍵匯出。

客戶分類

成千上萬的客戶資料只運用外勤筋斗雲web後台的「客戶管理」模組，就能輕鬆的做分類管理，資料儲存在雲端在外工作也可以隨時利用手機查詢。我們建議先按「客戶類型」將其分類，可自由設定分類依據像是客戶行業別、需求產品別…等。 對於業務工作來說，很重要的一分類指標是客戶等級和忠誠度。而利用外勤筋斗雲的任務及服務紀錄，搭配表單資料分析，就可判斷哪些潛在客戶或可能流失的客戶，需要特別注意並再拜訪。讓更多成為長期客戶甚至核心客戶，才是長期業績增長的關鍵。

建立/匯入客戶資料

接下來，可按「個人客戶」或「公司客戶」匯入或逐筆新增客戶資料，若為公司客戶需填寫承辦窗口聯絡資訊。最後，針對同一客戶有多個服務地點可在「公司群組維護」將其群組歸類，方便以後檢視。系統化集中的客戶管理，也能避免業務離職交接的不便。

任務管理- 業務行程規劃 實時跟進客戶動態

外勤筋斗雲的任務派遣功能，可以由業務主管或業務自主排定。業務工作自由度較高，可由業務從手機APP自行安排客戶拜訪任務且立即同步讓主管知道，主管從任務儀錶板即可追蹤所有組員的即時回報狀況、任務進度及達成率。

一般來說業務推廣新客戶可分為六階段: 發現潛在機會、初步接洽、需求確認、提案報價、協商談判最終才到成交，如沒有審視每次拜訪的細節內容時常會錯失訂單。外勤筋斗雲的「任務管理」可針對處於不同階段的客戶做適當的任務分類、安排、並蒐集相關資料，協助業務行程管理以及進度追蹤。

客戶往來歷程- 挖掘客戶需求 促進成交量關鍵

客戶往來歷程中，您可以查看每一次拜訪的紀錄，藉此業務或主管更能掌握客戶的進度時程與銷售階段，也方便做下次任務的安排及整體發展規劃。

洽談新潛在客戶可透過分析初次溝通了解需求、簡報解決方案、導入技術會議、再訪細項合約討論…等，可分析客戶購買的關鍵因素，不足的地方可改善強化，加速銷售過程並提升成交率。而對於既有客戶來說，從每次的任務填寫的表單資料，是分析並優化客戶服務的關鍵指標。例如: 客戶每月月底都有大量追加訂購需求，可預留庫存避免延誤出貨，提供客戶穩定快速的服務。

任務數統計- 任務分類統計 掌握未來商機

外勤筋斗雲系統中有各式符合行業需求的報表，其中任務數統計報表可幫助業務工作者全方位掌握所有客戶專案進度，包含「依客戶」、「依外勤人員」、「依任務分類」用以篩選任務統計的呈現。您可依照客戶或外勤人員，可輕鬆針對客戶或人員檢視進度，也可以按照如前段推廣客戶六階段來分類檢視報表，這樣一來不僅掌握了進度，也可直接針對進度緩慢的客戶加強，更完善的規劃未來方向，這些數據都是協助未來決策重要依據。

業務工作非常重要的一環是資料蒐集和分析，除了外勤筋斗雲可將紙本表單全部e化，業務出門只需要手機就可以完成所有的資料報表，並即時同步給主管，增加整體團隊工作效率。以下針對三類型常用表單說明數據意義。

拜訪紀錄

以往業務拜訪日報都是紙本或word記錄，如未整理就如同流水帳，無法從日積月累的資料中做其他運用。但業務平時的拜訪記錄卻是挖掘商機的重要數據之一，透過外勤筋斗雲可以輕鬆的將這些資料彙整。任務若為初次拜訪，附件的拜訪紀錄可設定客戶產業、來源、基本資訊、年齡、職位、詢問產品項目、購買意願態度…等資料欄位填寫。可以幫助未來開發客戶時，更精準的掌握目標客戶和產品需求。

客戶需求單

拜訪客戶期間也必須蒐集客戶需求，可替這類型任務附上客戶需求記錄表，包含商品名稱、數量、方案、合約時間…等資訊。在外工作期間就已經將資料回傳後台，讓主管方便即時在後台查看所有客戶需求，並針對銷售較好的產品推廣、銷售較差的產品補強。短期可協助即時調整進貨量，長期下來可幫助主管制定行銷策略和產品改善建議。

商品訂購單/報價單

銷售階段後期客戶要下訂單時，業務的拜訪任務中建議檢附報假單或商品訂購單，可附上客戶電子簽名欄位，有需要跑簽核流程的表單也可利用任務簽單提交後直接轉拋給審核單位。外勤筋斗雲了解業務單位需即時快速產出報表的需求，不僅能高效率將訂單資料直接回傳至後台，也能輕鬆快速產出各式業績報表。

綜合本文介紹的四個維度: 客戶、任務、表單、統計，業務可以更能全面掌握客戶需求及訂立最佳銷售決策，根據不同類型的客戶做任務安排並蒐集相關資料，再從蒐集的資料中挖掘訂單成交的關鍵因素，以提升業績。透過外勤筋斗雲客戶在業務上應用反饋，系統化的業務管理能從數據中找出可能流失的客戶，也可提前發掘客戶商機，即時做出正確的行銷策略，是頂尖業務團隊不可缺少的最佳管理工具。

外勤筋斗雲為了服務更多的傳產在紙本行政審批繁複或跨境管理的困擾，近期也推出了線上審批流程設計和多語系支援，讓表單服務發揮到極致、跨國企業多語言管理最佳體驗，企業五人以下入門版免費使用。

瞭解更多請上外勤筋斗雲官網

延伸閱讀：
系統快速導入銜接內外的重要關鍵 後台設置技巧詳解
「一站式資訊整合」服務－訊息數據e化數位轉型一步到位(上)
「一站式資訊整合」服務－訊息數據e化數位轉型一步到位(下)